Согласно параграфу 17 МСФООС 25 «Вознаграждения работникам», применяемому в государственных учреждениях, «Субъект (учреждение) должен оценивать ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отпусков как дополнительную сумму, которую он предполагает выплатить работнику за неиспользованные отпуска, накопленные по состоянию на отчетную дату». Для оценки таких ожидаемых затрат в бухгалтерском учете используется понятие резерв.
Порядок начисления резервов по неиспользованным отпускам сотрудников представлен в пунктах 181 и 182 приказа Министра финансов Республики Казахстан от 3 августа 2010 года № 393 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях». В связи с этим в прикладном решении Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана реализован механизм по учету резервов по неиспользованным отпускам сотрудников.
Для расчета резервов отпусков в конфигурации Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана предназначен документ Начисление резерва отпусков (раздел Зарплата – Отпуск и оплата по среднему - Начисление резерва отпусков).
В документе имеется возможность начислять резерв как ежегодно, так и ежеквартально или ежемесячно.



Для доначисления резерва либо списания излишне начисленных сумм резерва (п. 182 Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях) добавлена возможность корректировки остатка ранее начисленного резерва. Такая возможность обеспечивается при установке флага Корректировка остатков. В этом случае для заполнения становится доступна еще одна колонка - Дней за прошлый период.



Далее заполняется список сотрудников в табличной части Начисления, для которых необходимо начислить резерв отпусков. Заполнить список можно либо вручную, либо с помощью кнопки Автозаполнение.
После заполнения списка сотрудников необходимо вручную заполнить остатки дней неиспользованных отпусков сотрудников. Количество дней неиспользованного отпуска текущего года указывается в колонке Дней за текущий период, а в колонке Дней за прошлый период - количество дней неиспользованного отпуска за прошлые периоды, если такие у сотрудника имеются.



Далее производится расчет сумм резервов выбором команды Рассчитать по кнопке Рассчитать. Кроме этого, рассчитать документ можно в 2 этапа - сначала выполнить расчет среднего заработка (команда Рассчитать средний заработок), а затем расчет сумм резервов (команда Рассчитать начисления).



Если в информационной базе имеются данные о расчете заработной платы за предшествующие 12 месяцев, то по команде Рассчитать средний заработок кнопки Рассчитать произойдет автоматическое заполнение табличной части Расчет среднего заработка за предыдущий год.
Если в информационной базе таких данных нет, то данные о заработке можно ввести вручную - в строках по видам заработка.



Сумма начисляемого резерва за текущий год по сотруднику рассчитывается по формуле:

                              Резерв = НОТ * СРЕДЗАР,

где
Резерв - сумма резерва по неиспользуемым отпускам;
НОТ - количество неиспользованных дней отпуска за текущий период;
СРЕДЗАР - среднедневной заработок сотрудника.

При включенной корректировке остатков сумма начисляемого резерва рассчитывается как:

                    Резерв = (НОТ + НОП) * СРЕДЗАР - Ост,

где
НОП - количество неиспользованных дней отпуска за прошлый период;
Ост - сальдо на конец отчетного периода по счету 3246 «Краткосрочная кредиторская задолженность перед работниками по неиспользованным отпускам» с аналитикой по соответствующему физическому лицу.

При расчете сумм резервов распределение по бюджетной аналитике производится пропорционально распределению начислений, входящих в средний заработок.



Перечень видов начислений, которые входят в средний заработок, указывается на закладке Прочее предопределенного вида расчета «Оплата отпуска» плана видов расчета Начисления организаций.



При проведении документа формируются бухгалтерские проводки – Дт 7010 «Расходы на оплату труда» и Кт 3246 «Краткосрочная кредиторская задолженность перед работниками по неиспользованным отпускам».

Таким образом, с помощью документа Начисление резерва отпусков имеется возможность проводить начисление резервов по неиспользованным отпускам сотрудников государственного учреждения.