PRO отражение командировок сотрудников организации в конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана»

В результате хозяйственной деятельности предприятия может возникнуть необходимость командирования сотрудников организации как в пределах страны, так и за ее пределы.

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» для отражения командировок сотрудников предназначен документ Командировки организации, который можно открыть в разделе Кадровый учет - Кадровые документы - Командировки организации.

В «шапке» документа заполняются данные о стране/городе, куда командируется сотрудник, об организации, в которую направляется сотрудник и основание командировки, значения заполняются произвольно в открывающемся диалоговом окне.

В табличной части по кнопке Добавить добавляется сотрудник или несколько сотрудников, направляемые в командировку. Также указывается период командировки, цель и источник финансирования. После оформления документа и заполнения всех данных доступны следующие печатные формы документа: Приказ о направлении сотрудника в командировку и Командировочное удостоверение, которые можно получить по кнопке Печать.

Для выдачи сотруднику командировочных расходов, предусмотренных в организации, используются документы Расходный кассовый ордер и/или Платежное поручение (исходящее), которые можно создать в разделе Банк и касса.

При создании документа Платежное поручение (исходящее) в «шапке» документа выбирается вид операции Перечисление средств подотчетнику, в поле Получатель выбирается командируемый сотрудник, в поле Банковский счет указывается карт-счет сотрудника, а также указывается перечисляемая сумма.

В табличной части документа необходимо указать вид задолженности подотчетника, сумму, статью движения денежных средств.

При создании документа Расходный кассовый ордер в «шапке» документа выбирается операция Выдача денежных средств подотчетнику, указывается касса из которой производится выдача средств и выдаваемая сумма. В табличной части документа заполняются данные о подотчетном лице, вид задолженности подотчетника, статья движения денежных средств.

По возвращении из командировки сотрудник предоставляет подтверждающие документы, на основании которых составляется документ Авансовый отчет. Документ доступен в разделе Банк и касса - Касса - Авансовые отчеты.

При заполнении документа Авансовый отчет в «шапке» документа указывается подотчетное лицо, в табличной части документа во вкладке Авансы указывается документ (либо несколько документов), которым осуществлялась выдача денежных средств в подотчет.

Табличные части документа Авансовый отчет заполняются сведениями о расходах подотчетного лица. В нижней части документа выводятся данные о количестве прилагаемых документах, количестве листов в них.

Также в нижней части документа выводятся суммы о величине выданного аванса и подтвержденной отчетом сумме.

В печатной форме документа Авансовый отчет, отражаются данные об остатке и перерасходе аванса. В случае перерасхода подотчетному лицу выдается сумма перерасхода, в случае остатка денежных средств, подотчетным лицом осуществляется возврат средств.

В авансовом отчете производятся соответствующие записи о внесенном остатке или выданном перерасходе.

При проведении документа происходит списание задолженности подотчетного лица по указанным счетам учета.