Коммерческие организации, реализующие продукцию и услуг на открытом и высоко конкурентном рынке, зачастую используют в качестве планов финансово-хозяйственной деятельности бюджеты. Бюджеты предоставляют возможность компании достигнуть желаемого результата за определенный временной отрезок. Однако, в условиях реальной рыночной ситуации, использование в качестве достоверного плана единственного варианта работы компании затруднительно. Так как это связано с установлением жестких (статических) значений по определению объемов производимой и реализуемой продукции, а также расчету ресурсов для достижения планируемых бюджетных показателей. Данный фактор ограничивает деятельность компании и не позволяет ей действовать более ситуативно и гибко, что зачастую приводит к ухудшению финансово-хозяйственной деятельности компании.

Во избежание ситуаций подобного характера, разработчики бюджетов в процессе планирования стараются предугадать изменения различных факторов, которые могут повлиять на тот или иной рынок. Они подготавливают несколько вариантов бюджетов для различных ситуаций, связанных с объемом продаж, цен на ресурсы и стоимость конечной продукции. Таким образом, формируется перечень гибких бюджетов, результаты которых рассчитываются при различных величинах ключевых факторов деятельности компании. 

Механизм формирования гибких бюджетов реализован в прикладном решении 1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана. Данный механизм представлен блоком Сценарное планирование, благодаря которому можно параллельно вести несколько вариантов бюджетов по различным сценариям планирования с применением поправочных коэффициентов.

В качестве основных объектов конфигурации в статье будут представлены:

• справочник Сценарии планирования - хранит перечень используемых сценариев планирования. Сценарий представляет собой возможный вариант развития событий, используемый при планировании бюджетов организации;

• регистр сведений Правила сценарного планирования бюджетов - определяет настройки, общие для всех статей каждого бюджета;

• регистр сведений Правила сценарного планирования статей бюджетов - определяет индивидуальные параметры расчета для отдельных статей бюджета, если они должны отличаться от установленных правил регистра сведений Правила сценарного планирования бюджетов для бюджета в целом;

• обработка Работа с экземплярами бюджетов - предназначена для иерархического просмотра и группового изменения экземпляров бюджетов. Позволяет в удобном виде работать с экземплярами бюджетов определенного сценария или бюджетного периода.

Формирование гибких бюджетов организации при помощи механизмов сценарного планирования.

Рассмотреть одновременно возможное изменение всех ключевых факторов деятельности компании не представляется возможным из-за большого объема информации. Наиболее продуктивным будет исследовать бюджеты продаж, с различными вариациями одного, наиболее важного с точки зрения прибыльности показателя – объема продаж продукции собственного производства. Почему именно этот показатель был выбран для рассмотрения? В условиях относительно стабильной макроэкономической ситуации, именно спрос на продукцию со стороны потребителей является наиболее гибкой величиной, подверженной различным колебаниям, повлиять на которые организация либо не в состоянии, либо ее влияние оказывается незначительным.

Рассмотрим процесс разработки гибких бюджетов непосредственно в прикладном решении 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана.

В статье будет рассмотрен упрощенный пример использования гибких бюджетов и механизмов сценарного планирования в целом. Система позволяет формировать автоматически сразу несколько различных бюджетов, находящихся на разных уровнях бюджетного регламента или объединять бюджетные данные различных сценариев планирования в генеральный бюджет компании. Для этого используется специальная обработка Работа с экземплярами бюджетов. Открыть обработку можно из панели команд списка документов Экземпляры бюджетов.

 

Общие правила сценарного планирования

В качестве базисного (генерального) бюджета в данной ситуации послужит бюджет продаж с оптимистичным сценарием планирования, который будет сформирован вручную. Бюджет по пессимистичному сценарию и все последующие бюджеты могут быть сформированы автоматически при помощи использования правил сценарного планирования бюджетов.

Поскольку заранее точно определить объем спроса на продукцию в плановом году не представляется возможным, к пессимистическому сценарию в использованном правиле применяется поправочный коэффициент к сумме и количеству, которые будут применены для всех статей бюджета, установленного в реквизите Бюджет. Это позволит создать бюджет с пессимистичным сценарием планирования в автоматическом режиме, без ручного пересчета данных. При этом необходимо понимать, насколько это будет правильно с точки зрения учета, если в одном бюджете, присутствуют показатели, зависящие непосредственно друг от друга (например, от объема продаж зависит выручка и переменные затраты и, соответственно, операционная прибыль). Если при планировании необходимо указать период «отставания» базовых данных от результирующих в реквизите Лаг указывается количество периодов.

 

Способ формирования гибких бюджетов наиболее удобен в том случае, если в бюджете присутствуют статьи, которые не зависят друг от друга, т.е. оборотные показатели вводятся вручную (например, бюджет административных затрат без итоговой строки).

Следует учесть, что применять общее правило сценарного планирования к бюджету, в котором, используются взаимозависимые показатели, рассчитываемые показатели по моделям или формулам будет не корректно. Например, объем выручки, переменные затраты и операционная прибыль напрямую зависят от объема продаж, поэтому при применении общего правила все показатели будут увеличены в двое.

Правила сценарного планирования статей бюджетов

Для таких ситуаций имеется возможность применить Правила сценарного планирования статей бюджетов. В правиле, помимо исходного и формируемого бюджета определяется статья и способ заполнения.

Система позволяет параллельно использовать как общие правила сценарного планирования, так и правила сценарного планирования статей бюджетов. Поэтому имеется возможность указать способ заполнения для каждой из статей бюджета, чтобы избежать ситуаций задвоения рассчитываемых данных:

• не заполнять – данные по статье не заполняются из других сценариев;

• по общему правилу - данные по статье рассчитываются по настройкам для бюджета в регистре сведений Правила сценарного планирования бюджетов;

• с применением коэффициента - данные по статье рассчитываются путем применения коэффициентов к базовым данным. Поправочные коэффициенты для количества и суммы определяют множитель для исходных данных, применяемый для повышения/понижения результирующих значений. В поле Лаг определяется период «отставания» базовых данных от результирующих;

• по формуле - данные рассчитываются на основании базовых данных по указанной для суммы и количества формулам. Если сумму необходимо посчитать по плановым ценам от количества, то нужно установить флажок Сумма по расценкам.

 
Таким образом, статьи постоянных затрат не изменятся от объема продаж, так как к ним применен поправочный коэффициент из общих правил сценарного планирования. При этом предполагается, что и затраты, и выручка линейно возросли от объема продаж, т.е. цена продажи и удельные переменные затраты на всем диапазоне релевантности одинаковы. Правила, зарегистрированные для статей бюджета, являются приоритетными над общими правилами сценарного планирования бюджетов и при автоматическом формировании бюджета заменяют их.

Комплексное формирование бюджетов в обработке «Работа с экземплярами бюджетов»

Для формирования комплекта бюджетов определенного сценария по правилам сценарного планирования, необходимо установить отбор по формируемому сценарию, периоду планирования, а также организации (если ведется бюджетирование по организациям), после чего в списке документов нажать на кнопку Сформировать документы по правилам сценарного планирования.

Использование данного механизма позволяет экономить время работы сотрудника, занимающегося формированием бюджетов, так как не нужно формировать отдельные бюджеты, рассчитывать данные бюджетные данные, и вносить корректировки. Сформированные гибкие бюджеты представляются собой весьма полезную информацию для анализа чувствительности различных факторов в процессе планирования.

В заключении можно отметить что, сценарное планирование присутствует почти в любой системе бюджетирования, поскольку руководство организации разрабатывает несколько вариантов развития событий. Однако в качестве основного плана утверждается, наиболее вероятный в планируемом периоде бюджет именно его рассматривают в качестве жесткого бюджета. Преимуществами гибкого бюджетирования, помимо совершенно очевидной готовности компании к любому развитию событий, является возможность более объективного анализа отклонений с дальнейшей актуализацией данных бюджетов. Более подробную информацию по актуализации бюджетных данных в прикладном решении 1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана можно посмотреть в статье Актуализация бюджетных данных в программном продукте «1С-Рейтинг:Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана.