Порядок оформления операций по учету ГСМ в «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана»

22.01.2016

Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние шесть месяцев:


Одним из важных и сложных участков бухгалтерского учета является учет запасов учреждения. Запасы включают в себя продукты питания, спецодежду, медикаменты и перевязочные средства, запасные части, топливо и горючее и так далее. И практически для каждого вида запасов есть своя особенность при ведении бухгалтерского учета. Так, например, учет такого вида запасов как медикаменты должен вестись в разрезе серий медикаментов, а топливо должно списываться строго по установленным законодательством нормам расхода. 

Другой немаловажной задачей является правильное отражение хозяйственных операций в учетной системе, используемой для автоматизации бухгалтерского учета. Одной из таких систем является прикладное решение «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана». На примере данной учетной системы рассмотрим порядок оформления операций по таким запасам, как горюче-смазочные материалы.

Под горюче-смазочными материалами, далее – ГСМ, понимаются автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, применяемый в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

Бюджетный учет ГСМ осуществляется в соответствии с Правилами бухгалтерского учета в государственных учреждениях на счете 1315 «Топливо, ГСМ». На счете организован аналитический учет по субконто «Номенклатура» и «Центр материальной ответственности».

Приобретение за оплату как талонов на бензин, так и литров определенной марки бензина в конфигурации оформляется документом «Поступление ТМЗ и услуг» с видом операции «Покупка».

В табличной части «ТМЗ» документа указывается приобретаемая номенклатура, ее количество и счет бухгалтерского учета.

При создании номенклатуры обязательно указывается вид номенклатуры «Топливо и ГСМ» - это необходимо для корректного формирования отчетов, а также отбор по виду номенклатуры используется при заполнении документа по списанию ГСМ по нормам – «Путевой лист».

В шапке документа «Поступление ТМЗ и услуг» указывается контрагент, у которого были приобретены ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по поступлению ГСМ на склад учреждения.


Факт оплаты поставщику за приобретенные ГСМ оформляется денежным документом, например, документом «Счет к оплате», который можно ввести на основании документа «Поступление ТМЗ и услуг».


При проведении документа «Счет к оплате» формируется проводка по списанию денежных средств со счета учреждения. 

Кроме приобретения за оплату, ГСМ в учреждение могут поступить и безвозмездно, например, по централизованному снабжению. Для оформления операции безвозмездного получения запасов предусмотрен специализированный документ «Безвозмездное получение».



В этом документе, аналогично ранее рассмотренному документу «Поступление ТМЗ и услуг», присутствует табличная часть «ТМЗ», в которой также указывается поступающая номенклатура, количество и счет бухгалтерского учета. В шапке документа указывается контрагент, от которого поступили ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по безвозмездному поступлению запасов, следовательно, платежный документ в этом случае вводить не нужно.


Поступившие на склад ГСМ впоследствии по мере необходимости выдаются в подотчет водителей. Для оформления операций по выдаче ГСМ в подотчет водителей используется документ «Перемещение ТМЗ».


В этом документе в шапке указывается место хранения – отправитель, то есть, тот центр материальной ответственности с которого будут перемещены ГСМ, и место хранения – получатель, то есть, тот центр материальной ответственности, на который будут перемещены ГСМ. И так как под центром материальной ответственности в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» может подразумеваться склад, подразделение и\или материально-ответственное лицо, то для каждого подотчетного лица необходимо создать отдельный элемент справочника «Центры материальной ответсвенности».



Кроме операции выдачи ГСМ в подотчет, документом «Перемещение ТМЗ» можно оформить операции по перемещению ГСМ с одного склада на другой, с одного подразделения на другое и так далее в рамках заведенных в учреждении центров материальной ответственности.

Списание израсходованных ГСМ с подотчетного лица в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» можно оформить двумя способами – без расчета норм расхода и в соответствии с заданными для транспортного средства нормами расхода. Рассмотрим сначала способ, при котором нет необходимости в расчете нормы расхода топлива. В этом случае списывается указанное пользователем количество ГСМ. Для такого списания предназначен документ «Списание ТМЗ».


В шапке документа в реквизите место хранения указывается центр материальной ответственности, соответствующий подотчетному лицу. В табличной части «ТМЗ на складе» указывается списываемая наоменклатура, ее количество, счет отнесения затрат при списании и его аналитика. Здесь следует обратить внимание на то, что количество к списанию указывается пользователем вручную. При проведении документ формирует проводку по списанию ГСМ со счета учета на счет затрат. 


Второй вариант списания ГСМ – это списание по заданным нормам расхода. Для каждой модели, марки и модификации устанавливаются свои нормы расхода, в пределах которых и списываются ГСМ.

Списание ГСМ по нормам оформляется при помощи специализированного документа «Путевой лист». Документ «Путевой лист» используется для регистрации в учетной системе и печати путевых листов, расчета нормы расхода и списания ГСМ.


Для каждого транспортного средства задается своя формула расчета расхода. Все виды транспортных средств хранятся в справочнике «Транспортные средства».

В справочнике обязателен для заполнения только реквизит «Наименование». Реквизит «Гос. номер» используется для вывода государственного номера транспортного средства в печатных формах, в списках документов, а также для быстрого выбора транспортного средства с использованием механизма ввода по строке. Например, если у транспортного средства гос. номер «F 688 KM», то для выбора транспортного средства в путевом листе, достаточно в поле ввода набрать «688» и транспортное средство будет выбрано.

Флажок «Прицеп» указывает на то, что транспортное средство является прицепом. Добавлять в справочник «Транспортные средства» прицепы необходимо в том случае, если при оформлении путевого листа, заполняется табличная часть «Прицепы и механизмы». При установке флажка, все прочие реквизиты скрываются, поскольку для прицепов не предусмотрено оформление путевых листов.

В реквизите «Основной водитель» указывается водитель, обычно управляющий данным транспортным средством. Указанное значение, используется для заполнения графы «Основной водитель» в отчете «Ведомость движения ГСМ», а также для автоматического заполнения водителя при выборе транспортного средства в документе «Путевой лист».

В реквизите «Место хранения ГСМ» указывается место хранения, на котором отражаются в бухгалтерском учете остатки ГСМ, заправленные в баки транспортного средства или числящиеся на подотчетном лице. Указанное значение будет автоматически заполняться в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист».

На закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» в реквизите «Формула расчета» указывается основная формула, по которой будет выполняться расчет нормы расхода ГСМ в документе «Путевой лист». Список формул расчета расхода ГСМ хранится в специальном справочнике «Формулы расчета», заполнить который можно с помощью механизма подбора из классификатора по нажатию кнопки «Подбор».


Данный классификатор утвержден совместным приказом Министрерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20.07.2001 № 226-I и Министерства энергетики и минеральных ресурсов Республики Казахстан от 16.07.2001 № 176 «Об утверждении правил по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники». 

Кроме этого можно добавлять и корректировать произвольные формулы расчета.

Формулы расчета, в свою очередь, состоят из показателей расчета. В табличной части «Значения показателей расчета» указываются значения, которые будут использованы при расчете нормы расхода ГСМ.


Перечень показателей расчета также хранится в отдельном справочнике «Показатели расчета». 


Следует обратить внимание на то, что значение такого показателя расчета как «Пробег», присутствующего в большинстве формул расчета, в табличной части «Значения показателей расчета» указывать не нужно. Его значение мы будем указывать непосредственно в документе «Путевой лист». А вот такой показатель как «Базовая норма расхода топлива» необходимо указать именно в табличной части справочника «Транспортные средства». При этом, базовые норы расхода топлива можно задать для летнего и зимнего периода.

Если в регистре сведений «Периоды действия сезонов» заданы периоды, то становятся доступными для заполнения сезонные значения.


Указанные значения месяца и дня в периоде действия сезона применяются не только для текущего года, указанного в реквизите «Год», но и на все последующие годы, до тех пор, пока не будет установлено новое значение на более позднюю дату. При первом запуске конфигурации, периоды действия сезонов заполняются автоматически. 

Для автоматического расчета норм расхода в документе «Путевой лист» на закладке «Основные» достаточно указать транспортное средство, водителя и пробег. При этом, для транспортного средства обязательно должны быть указаны значения прочих показателей расчета, используемых в формуле расчета. Для наиболее полного заполнения печатной формы путевого листа также можно заполнить такие реквизиты как дата и время выезда и возвращения водителя, указать перечень прицепов и механизмов в соответствующей табличной части и список сопровождающих лиц.

Непосредственно расход норм расхода ГСМ осуществляется в документе на закладке «Движение ГСМ». Внешний вид данной табличной части зависит от того какая настройка параметров учета указана в соответствующем списке констант.


Если в настройках параметров учета установлен признак «Вести учет ГСМ по транспортным средствам», то в документе становится видимой табличная часть «Выдача ГСМ» и реквизит «Остаток топлива при выезде». 


Следует отметить, что реквизит «Остаток топлива при выезде» предназначен для вывода на печать и его изменение не влияет на фактический остаток по бухгалтерскому учету. 

Заполнение табличной части «Выдача ГСМ» необходимо с целью ведения учета ГСМ по транспортным средствам. Указанное количество, увеличивает в учетной системе остаток в баке транспортного средства. Остатки по транспортным средствам можно увидеть в специализированном отчете «Ведомость движения ГСМ».


В бухгалтерской отчетности, остатки по транспортным средствам можно увидеть только в том случае, если месту хранения соответствует транспортное средство.

Расчет количества ГСМ к списанию производится в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист». В колонке «ГСМ» доступны для выбора только те элементы справочника «Номенклатура», у которых вид номенклатуры имеет тип «Топливо и ГСМ» как говорилось ранее.


В колонке «Количество к списанию» указывается количество, которое будет списано с подотчета водителя и транспортного средства. 

Заполнение табличной части «Расход ГСМ» можно выполнить с помощью нажатия на кнопку «Расчет», при этом, открывается форма расчета нормы расхода ГСМ.

Когда форма расчета открывается в первый раз, она автоматически заполняется значениями, заданными по умолчанию в настройках расчета, на закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» формы элемента транспортного средства. Кроме того, заполняется значение пробега, заданного в путевом листе на закладке «Основные». В реквизите «Результат» выводится значение расхода ГСМ, рассчитанного по формуле. При изменении значений показателей расчета, значение результата автоматически пересчитывается. Если ведется учет ГСМ по транспортным средствам, рассчитанное количество автоматически распределяется по маркам ГСМ в табличной части «Расход ГСМ по маркам».


Правила распределения расхода ГСМ по маркам задаются все в той же форме настроек параметров учета параметром «Способ распределения расхода ГСМ по маркам». 

Доступны следующие способы распределения:

·         По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По возрастанию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке меньше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 60 литров будут распределены на летнее дизельное топливо, поскольку его меньше в баках и оставшиеся к списанию 40 литров будут распределены на зимнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров летнего дизельного топлива и 30 литров зимнего;

·         По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По убыванию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке больше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, поскольку его больше в баках и оставшиеся к списанию 30 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров зимнего дизельного топлива и 30 литров летнего;

·         Пропорционально остаткам в баках – расход по маркам распределяется пропорционально их остаткам в баке транспортного средства. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70/(70 + 60) * 100 = 53,8 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, и 60/(70 + 60) * 100 = 46,2 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться (70 – 53,8) = 16.2 литров зимнего дизельного топлива и (60 – 46,2) = 13.8 литров летнего;

Результат расчета и распределенный расход по маркам могут быть округлены автоматически. Правила округления задаются в настройках параметров учета параметрами «Порядок округления» и «Метод округления».

Если правильно заданы все необходимые показатели для расчета норм расхода ГСМ, то колонки «Расход по норме» и «Количество к списанию» будут рассчитаны и заполнены автоматически. По нажатию кнопки «ОК» форма будет закрыта и данные будут перенесены в табличную часть «Расход ГСМ» путевого листа. Таким образом, будет автоматически рассчитано количество ГСМ к списанию. Количество по норме и количество к списанию может быть откорректировано пользователем вручную.

При необходимости можно заполнить табличную часть «Задание водителю» для вывода на печать. Колонка «Адрес пункта назначения» может быть заполнена как вручную, обычным текстом, так и с помощью кнопки выбора адреса из контактной информации контрагента.

На закладке «Счета учета затрат» указывается счет и аналитика дебета проводки по списанию ГСМ.


При проведении документ формирует проводку № 123.1 приложения 3 к плану счетов бухгалтерского учета по списанию ГСМ на счет затрат.

У документа доступны следующие печатные формы:

·      Путевой лист легкового автомобиля (Форма № АТ-3).

·      Путевой лист грузового автомобиля (Форма № 462).

Кроме этого, при помощи отчета «Ведомость на списание ГСМ» можно получить сведения о списанных с подотчетного лица ГСМ, учитываемых на счете 1315 «Топливо, ГСМ».


Предусматривается следующий порядок работы с документом «Путевой лист»:

1. Выписка путевого листа

Перед тем как отправить водителя на задание, диспетчер создает новый документ:

·         на закладке «Основные» заполняются: транспортное средство, водители, а также, при необходимости, дата и время выезда, показание спидометра при выезде, прицепы и сопровождающие лица;

·         если в настройках параметров учета установлен учет ГСМ по транспортным средствам, на закладке «Движение ГСМ» заполняются: остаток топлива при выезде, табличная часть «Выдача ГСМ»;

·         на закладке «Задание водителю», при необходимости вывода на печать, заполняется табличная часть «Задание водителю».

После заполнения документа, диспетчер выводит на печать печатную форму путевого листа и закрывает документ нажатием на кнопку «ОК».

2. Закрытие путевого листа

После выполнения задания, водители сдают диспетчеру путевые листы. Диспетчер передает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер обрабатывает поступившие путевые листы следующим образом: находит в списке путевых листов по номеру созданный ранее документ, открывает его и заполняет сведения:

·         На закладе «Основные» заполняются: дата и время возвращения, показание спидометра при возвращении или пробег;

·         На закладке «Движение ГСМ»: заполняется табличная часть "Расход ГСМ;

·         На закладке «Счета учета затрат» указываются счета и аналитика отражения затрат в бухгалтерском учете.

При проведении документа выполняется списание ГСМ с подотчета водителя.

Возможен также такой порядок работы, когда диспетчерская не автоматизирована: оформление путевых листов ведется диспетчером вручную. После выполнения задания, водители сдают диспетчеру печатные бланки путевых листов. Диспетчер заполняет необходимые данные и сдает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер по печатным формам создает в учетной системе путевые листы и вводит в них все необходимые данные, выполняет расчет нормы расхода и проводит документ.

 














0

Возврат к списку

Коментировать материалы сайта могут зарегистрированные пользователи

Нет комментариев


©Копирование материала возможно только с согласия администрации сайта. Вся информация, опубликованная на этом сайте, носит исключительно информационный характер.
© 2017 ТОО "1C-Рейтинг"
Создание сайта - 1С-Рейтинг
Рейтинг@Mail.ru