Многие поставщики медикаментов предоставляют свои накладные или счета-фактуры в электронном виде. Использование специального механизма, который позволит обработать и загрузить такие накладные, во многом облегчит труд сотрудникам аптек.
В данной статье мы рассмотрим возможность загрузки электронных накладных от поставщиков в прикладном решении «1С:Аптека для Казахстана».
Для работы с электронными накладными поставщиков предназначена обработка Загрузка накладных (раздел Запасы и закупки). С помощью данной обработки пользователь может перенести имеющиеся данные из приходной накладной в информационную базу. К этим данным можно отнести: информацию о номенклатуре поставщика, артикулах, ценах, закупаемого товара и его количестве так далее. Если в накладной есть информация по сериям, сертификатам и срокам годности медикаментов, то такие данные также можно перенести в информационную базу.
В обработку загружается накладная поставщика в формате Excel. В соответствии со структурой документа поставщика определяется его настройка загрузки. Далее из накладной поставщика загружается список товаров. У каждого поставщика будет свой список поставляемых товаров. После этого устанавливается соответствие номенклатуры поставщика с номенклатурой организации и создается документ Поступление товаров.
Форма обработки Загрузка накладных содержит следующие функциональные области:
- Область загрузки информации из накладной. Область представлена таблицей, состоящей из строк и столбцов. В этой таблице отображается структура накладной поставщика, загруженной из документа формата Excel;
- Область настройки загрузки накладной. Область состоит из закладок Настройки и Соответствие полей, где находятся параметры, необходимые для настройки загрузки накладной;
- Область, в которую выводится результат сопоставления информации из информационной базы и информации из загруженной накладной.
В процессе знакомства с механизмом загрузки накладных будем придерживаться следующего порядка:
- Создание новой настройки для загрузки накладной;
- Загрузка информации о номенклатуре поставщика;
- Загрузка накладной в документ Поступление товаров;
- Использование ранее созданной настройки для загрузки накладной.
Создание новой настройки загрузки накладной
Рассмотрим порядок работы с обработкой Загрузка накладных. Для начала разберем создание новой настройки загрузки. В первую очередь в обработку необходимо добавить файл с накладной в форматах *.xls или *.xlsx. Для этого в рабочей области загрузки информации из накладной (область «1») необходимо воспользоваться кнопкой Прочитать файл, по нажатию которой появится диалоговое окно, где необходимо выбрать нужный файл и нажать кнопку Открыть.
После того, как информация из файла будет прочитана и отображена в табличном поле, перейдем к созданию новой настройки. По нажатию кнопки Выбрать реквизита Настройка откроем форму списка справочника Настройки загрузки и создадим новую настройку загрузки. Для настройки обязательно необходимо указать наименование.
Далее необходимо указать в соответствующем реквизите тот аптечный магазин, в который оформляется поступление товара. Кроме того, необходимо указать поставщика, чью накладную мы загружаем.
Обращаем Ваше внимание на следующие настройки для загрузки:
- Номер листа - по умолчанию, данное поле имеет значение «1», параметр определяет номер листа в книге Excel;
- Строк на позицию - по умолчанию, данное поле имеет значение «1». Поставщики могут группировать информацию о каждом товаре в несколько строк, например, в первой строке будет информация о серии лекарственного средства, а во второй - номер сертификата.
В этом случае колонка Строка по порядку определяет номер строки, в которой находятся загружаемые данные. Так как в загружаемом файле на одну номенклатурную позицию приходится 2 строки, то для того чтобы можно было выбрать какую из строк загружать мы указали значение «2», то есть выбирать значение будем из 2-х строк табличного документа.
- Номер первой строки в листе - поле определяет, с какой строки табличного документа начинается информация для загрузки. Для удобства заполнения предусмотрены кнопки в виде синих треугольников. При нажатии кнопок подставляется номер той строки, на которой в данный момент установлен курсор;
- Номер последней строки в листе - поле определяет, на какой строке табличного документа заканчивается информация для загрузки;Загружать серии номенклатуры - флаг определяет необходимость загрузки информации о сериях номенклатуры. В примере накладной представлена информация по сериям номенклатуры, поэтому установим данный флаг. При установленном флаге Загружать серии номенклатуры становится доступной закладка Серии товаров. Закладка Серии товаров будет заполнена сериями номенклатуры из накладной поставщика.
- Учитывать НДС - данный флаг определяет признак учета НДС в документе Поступление товаров;
- Цена включает НДС - данный флаг определяет признак включения НДС в цену и сумму документа Поступление товаров.
В колонке Обязательно для заполнения определите, какие поля будут «контрольными» при загрузке. Если данная ячейка накладной окажется пустой, то такая строка не загрузится. Проверке подлежат колонки, которые несут наибольшую информативную нагрузку, например, Наименование, Наименование полное и Цена.
Далее необходимо определить поля, по которым выполнится поиск и сопоставление информации из загружаемой накладной с информацией из базы данных. В качестве полей для поиска можно определить поля Артикул или Наименование.
Теперь необходимо указать номер колонки из загружаемой накладной, в которой содержатся значения для загрузки в информационную базу. Например, для поля Наименование и Наименование полное укажите номер колонки, в которой содержится название лекарственного средства, в поле Цена - номер колонки, содержащей цену лекарственного средства и так далее. Если накладная не содержит информации, представленной в списке соответствия полей, например, поставляется без артикула, то колонка Номер колонки для поля Артикул не заполняется и остается пустой. Для определения номера поля удобно использовать кнопку Установить номер колонки, при нажатии которой значение колонки «Номер колонки» заполнится номером того столбца, на котором в данный момент установлен курсор в табличном документе.
В колонке Строка по порядку определите в какой именно строке находится значение загружаемого поля. В данном примере накладной поставщика информация о сертификате и сроке действия сертификата номенклатурной позиции находятся во второй строке. Следовательно, для строк Сертификат и СрокДействияСертификата необходимо указать значение «2».
После того, как все необходимые настройки заданы, необходимо вернуться на закладку Настройки и нажать кнопку Сохранить, чтобы сохранить внесенные данные. Сохраненная настройка в дальнейшем будет использоваться при загрузке накладных от данного поставщика.
Загрузка информации о номенклатуре поставщика
Теперь необходимо выполнить сопоставление данных из файла с данными из информационной базы. Для сопоставления данных перейдите на закладку Номенклатура поставщика обработки Загрузка накладных и нажмите кнопку Загрузить информацию для сопоставления.В момент загрузки выполняется поиск ранее загруженной номенклатуры поставщика. Поиск выполняется по полям, которые мы определили как поля поиска: Наименование, Наименование полное и Артикул. Найденная номенклатура поставщика загружается в колонку Номенклатура поставщика обработки Загрузка накладных, если это первая загрузка информации, то колонка будет пустая. Создать элементы справочника Номенклатура поставщика можно с помощью кнопки Создать номенклатуру поставщика. По данным накладной, в соответствии с настройкой, заданной для поставщика, будут созданы номенклатурные позиции.
На закладке Номенклатура поставщика необходимо установить соответствие между номенклатурой поставщика и номенклатурой организации. В том случае, если для какой-то номенклатуры в качестве единиц измерения используются наборы упаковок, то их необходимо указать в колонке Упаковка. Все изменения соответствий сохраняются в информационной базе автоматически.
Загрузка накладной в документ "Поступление товаров"
Загрузка накладной в документ Поступление товаров производится на закладке Поступление товаров обработки Загрузка накладных. Предварительно должны быть выполнены все настройки по загрузке данных, описанные выше.С помощью кнопки Загрузить товары выполните загрузку информации из табличного документа.
Так как в настройке загрузки установлен флаг Загружать серии номенклатуры, то на закладке Серии товаров дополнительно будет загружена информация и по сериям номенклатуры. В процессе загрузки осуществляется поиск по уже имеющимся сериям номенклатуры: номер серии, срок годности, номер сертификата, срок действия сертификата. Если в базе отсутствует информация по данным сериям - будут создаваться новые элементы справочника Серии номенклатуры, иначе - серии будут получены из информационной базы.
После выполнения загрузки информации в таблицу Поступление товаров обработки Загрузка накладных необходимо проверить корректность загрузки данных. По нажатию кнопки Создать документ создается документ Поступление товаров. При необходимости, информация из накладной может быть откорректирована непосредственно в документе. Например, в документе Поступление товаров необходимо дозаполнить поля Склад и Организация.
Использование ранее созданной настройки загрузки накладной
При последующих загрузках накладных от этого поставщика в поле Путь к файлу необходимо ввести путь к файлу, содержащему накладную поставщика, или выбрать файл с помощью кнопки Прочитать файл. Далее необходимо выбрать соответствующую настройку для загрузки и нажать кнопку Прочитать. Все настройки соответствия реквизитов справочника и файла заполнятся автоматически.Если структура файла накладной поставщика не изменилась, то необходимо перейти на закладку Номенклатура поставщика и нажать кнопку Загрузить информацию для сопоставления. После сопоставления информацию можно загружать в документ Поступление товаров.
Если структура файла накладной изменилась, то необходимо изменить параметры настройки загрузки на закладке Соответствие полей обработки Загрузка накладных.
Таким образом, рассмотренный в статье механизм позволит сократить время на обработку и загрузку накладных поставщиков в электронном виде. Надеемся, что материал данной статьи будет Вам полезен. Желаем Вам успехов в работе!
Нет комментариев