Теоретические основы актуализации бюджетных данных и настройка правил актуализации

Менеджеры компаний, составляющие краткосрочные бюджеты, обычно отказываются от корректировки данных в течении бюджетного периода, так как это занимает большое количество времени на пересчет данных, ручную корректировку и повторное согласование бюджетным комитетом. Все это приводит к отсутствию актуальной информации о деятельности компании и увеличению отклонений, которые могут выйти за рамки установленных значений.

Крупные компании, составляющие долгосрочные бюджеты, чаще всего проводят корректировку данных после каждого отчетного периода. Затрачивая при этом большое количество времени и средств, что не всегда является обоснованным. При долгосрочном планировании приходится учитывать изменение в краткосрочных бюджетах, что также достаточно проблематично при актуализации всей системы бюджетов, так как, долгосрочное планирование обычно ведется более укрупненно. Сотрудники, которые занимаются актуализацией бюджетов, вручную собирают фактические данные и производят расчет отклонений, чтобы в дальнейшем внести корректировки для будущих периодов.

В прикладном решении 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана механизм приведения плановых данных к фактическим или так называемый Механизм актуализации предоставляет возможность в течение бюджетного периода приводить бюджеты в актуальное состояние автоматически, по заранее настроенным правилам. Правила актуализации могут быть введены из рабочего места Навигатор по настройкам бюджетных расчетов - закладка Актуализация бюджетов.

Нередко в ходе бюджетной кампании возникают ситуации, когда по статьям бюджетов образуется дефицит (превышение фактических значений по статье бюджета над плановыми) или профицит (плановые значения бюджетных показателей превышают фактические). Для таких ситуаций система позволяет перенести (перераспределить) данные на следующие интервалы бюджетного периода или другие статьи. Для определения способа переноса используется регистр сведений Порядок актуализации (приведения к фактическим данным) статей бюджетов.

Корректировка данных производится для различных сценариев планирования, что позволяет использовать актуальную информацию в системе гибких бюджетов. Более подробную информацию о механизме гибких бюджетов и сценарное планирование можно посмотреть в статье Сценарное планирование как механизм формирования гибких бюджетов в программном продукте 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана

В строке регистра сведений устанавливаются параметры актуализации по профициту и дефициту для каждой статьи, отдельного взятого бюджета. В том случае, если перед корректировкой данных в регистре сведений Порядок актуализации (приведение к фактическим данным) статей бюджета отсутствует запись для статьи бюджета, система переносит значения на следующие интервал бюджетного планирования автоматически. Актуализация данных производится только внутри бюджетного периода. Такую корректировку удобно производить в конце каждого интервала планирования, чтобы всегда иметь актуальную информацию на следующий месяц, квартал или год. Это является самым простым способом преобразования плановых показателей, но не всегда правильным, так как различные значения бюджетов подразумевают применение ситуативных методов редактирования. Именно для таких простых корректировок лучше использовать документ Экземпляр бюджета с видом операции Корректировка.

Для более корректной актуализации в правиле устанавливается один из предопределенных следующих способов:

• не актуализировать – актуализация по статье не выполняется;

• только привести к фактическим значениям – значение плановых данных заменяется фактическим значением за указанный период;

• распределить на следующие периоды – дефицит или профицит переносится на следующие периоды. В случае возникновения дефицита плановые показатели актуализируемых периодов увеличиваются до недостающего объема, уменьшая план следующего периода. В случае появления профицита данные актуализируемых периодов уменьшаются до реально использованных значений, увеличивая план следующего периода;

• распределить на следующие периоды – дефицит или профицит распределяется равномерно на оставшиеся интервалы бюджетного периода. В случае дефицита плановые показатели актуализируемых периодов увеличиваются до недостающего объема, уменьшая план следующих периодов. В случае возникновения профицита данные актуализируемых периодов уменьшаются до реально использованных значений, увеличивая план следующих периодов;

• перенести на другую статью – дефицит или профицит переносится на другую статью в том же периоде. В случае дефицита плановые показатели актуализируемых периодов увеличиваются до недостающего объема, уменьшая план по другой статье. В случае появления профицита данные актуализируемых периодов уменьшаются до реально исполненных значений, увеличивая план по другой статье. При выборе способа Перенести на другую статью появляется дополнительный реквизит Статья для переноса дефицита/профицита.

Применение механизмов актуализации и корректировки данных в системе бюджетирования

При актуализации бюджетных данных используются следующие принципы:

• регулярность – актуализация бюджетных данных должна происходить регулярно в течение всего бюджетного периода. Это позволит избежать появления бессмысленных задач и обреченных на неудачу целей;

• цикличность - этап актуализации должен являться звеном общей цепочки бюджетирования: формирование бюджета – контроль исполнения бюджетных показателей и сбор фактических данных – анализ – актуализация или корректировка на основании внутренних и внешних экономических факторов;

•  внезапность - бюджетные показатели должны быть автоматически актуализированы при возникновении форс-мажорных обстоятельств. Правила актуализации должны быть применимы в любой момент для получения прогнозных или плановых показателей.

В свою очередь механизм актуализации плановых данных в прикладном решении «1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана» позволяет полностью придерживаться данных методических принципов. Это способствует созданию регулярной системы актуализации бюджетных данных и позволяет корректировать данные бюджета при возникновении критических ситуаций.

Система позволяет приравнивать и актуализировать плановые данные, как к фактическому исполнению бюджетов, так и к прогнозным значениям бюджетных показателей, зарегистрированным в информационной базе.

При актуализации бюджетных данных на основании документа Экземпляр бюджета системой будет создан новый документ с видом операции Корректировка. Данные в бюджете будут изменены по правилам, установленным ранее для каждой статьи бюджета в регистре сведений Порядок актуализации (приведение к фактическим данным) статей бюджета. Так как корректировка бюджетных данных должна производиться регулярно, пользователь самостоятельно может выбрать период актуализации. При выполнении команды Выполнить актуализацию бюджета открывается форма выбора периода актуализации.

Система будет преобразовывать плановые данные в соответствии с фактическими в выбранном интервале планирования и в интервалах, предшествующих выбранному интервалу. Состав периодов актуализации и их количество зависит от сценария планирования, указанного в документе Экземпляры бюджетов.

 

В случае, если в информационной базе зарегистрированы прогнозные данные, и необходимо сформировать корректировку с учетом прогнозных значений, используется кнопка Выполнить актуализацию бюджета с учетом прогнозных данных. В этом случае, система складывает все фактические данные выбранного периода и прогнозные данные, зарегистрированные в информационной базе после даты создания документа Экземпляр бюджета и видом операции Корректировка.

Эффект от обновления бюджетных данных чаще всего имеет положительный результат в дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности компании, так как позволяет максимально снизить разницу между плановыми и фактическими показателями. Однако, стоит заметить, что актуализация плановых данных определенного бюджета или его части, не отражает общее финансовое-экономическое положение компании с развернутой структурой бюджетов и периодов планирования. То есть, если компания актуализировала данные краткосрочного бюджета, необходимо актуализировать и данные долгосрочных бюджетов компании.

Как правило, цепочка корректировок начинается с изменения нескольких статей одного бюджета. Затем переходит в корректировку определенного бюджета или группы бюджетов (например, операционных бюджетов компании), а после применяется и к сводным бюджетам – бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс. Сводные бюджеты организации необходимо актуализировать на основании операционных бюджетов, чтобы исключить появление некорректной информации.

Если актуализация показателей текущего периода, позволяет получить долгосрочные бюджеты без изменений, корректировка не применяется. В противном случае, бюджеты актуализируются. Корректировка долгосрочных бюджетов, в первую очередь, влияет на корректировку стратегических целей компании. Таким образом, бюджетные и стратегические показатели являются взаимозависимыми: стратегия компании определяет текущие бюджетные показатели, а актуализация бюджетных данных может привести к изменению стратегических планов компании.

В заключении хотелось бы отметить, что актуализация плановых данных должна осуществляться с полным пониманием бюджетных процессов компании. Приравнивание плановых данных к фактическим должно быть обоснованным, в первую очередь, направлено на корректировку действий компании, а не для уравнивания плановых значений с фактическими. Злоупотребление планово-экономической службой механизмами актуализации, может привести к появлению неактуальной информация для принятия управленческих решений, а также сократить отклонения до нуля. Руководство компании должно знать, что аномальным является отсутствие отклонений, а не их наличие. Бюджеты, которые всегда выполняются — «нездоровый» признак, указывающий на наличие серьезных проблем в системе бюджетирования.