Утверждены правила ведения электронных трудовых договоров в ЕСУТД

Глава 2. Порядок предоставления сведений в единую систему учета трудовых договоров

3 Работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с подпунктом 27) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;
• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

В Правилах установлена обязанность работодателя по отражению сведений по трудовым договорам в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД).

В системе отражается информация по заключению, прекращению и внесению изменений в трудовые договора.

Определен состав обязательных данных, отражаемых в системе.

4 Работодатель представляет сведения путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения с ЕСУТД либо через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.

Для интеграции информационной системы кадрового обеспечения работодатель организовывает работы по интеграции в соответствии с приказом исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 «Об утверждении правил интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 16777).

Для представления сведений через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» работодатель регистрирует личный кабинет с подтверждением электронной цифровой подписью и заполняет в личном кабинете необходимые сведения, указанные в пункте 3 настоящих Правил и отправляет их в ЕСУТД, подписав электронной цифровой подписью.

В правилах установлен порядок передачи сведений в ЕСУТД.

Если учетная система работодателя интегрирована с ЕСУТД, данные могут передаваться «напрямую». Если интеграция отсутствует – то посредством государственной информационной системы «Электронная биржа труда».

Для предоставления сведений через систему «Электронная биржа труда», необходима регистрация работодателя в личном кабинете системы с подтверждением ЭЦП.

5 Сведения представляются работодателем либо от его лица руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

Установлен порядок уполномоченных лиц, которые вправе передавать данные в ЕСУТД. Передавать данные вправе работодатель, либо руководитель кадровой службы, на которого возложена такая обязанность.

6 В ЕСУТД работодатель при необходимости направляет следующие дополнительные сведения:

1) режим рабочего времени и отдыха;

2) основания расторжения трудового договора;

3) военная обязанность.

Сведения, указанные в пунктах 3 и 6 настоящих Правил, удостоверяются посредством электронной цифровой подписи работодателя.

Кроме сведений обязательного характера, в системе возможно отражение дополнительных данных.

7 Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.

Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

Установлены сроки по внесению данных в ЕСУТД.

Сведения по заключенным договорам отражаются в системе в течение 5 рабочих дней со дня подписания ТД.

Также предусмотрены переходные положения о внесении в систему данных о ранее заключенных договорах. Так по действующим договорам, которые заключены до перехода на ЕСУТД, сведения должны быть отражены в системе в течение 1 года.

Данные сроки распространяются на предприятия с численностью до 2 000 человек.

Если численность превышает 2 000 человек – то сведения могут быть внесены в систему в течение 2-х лет.

8 Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

При внесении изменений и дополнений в трудовой договор, их необходимо отразить в ЕСУТД в течение 15 календарных дней.

9 В случае необходимости работодатель в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений:

1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений, указанных в пунктах 3 и 6 настоящих Правил;

2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.

В случае выявления ошибок и некорректно введенных сведений, они могут быть скорректированы в течение 30 календарных дней.

Данные действия заверяются ЭЦП уполномоченного лица.

10    В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.

Сведения, указанные в пунктах 9 и 10 настоящих Правил, удостоверяются посредством электронной цифровой подписи работодателя либо от его лица руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

При восстановлении работника на рабочем месте, сведения о таком восстановлении подлежат отражению в системе в течение 10 календарных дней.

Данные действия заверяются ЭЦП уполномоченного лица.

11    С внесенными работодателем изменениями в сведения, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящих Правил, работник ознакамливается в личном кабинете на веб-портале «электронного правительства».

Работник может ознакомиться с внесенными изменениями в ТД в личном кабинете портала «Электронное правительство».

12    Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.

13    После внесения работодателем в ЕСУТД информации о прекращении трудового договора изменение и дополнение сведений в ЕСУТД осуществляется уполномоченным государственным органом по труду на основании обращения работодателя или работника в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».

При расторжении ТД, информация вносится в систему в течение 3-х рабочих дней.

Глава 3. Порядок получения сведений из единой системы учета трудовых договоров

1. Уполномоченный государственный орган по труду представляет сведения из ЕСУТД физическим и юридическим лицам с учетом требований законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите.

2. Запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕСУТД, направляется в электронной или бумажной форме.

3. Работник получает сведения, указанные в пунктах 3 и 8 настоящих Правил, содержащиеся в ЕСУТД через личный кабинет физического лица на веб-портале «электронного правительства», в котором данные сведения отражаются автоматически в течение одного рабочего дня после внесения их работодателем в ЕСУТД.

Работник может ознакомиться с обязательными сведениями, внесенными работодателями по ТД и внесенными изменениями по нему, посредством веб-портала «Электронное правительство».

Сведения отражаются на портале в течение 1 рабочего дня, после их внесения работодателем в ЕСУТД.

4 Работодатель получает сведения о трудовой деятельности претендентов и работников, указанные в пункте 3 настоящих Правил, содержащиеся в ЕСУТД, с их предварительного согласия при наличии интеграции согласно пункту 4 настоящих Правил.

Предварительное согласие предоставляется претендентом и работником в информационной системе кадрового обеспечения работодателя посредством использования электронной цифровой подписи.

Запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕСУТД, направляемый в электронной форме, подписывается с использованием электронной цифровой подписи работодателя с обязательного согласия работника или предентента на обработку персональных данных.

5 Сведения, содержащиеся в ЕСУТД, предоставляются работодателю в срок не более пяти рабочих дней со дня получения уполномоченным органом по труду запроса о предоставлении сведений, в форме электронного документа или в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» в бумажной форме.

6 В случае, если в ЕСУТД отсутствуют запрашиваемые сведения или предоставление сведений не допускается в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите, уполномоченный государственный орган по труду, в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» направляет электронное или бумажное уведомление об отсутствии в ЕСУТД запрашиваемых сведений или обоснованное решение об отказе в предоставлении запрашиваемых сведений, которое может быть обжаловано в судебном порядке.

Работодатель может получить информацию о трудовой деятельности соискателей на работу. Получение информации возможно по предварительному согласию лица.