Первоначальная настройка информационной базы в прикладном решении «1С:Аптека для Казахстана» редакции 2.0

В рамках данной статьи мы рассмотрим как правильно и в какой последовательности произвести настройку и первоначальное заполнение информационной базы программного продукта «1С:Аптека для Казахстана» редакции 2.0.
Кроме того, будет рассмотрен порядок работы с регистром Государственный реестр лекарственных средств.
Начнем с ввода основных данных, необходимых для работы с информационной базой. Заполнение информационной базы на начальном этапе ведения учета - процесс достаточно трудоемкий и кропотливый. От первоначального заполнения будет зависеть дальнейшая работа конфигурации в целом.
Предпочтителен следующий порядок ввода и настройки справочной информации:

• настройка прав администратора;
• заполнение информации об организации;
• настройка системы налогообложения;
• настройка параметров учета;
• заполнение информации о структуре аптеки;
• регистрация пользователей системы;
• настройка единиц измерения номенклатуры;
• заполнение информации о номенклатуре, сериях, характеристиках;
• работа с Государственным реестром лекарственных средств.

Настройка прав администратора

Как и в конфигурации «1С:Аптека для Казахстана» редакции 1.0 настройку и ввод основных данных должен производить пользователь с правами администратора. Для ввода информации о пользователе с правами администратора, необходимо запустить информационную базу в режиме Конфигуратор.
В открывшемся окне конфигуратора выберите пункт Пользователи меню Администрирование.
Добавьте нового пользователя и в открывшейся форме элемента справочника заполните имя пользователя и полное имя. По краткому имени пользователя будет производиться авторизация, а по полному имени будет определяться автор документа. Например, в качестве краткого имени можно указать должность пользователя, а в полное имя добавить сведения о ФИО. При необходимости, для пользователя можно задать пароль на вход в систему.

При установленном флаге Пользователю запрещено изменять пароль - пользователь не сможет самостоятельно изменить свой пароль. Для того, чтобы созданный пользователь отображался в списке выбора окна авторизации, необходимо установить признак Показывать в списке выбора, иначе нужно будет при авторизации вводить имя пользователя вручную. Для пользователя можно не задавать пароль для входа в программу, а использовать тот, который вводится при входе в систему Windows. В этом случае необходимо установить флаг Аутентификация Windows и выбрать нужного пользователя из списка зарегистрированных пользователей.
Для организации доступа пользователей к данным предназначена система ролей, которые определяют доступ к объектам конфигурации. После ввода информации о пользователе и его пароле перейдите на закладку Прочие и определите для пользователя роль Администратор системы и Полные права.

Далее необходимо запустить информационную базу под пользователем «Администратор» и перейти к заполнению базы.

Заполнение информации об организации

Программа позволяет вести учет товародвижения в разрезе организаций торгового предприятия. Для каждой организации определяется список аптек и касс каждой аптеки (операционных и ККМ), банковских счетов, система налогообложения.
Добавьте информацию об организации, от имени которой будут оформляться все документы в аптеке (раздел Нормативно-справочная информация - подраздел Предприятие - список элементов Организации - кнопка Создать).

Реквизиты Наименование, Полное являются обязательными для заполнения. Если учет будет вестись по нескольким организациям, то необходимо в соответствующем реквизите указать префикс для каждой из них. Префикс представляет собой набор буквенных символов, которые будут автоматически указываться в начале каждого номера документов организации, тем самым, определяя принадлежность документа той или иной организации. Далее выберите вид организации: юридическое лицо или физическое лицо. Укажите все банковские реквизиты для расчетов - БИН, ИИН; заполните реквизиты в группе Свидетельство о постановке на учет по НДС (если организация является плательщиком НДС).
Реквизит Способ учета товаров в рознице может принимать одно из двух значений: «по закупочным ценам» и «по розничным ценам». Для организаций, использующих учет по розничным ценам, при обмене с конфигурацией «1С:Бухгалтерия для Казахстана», будут перенесены розничные цены, в противном случае - закупочные цены.
На закладке Ответственные лица введите информацию об ответственных лицах - о руководителе, главном бухгалтере и кассире. ФИО указанных на этой закладке ответственных лиц будет автоматически заполняться при формировании печатных форм документов.

Информация об ответственных лицах организации заполняется из справочника Физические лица. Если в организации сменился главный бухгалтер или кассир, то нужно открыть карточку организации и выбрать из справочника нового ответственного. Нажав кнопку панели навигации Ответственные лица организации можно посмотреть кто в какое время был ответственным лицом на данном предприятии.
На закладке Адреса, телефоны вводится контактная информация организации (адреса, телефоны, факс). Указать адреса можно как вручную так и с помощью подбора из адресного классификатора.

Настройка системы налогообложения

После того, как были заполнены сведения об организации, можно перейти к настройке системы налогообложения. Для определения параметров системы налогообложения необходимо перейти к списку Системы налогообложения панели навигации карточки нужной организации и создать новую запись. При этом, дата настройки по-умолчанию заполнится первым днем текущего месяца, но пользователь может ее изменить. В настройке необходимо выбрать один из двух вариантов систем налогообложения, который начнет действовать с указанной даты: 

• Организация является плательщиком НДС;
• Организация освобождена от уплаты НДС.

Настройка параметров учета

После того, как будет выполнена настройка системы налогообложения, перейдем к настройке параметров учета (раздел Настройка и администрирование).
Каждый параметр, представленный в списке Настройка и администрирование, отвечает за настройку конкретного раздела учета: 

• Настройки пользователей и прав. Возможность добавить новых пользователей для работы с программой, уточнить роли, которые они будут выполнять, ограничить доступ пользователей к определенной информации.
• Синхронизация. Настройка синхронизации данных с другими программами («1С:Бухгалтерия для Казахстана», «1С:Управление торговлей для Казахстана») и организация совместной работы в распределенной информационной базе
• Настройка торгового оборудования. Подключение торгового оборудования, используемого при продажах: кассы ККМ, сканеры штрихкодов, электронные весы, эквайринговые терминалы и т.д.
• Поддержка и обслуживание. Контроль над состоянием программы, резервное копирование и восстановление, обновление версии, оптимизация быстродействия
• Общие настройки. Настройка параметров, которые будут влиять на все разделы учета: возможность версионирования объектов, использования дополнительных реквизитов и сведений для всех объектов, регистрации дополнительных видов контактной информации и т.д.
• Настройки номенклатуры. Если в аптеке ведется учет товаров в разрезе характеристик необходимо установить флаг Характеристики номенклатуры. Для учета товаров в разрезе серий необходимо установить флаг Серии товаров.
• Маркетинг. Флаг Ценовые группы предназначен для ведения перечня групп номенклатуры, объединяющих товарные позиции, для которых применяются одинаковые правила расчета цены и расчета скидок. Флаг Применение цен предназначен для отложенного применения цен. Флаг Ручные скидки в продажах используется для возможности назначения ручных скидок при оформлении продаж.
• Запасы и закупки. Управление параметрами отражения операций закупок и снабжения, таких как учет себестоимости, возможность передачи товаров между организациями, параметры анализа пересортицы.
• Продажи. Если в аптеке предусмотрена возможность оплаты товаров платежной картой или в кредит, то установите соответствующие флаги: Оплаты платежными картами и Оплаты банковскими кредитами. Для возможности реализации лекарственных средств по бесплатным рецептам установите флаг Выдавать лекарственные средства по бесплатным рецептам. Также можно определить обобщенного розничного покупателя из справочника Контрагенты, который будет использоваться при оформлении возвратов от розничного покупателя.
• Финансы. Для выплаты зарплаты сотрудникам аптеки из операционной кассы предназначен флаг Выплата заработной платы в магазинах.
• Органайзер. Настройка электронной почты, заметок, напоминаний и бизнес-процессов.
• Настройки работы с файлами. Настройки по хранению и редактированию внешних файлов, которые могут быть присоединены к документам программы.
• Печатные формы, отчеты и обработки. Настройка печатных форм, редактирование макетов, добавление внешних отчетов.
• Первоначальное заполнение ИБ. Ввод начальных остатков денежных средств в операционных кассах магазинов

Заполнение информации о структуре аптеки

После настройки параметров учета можно перейти к заполнению сведений об аптеке. Информация об аптеках, в которых будут осуществляться розничные и оптовые продажи товаров, хранится в справочнике Магазины. Для создания записи о новом магазине нужно войти в список Магазины (раздел Нормативно-справочная информация - подраздел Предприятие) и нажать кнопку Создать. Откроется форма помощника создания магазина для заполнения основных реквизитов. Для создания магазина необходимо указать реквизиты Название, Наименование склада, Организация продаж, Способ учета остатков, а кроме них также можно указать дополнительные реквизиты.

Если в аптеке используется более одного склада, то необходимо установить переключатель Несколько складов.

Склад поступления заполняется по-умолчанию в документах поступления и перемещения товаров из аптеки в аптеку, а склад продажи – в документах продаж в розницу или мелким оптом.
Склад поступления может совпадать со складом продажи. В таком случае необходимо оставить переключатель в положении Один склад.

Если в аптеке фактические операции с товаром и оформление документов производятся в различные моменты времени и разными пользователями, то необходимо настроить использование ордерной схемы. Использование ордерной схемы можно настроить для приходных и расходных операций, установив соответствующие флаги Использовать ордерную схему при поступлении или Использовать ордерную схему при отгрузке. Использование ордерной схемы можно также настроить для оприходования и списания товаров, установив флаг Использовать ордерную схему при отражении излишков недостач. Настройка будет действовать для всех складов аптечного магазина. Следует отметить, что перемещение товаров из магазина в магазин всегда производится по ордерной схеме.
Следующий реквизит Правило ценообразования на данном этапе заполнения сведений об аптеке можно оставить незаполненным. Подробно о ценообразовании будет рассказано в следующей статье.
Если присутствует необходимость централизованной передачи выручки аптеки в операционную кассу центрального офиса, то необходимо установить флаг Использовать передачу ДС в центральный офис. Инкассация оформляется на рабочем месте кассира в форме РМК. Сотруднику не нужно оформлять каких-либо документов в операционной кассе магазина.
В реквизите Способ учета остатков для магазина укажите способ учета остатков лекарственных средств. Определение метода учета остатков является первоначальной настройкой конфигурации, которая в дальнейшем влияет на работу с документами конфигурации. Реквизит Способ учета остатков может принимать два значения:

• Количественный учет - используется средняя розничная цена при продаже медикаментов;
• Количественный учет в разрезе цен - розничная цена рассчитывается индивидуально для каждого поступления и остатки хранятся в разрезе розничных цен.

Также обратите внимание на реквизит Документ экспресс-разукомплектация. Данный реквизит определяет документ, который будет создаваться автоматически при оформлении операции экспресс-разукомплектации лекарственных средств. Операция экспресс-разукомплектации в конфигурации может быть оформлена следующими документами: 

• Комплектация номенклатуры - списание комплекта и оприходование комплектующих при экспресс-разукомплектации будет проведено документом Сборка товаров;
• Списание и оприходование товаров - для списания комплекта будет создан документ Списание товаров, а для оприходования документ Оприходование товаров.

Реквизит Документ экспресс-разукомплектации обязательно должен быть заполнен, в том случае, если в аптеке будет использоваться механизм экспресс-разукомплектации лекарственных средств.
Затем нажмите кнопку Далее и перейдите к следующему шагу помощника создания  магазина.

При продаже со скидкой, рассчитанная цена может оказаться слишком низкой. Чтобы этого избежать, можно назначить вид минимальных цен продажи. При этом рассчитанная цена со скидкой автоматически заменится значением минимальных разрешенных цен. При начальном заполнении информационной базы будет доступно предопределенное значение для заполнения Цена поступления.
Далее для магазина укажите порядок округления цен. С помощью данного параметра производится округление суммы чека до указанного значения в пользу клиента. Например, сумма чека равна 298.7, при установленном порядке округления до 1 тенге, сумма чека будет равна 298, а при установленном порядке округления до 5 тенге – сумма чека будет равна 295.
В разделе Адреса и телефоны можно указать телефоны и фактический адрес магазина. При переходе на следующий шаг откроется отчет о заполнении вышеперечисленных реквизитов для магазина, при необходимости можно вернуться на предыдущие шаги и скорректировать внесенную информацию.
Для указания дополнительной информации (например, графики и интервалы работ аптеки) установите флаг Открыть форму вновь созданного магазина для указания дополнительной информации и нажмите кнопку Создать - будет открыта карточка созданного магазина.

После того, как будет добавлен новый элемент справочника Магазины, можно перейти к заполнению информации об операционных кассах и кассах ККМ.
Список всех операционных касс можно открыть по ссылке панели навигации Кассы (Нормативно-справочная информация), а также перейти из панели навигации карточки магазина. Чтобы создать операционную кассу магазина, необходимо нажать кнопку Создать в списке касс.

В открывшейся форме нужно указать Организацию и Магазин, к которым относится касса, и наименование кассы. Если предполагается печать кассовых документов на узколенточном принтере, то для кассы можно указать предварительно настроенный шаблон печати кассовых ордеров.
Для создания новой кассы ККМ на панели навигации выберите ссылку Кассы ККМ и нажмите кнопку Создать. В открывшейся форме заполните реквизиты Организация, Магазин укажите Рабочее место, на котором будет работать кассир, введите наименование кассы ККМ или оставьте сформированное автоматически.


Тип кассы может принимать два значения: Фискальный регистратор или ККМ Offline. При создании новой кассы ККМ реквизит Тип кассы принимает значение Фискальный регистратор. Если необходимо указать тип кассы ККМ Offline, то перед созданием кассы нужно установить признак Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Настройка и администрирование - подраздел Настройки подключаемого оборудования). Только в этом случае реквизит Тип кассы будет доступен для изменения.
Далее выберите подключаемое оборудование из установленных на данном рабочем месте и укажите регистрационный и серийный номер установленного устройства.
Для фискального регистратора устанавливается ширина используемой ленты. Для документов, распечатываемых с помощью узколенточного печатающего устройства, можно указать ширину ленты и Шаблон чека ККМ.

Регистрация пользователей системы

Далее рассмотрим порядок регистрации пользователей системы. Для регистрации пользователей в системе рекомендуется следующий порядок: 

• Добавление информации о сотрудниках аптеки;
• Создание списка пользователей системы;
• Организация доступа к объектам системы.

Добавьте информацию обо всех физических лицах в справочник Физические лица, которые являются сотрудниками аптеки (раздел Нормативно-справочная информация - подраздел Физические лица).
После того как будут заполнены данные по всем сотрудникам аптеки, можно приступить к добавлению пользователей в справочник Пользователи (раздел Настройка и администрирование - подраздел Настройки пользователей и прав). Ведение списка пользователей выполняет администратор системы. В справочник Пользователи вводится информация о всех сотрудниках аптеки, которые будут работать с программой. Пользователей программы можно разделить на определенные группы, например: администраторы, руководство, кассиры, менеджеры.

Для каждого пользователя информационной базы необходимо определить физическое лицо, сведения о котором ранее были занесены в справочник Физические лица.

В карточке пользователя необходимо указать имя пользователя, магазин, если пользователь является сотрудником магазина. Также здесь можно настроить параметры аутентификации пользователя: задать пароль на запуск информационной базы, разрешить или запретить пользователю изменять пароль, настроить использование аутентификации операционной системы или по протоколу OpenID.
Для того, чтобы пользователь отображался в списке выбора окна авторизации, необходимо установить признак Показывать в списке выбора.
Для пользователя можете указать режим запуска системы: Авто, Обычное приложение, Управляемое приложение. На странице Адреса, телефоны можно ввести контактную информацию пользователя. По умолчанию новый пользователь не имеет доступа к информационной базе. Для разрешения доступа установите флаг Доступ к информационной базе разрешен.
Далее для каждого пользователя необходимо определить профиль. Профиль - это уже готовая подборка разрешенных действий (ролей). Например, для кассиров ККМ, которые оформляют розничную продажу, а также для администраторов касс ККМ определите профиль Кассир. Для руководства аптеки должен быть определен профиль Управляющий. Для этого откройте ссылку Группы доступа (раздел Настройка и администрирование - подраздел Настройка пользователей и прав) и добавьте новую группу, например, «Кассиры».

Для созданной группы доступа укажите предопределенный профиль Кассир и в табличной части Участники укажите перечень пользователей для которых необходимо назначить права.

Для каждого пользователя настройте дополнительные права по ссылке Дополнительные права пользователей (раздел Настройка и администрирование - подраздел Настройка пользователей и прав). В открывшейся форме настроек для пользователя или для группы пользователей назначьте необходимые права. Для пользователя «Администратор» необходимо установить все права с помощью команды Поставить все флажки.

Настройка единиц измерения номенклатуры

Перейдем к заполнению информации об единицах измерения номенклатуры (раздел Нормативно-справочная информация - подраздел Номенклатура). В справочник вводится список используемых в аптеке единиц измерения (штуки, ампулы, блистеры и так далее). Справочник уже содержит предопределенные значения: килограмм, штука, метр и кубический метр. Новые единицы измерения могут быть добавлены пользователем вручную или с помощью общего классификатора единиц измерения. Для добавления информации из общего классификатора единиц измерения предназначена команда Подобрать из классификатора, расположенная на командной панели элемента справочника.

Классификатор единиц измерения представляет собой полный список единиц измерения в иерархическом виде. Чтобы перенести единицу измерения в справочник необходимо отметить нужные единицы измерения флажком и нажать кнопку ОК.

Заполнение информации о номенклатуре, сериях, характеристиках

При первоначальном заполнении необходимо добавить номенклатуру, по которой есть остатки, остальные позиции можно добавлять по мере поступления (Номенклатура – Нормативно-справочная информация). Номенклатура может быть добавлена в справочник как вручную, так и с использованием механизма группового подбора из регистра сведений Государственный реестр лекарственных средств, о нем будет рассказано чуть позже.
Перед добавлением номенклатуры желательно определить иерархическую структуру номенклатурных позиций (например, «Лекарственные средства», «Изделия медицинского назначения», «Детское питание» и так далее). Для быстрого поиска позиции номенклатуры при подборе товаров в документах используется иерархическая структура. Для создания иерархии заполните реквизит Группа.

Добавьте новый элемент в справочник Номенклатура. На рисунке красным отмечены реквизиты справочника, которые обязательны для заполнения.

Заполните следующие реквизиты: Наименование, Наименование для печати, единицу измерения, выберите вид номенклатуры. Информация о видах номенклатуры хранится в справочнике Виды номенклатуры (раздел Нормативно-справочная информация - подраздел Номенклатура).

Учет лекарственных средств можно вести в разрезе характеристик. Каждая характеристика содержит информацию по дозировке, фасовке и форме выпуска номенклатуры. Предварительно для управления видимостью характеристик необходимо включить настройку Характеристики номенклатуры (раздел Настройка и администрирование - подраздел Настройки номенклатуры). Для возможности использования характеристик у вида номенклатуры обязательно должно быть отмечено, что характеристики будут указываться индивидуальные для каждой номенклатуры.

Возможность использования серий при учете движения товаров определяется реквизитом Серии товаров настроек номенклатуры (раздел Настройка и администрирование).
Правила ведения учета по сериям устанавливаются в разрезе видов номенклатуры. Если данный вид номенклатуры подразумевает ведение учета по сериям, то установите флаг Использовать серии.

При этом станет доступна закладка Серии, на которой необходимо выбрать, что будет идентифицировать серия для данного вида товаров: 

• Экземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера - например, для медицинской техники;
• Партии товаров, имеющие одинаковые номера серий – для товаров серийного производства, например, лекарственных препаратов;
• Партии товаров, имеющие одинаковые сроки годности – для товаров, имеющих определенную дату окончания реализации;
• Партии товаров, имеющие одинаковые номера серий и сроки годности – для учета и номера серии, и даты окончания реализации;
• Партия товаров по сроку годности, серийному номеру, номеру и сроку действия сертификата, поставщику и стране происхождения – для учета товаров, имеющих срок годности, номер сертификата.

Кроме перечисленного, для аптеки необходимо определить политику учета серий в документах товародвижения. Политика учета серий определяет в каких документах при заполнении табличной части нужно будет указать серии товаров. Пользователь может определить, для каких именно документов информационной базы необходимо заполнять сведения о сериях. Реквизит Тип политики может принимать два значения:

• Справочное указание серий - учет остатков в разрезе серий не ведется. Серии указываются информативно;
• Управление остатками серий - учет остатков ведется в разрезе цен. Серии указываются при поступлении и при отгрузке товаров.

Редактирование и просмотр списка серий осуществляется с помощью пункта Серии номенклатуры панели навигации карточки номенклатуры. Для одной номенклатуры можно вводить неограниченное количество серий.

Ведение учета в разрезе серий, в дальнейшем, позволит получить отчетность по серийному номеру, сроку годности, по номеру и дате сертификата, по производителю и по прочим реквизитам.
Если Вы планируете работать с товарами с помощью сканера штрих-кода, то заполните информацию по штрих-кодам для лекарственного средства с помощью пункта Штрихкоды панели навигации карточки номенклатуры. Штрих-коды могут быть заданы в разрезе  характеристик номенклатуры.
Новый штрих-код можно заполнить вручную, считать сканером с упаковки или сформировать автоматически по нажатию кнопки Новый штрих-код. Конфигурация поддерживает следующие типы штрих-кодов: CODE128, CODE39, EAN128, EAN13, EAN8. Добавлять новые типы штрих-кодов не требуется.

Работа с Государственным реестром лекарственных средств

Теперь рассмотрим возможность автоматического заполнения справочника Номенклатура. Для этого воспользуемся реестром Государственный реестр лекарственных средств (раздел Нормативно-справочная информация- Номенклатура).
При первоначальном заполнении информационной базы реестр пустой и требует предварительного заполнения. Он может быть заполнен вручную или с помощью механизма автоматического заполнения. Источником данных при автоматическом заполнении реестра служит файл в формате MS Excel, содержащий информацию по всем зарегистрированным в Республики Казахстан отечественным и зарубежным лекарственным средствам, изделиям медицинского назначения и медицинской техники.
Для того, чтобы заполнить регистр, скачайте актуальный файл с сайта воспользуйтесь командой «Загрузить из Excel», укажите путь к скачанному файлу и выберите команду Открыть. Когда процесс загрузки будет завершен, Вы увидите заполненный Государственный реестр лекарственных средств.

Для добавления номенклатуры из регистра сведений Государственный реестр лекарственных средств на форме списка справочника Номенклатура предназначена кнопка Подбор.

Из реестра выберите одну или несколько строк, используя клавиши Shift или Ctrl. Далее нажмите кнопку Выбрать, появится диалоговое окно Выберите данные для заполнения. В окне укажите для выбранных позиций ставку НДС, единицу измерения и вид номенклатуры.

Нажмите кнопку ОК и выбранные элементы добавятся в список справочника Номенклатура.
После того, как будут произведены вышеперечисленные настройки и заполнены первоначальные сведения, можно приступить определению ценовой политики и вводу начальных остатков.