Перед запуском системы бюджетирования на предприятии, каждая компания задается вопросом настройки процесса формирования и утверждения бюджетов различными департаментами (структурными подразделениями) организации и бюджетным комитетом в целом. С помощью программного продукта 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана можно реализовать несколько схем работы с документами бюджетирования.

Схема № 1. Документ Экземпляр бюджетов формируется через обработку Формирование бюджетов после согласования всех бюджетных заявок подразделений.

Схему № 1 удобно использовать в компаниях, которые формируют бюджеты снизу-вверх, когда подразделения организации формируют заявки на бюджет, а затем бюджетный контролер объединяет уже утвержденные заявки в бюджет организации. Согласование заявок на бюджет может осуществляться как руководством компании, так и бюджетным комитетом.

Для согласования бюджетных заявок используется подсистема Согласование и утверждение документов, использовать которую можно при установке флажка Использовать управление согласованием документов (раздел Администрирование - Настройка использования разделов управленческого учета - Использовать управление согласованием документов).

В подсистеме Согласование и утверждение документов пользователем создается и настраивается маршрут согласования бюджетной заявки (раздел Согласование документов – справочник Маршруты согласования и утверждения документов). В поле Вида документа, используется документ Экземпляр бюджета.

Для того, чтобы маршрут использовался только для бюджетных заявок на закладке Применение маршрута переключатель Использовать по умолчанию выключается устанавливается Условие попадания на маршрут.

В качестве условия указывается элемент справочника Условия выполнения операций по документу с настройкой по реквизиту Вид операции – Заявка. В поле Вид документы, устанавливается документ, соответствующий Экземпляру бюджета.

Для каждого этапа согласования определяется перечень пользователей, ответственных за выполнение данного этапа. В случае, если бюджетная заявка рассматривается бюджетным комитетом в целом, а не каждым пользователем в отдельности, имеется возможность для одного этапа согласования указать произвольное количество ответственных и установить признак Ожидать подписи всех ответственных.

Таким образом, можно сократить количество этапов обработки бюджетной заявки до 2-3 (например, первый этап – подготовка, второй – согласование бюджетным комитетом, третий этап – утверждение руководством компании).

После формирования документа Экземпляр бюджета с видом операции Заявка, система автоматически устанавливает документ на этап согласования бюджетным комитетом или этап согласования ответственным сотрудником, зависит от настроек маршрута согласования.

После проверки всех бюджетных заявок бюджетным комитетом или финансовым руководством, сотрудником, ответственным за формирование общего бюджета всех подразделений, формируется консолидирующий документ Экземпляр бюджета с видом операции Бюджет. Для этого запускается обработка Формирование бюджета, в которой указываются данные по настройке бюджета, параметры отбора бюджетных заявок и перечень заявок, которые должны попасть в итоговый бюджет (раздел Бюджетирование - Сервис - Формирование бюджета).

Таким образом, каждый департамент (структурное подразделение) организации формирует заявки на бюджет, которые согласовывают заинтересованными лицами, а после на их основании формирует уже проверенный и обобщенный бюджет по всем подразделениям организации.

Схема №2. Согласование итогового документа Экземпляр бюджета.

Для ситуаций, когда в организации имеется большое количество департаментов и подразделений, а возможности проверить каждую из поданных заявок у бюджетного комитета нет, можно использовать схему утверждения консолидированного документа Экземпляр бюджета.

Для схемы № 2 используются идентичные настройки параметров учета как для схемы № 1. Как и для первой схемы учета, в схеме № 2 применяются идентичные настройки параметров учета, т.е. используется подсистема согласования.

Для документа Экземпляр бюджета настраивается маршрут согласования в справочнике Маршруты согласования и утверждения документов.

Маршрут согласования итоговых бюджетов может быть, как простым, без разделения данных различных бюджетов по согласующим, так сложным.

Сложный маршрут согласования подразумевает настройку условий перемещения документа Экземпляр бюджета по различным инстанциям в зависимости от вида документа. Это также необходимо для разграничения данных бюджетов между различными уровнями руководства. Например, руководителю отдела снабжения не нужно видеть данные Бюджета движения денежных средств, а руководителю финансовой службы данные Бюджета производства. Для сложного маршрута требуется настроить условный переход.

В данной схеме формирование консолидированных бюджетов происходит через обработку Формирование бюджетов, но процесс согласования применяется непосредственно к итоговому бюджету. Корректировка несогласованных бюджетов, также производиться для документа Экземпляр Бюджета с видом операции Бюджет, а не для заявки. Это уменьшает объем документооборота в системе согласования и загрузку бюджетного комитета по согласованию документов.

Для предотвращения появления в системе неутвержденных бюджетов для всех этапов, кроме последнего, на закладке Настройка контроля на этапе необходимо установить признак Запретить проведение документа на данном этапе.

Возможности программного продукта 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана не ограничиваются настройкой вышеуказанных схем. Руководством компании могут использоваться более гибкие или сложные схемы формирования и утверждения бюджетов. Это могут быть простые схемы, которые заключаются в формировании одного бюджета без применения системы согласования, или сложные многопользовательской работы по заполнению и утверждению отдельно взятых статей бюджетов. Уровень детализации и сложности бюджетной системы зависит как от требований руководства компании, так и от компетенции бюджетного комитета и бюджетного коллектора.