Как зарегистрировать штатное расписание в ЕСУТД и работать с ним?

Официальная инструкция по работе со штатным расписанием в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД).

Регистрация штатного расписания в ЕСУТД  

Для регистрации проекта штатного расписания необходимо в модуле «Штатное расписание» открыть раздел «Проект» и нажать на кнопку «Создать штатное расписание».

 

В окне отобразится форма регистрации верхнего уровня структуры организации, где в разделе «Информация о структуре» необходимо ввести значения следующих полей:

• Метка «Структура для организаций гражданских служащих» (необязательное поле) – эта метка предназначена для организаций гражданских служащих (например, школ, спортивных школ, организации, оказывающие амбулаторно-поликлиническую помощь, и т.д.).

При активации метки в проекте штатного расписания будут отображаться должности, характерные для выбранной сферы.

В случае выбора данной метки в базах систем HR Enbek и ЕСУТД организация будет отмечена как относящаяся к одной из сфер гражданских служащих.

• «Номер приказа» (обязательное поле) – указывается номер приказа об утверждении Штатного расписания.
• «Дата приказа» (обязательное поле) – указывается дата приказа об утверждении Штатного расписания.
• «Комментарий» (необязательное поле) – комментарии к приказу об утверждении Штатного расписания. Например, можно ввести наименование приказа, «Приказ об утверждении штатного расписания №2 от 01.03.2020 г.».

Для дальнейшей работы необходимо выбрать пункты меню в столбце «Действие».

 В появившемся меню имеется возможность просмотра, добавления дочерней, редактирования и удаления структуры. 

При выборе пункта «Смотреть», отображается форма введенных данных верхнего уровня структуры организации с возможностью редактирования и удаления.

Для добавления подчиненной структуры необходимо выбрать пункт «Добавить дочернюю».

Примечание. Ввод структуры производится в соответствии с утвержденной структурой организации и согласно принципу вложенности. При создании структуры необходимо соблюдать иерархию и последовательность структур (например, первым создается верхний уровень, а далее подчиненные к нему структуры).

Информация для организаций гражданских служащих:

При создании структуры у работодателя в сфере культуры/образования/спорта отображаются следующие типы структуры:

• Управленческий персонал.
• Основной персонал.
• Административный персонал.
• Вспомогательный персонал.
• Квалифицированные рабочие.
• Неквалифицированные рабочие.

В разделе «Информация о структуре» необходимо заполнить:

• «Тип структуры» - необходимо выбрать Тип структуры, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
• «Наименование структуры на казахском языке» - необходимо указать Наименование структуры на государственном языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную;
• «Наименование структуры на русском языке» - необходимо указать Наименование структуры на русском языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную.
• «Регион места работы» - необходимо выбрать регион карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
• «Район места работы» - необходимо выбрать район карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Примечание:

Добавление нескольких структур одного уровня

• Для добавления нескольких структур нажмите кнопку «+Добавить структуру».
•  Количество структур, которые можно добавить, не ограничено.

Указание структуры для Центра трудовой мобильности

• При выборе структуры «Карьерный центр» автоматически появляются дополнительные поля:
• «Регион места работы»;
• «Район места работы».
• Заполните эти поля в соответствии с требуемыми данными.

Примечание: для добавления нескольких структур одного уровня необходимо нажать кнопку  «+Добавить  структуру».  Количество  структур не ограничено. Для Центра трудовой мобильности при указании структуры «Карьерный центр» автоматически появляются поля «регион места работы» и «район места работы».

Для редактирования верхнего уровня структуры организации необходимо выбрать пункт меню «Редактировать». В появившемся окне отобразятся все ранее внесенные данные по структуре организации с возможностью их изменения.

Пункт меню «Удалить» отвечает за удаление структуры верхнего уровня организации.

После выбора пункта меню «Удалить» появляется окно уведомления, в котором необходимо подтвердить или отменить удаление.

Регистрация должностей штатного расписания

Для создания должностей в структурном подразделении, необходимо выбрать структуру в левой части окна и нажать на кнопку «Создать группу профессий».

В появившемся окне создания группы профессий необходимо ввести следующий набор полей.

*При создании группы должностей в организациях гражданских служащих, автоматически заполняется категория согласно структуре и выводится определенный список штатных должностей.

• «Внештатная должность» - необязательное поле для выбора, отмечается если создаётся для внештатной единицы;
• «Должность на казахском языке» - обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на государственном языке, вводится вручную;
• «Должность на русском языке» - обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на русском языке, вводится вручную;
• «Должность» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника.

При заполнении поля «Должность» пользователь может выбрать один из двух способов:

• Ручной ввод (вводите название должности в текстовое поле).
• Выбор из справочника (из справочника выбираете необходимую должность).
• «Должность на основе НКЗ» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника НКЗ.
• «Категория должности» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника;
• «Тарифная ставка» - обязательное поле для заполнения, значение вводится вручную. Тарифная ставка определяет сколько ставок по данной должности в группе профессий.
• «Оклад» - обязательное поле для заполнения, указывается суммарный оклад должности, вводится вручную;
• «Надбавка/Доплата» - необязательное поле для заполнения, указывается суммарная Надбавка/доплата должности, вводится вручную.

Если вы выбрали должность из справочника или ввели её вручную, убедитесь, что указанное значение совпадает с данными, указанными в трудовом договоре. Например, если вы вручную указали наименование должности в штатном расписании, то это же значение должно быть указано в трудовом договоре.

Примечание:

В справочнике штатных должностей для организации гражднаских служащих выводится определённый список должностей по соответствующему типу структуры.

В группе профессий в пункте меню доступны следующие операции.

При выборе пункта «Смотреть» отображается форма данных группе профессий с возможностью редактирования и удаления.

Для редактирования группы профессий, необходимо выбрать пункт меню «Редактировать». В появившемся окне отобразятся все ранее внесенные данные по группе профессий с возможностью их изменения.

Пункт меню «Удалить» отвечает за удаление группы профессий структуры.

Выбрав пункт меню «Удалить», появляется окно уведомления, в котором необходимо подтвердить или отменить удаление.

После заполнения всех необходимых и обязательных полей в соответствии с штатным расписанием, необходимо нажать на кнопку «Подписать ЭЦП и сохранить».

Примечание: Для корректной работы ЭЦП, необходимо установить Программу NCALayer. Если программа была установлена и подписание длительное время не проходит выполнение операции, необходимо провести обновление версии NCALayer. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10.

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо выбрать папку в которой находится файл ЭЦП и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о факте регистрации коллективного договора.

После подписания проекта штатного расписания данные проекта будут направлены в информационную системы «Единая система управления трудовых договоров» (далее - ЕСУТД).

Если штатное расписание не прошло внутренний контроль или контроль ЕСУТД, появится соответствующее сообщение об ошибке, которое необходимо исправить. После получения ошибки и ее исправления, необходимо снова подписать ЭЦП и отправить штатное расписание.

Примеры ошибок при создании штатного расписания

Код ошибки	Текст ошибки	Описание ошибки
SCSE193	Должность по НКЗ/Штатная должность не совпадают	Должности по НКЗ и штатные должности должны совпадать в штатном расписании и трудовом договоре. Если при создании штатного расписания вы указали значение вручную, то в трудовом договоре оно должно быть указано в точности таким же образом.
SCSE206	Работник ранее назначен на эту должность	Невозможно назначить одного работника на одну и ту же должность дважды.
SCSE207	Поле «Дата начала» является обязательным для заполнения	При создании проекта штатного расписания необходимо заполнить поле «Дата начала».
SCSE208	Дата начала не должна быть позже текущего дня	Дата начала не должна быть позже текущей даты.
SCSE209	Дата начала трудоустройства не должна быть раньше даты приказа штатного расписания	Дата начала трудоустройства не может быть раньше даты приказа по штатному расписанию.
SCSE210	Дата конца не должна быть позже текущего дня	Дата окончания не может быть позже текущей даты.
SCSE211	Трудовой договор между указанным работником и работодателем за указанный период отсутствует	Трудовой договор между указанным работником и работодателем за указанный период отсутствует.
SCSE220	У работодателя зарегистрирована другая штатная структура на указанную или более позднюю дату приказа	При создании нового штатного расписания дата приказа не может быть раньше и не может быть равна предыдущей дате приказа.
SCSE221	Дата приказа намного ранее от текущей даты
SCSE222	Дата приказа не должна быть позже текущего дня	При создании нового штатного расписания дата приказа не может быть позже текущей даты.
SCSE224	Отсутствуют группы профессии штатного расписания	При создании штатного расписания нужно обязательно создать все группы профессий
SCSE237	В ЕСУТД уже хранится указанная версия штатного расписания	Указанная версия штатного расписания была ранее зарегистрирована.
SCSE238	В ЕСУТД уже хранится более поздняя версия штатного расписания	В ЕСУТД уже хранится более поздняя версия штатного расписания.

Назначение работников на должность штатного расписания

Для назначения работников на должность штатного расписания необходимо во вкладке «Проект» подписать и отправить штатное расписание в ЕСУТД. После успешной отправки и получения данных штатное расписание будет доступно во вкладке «Штатное расписание», в котором необходимо назначить работников на соответствующие группы профессий/должность.

В «Штатном расписании» будут отображены «Версия», «Номер приказа», «Дата приема» и общая структура организации штатного расписания, полученная с ЕСУТД.

Для назначения на должность работников организации необходимо нажать на кнопку «Смотреть» в столбце «Действия» возле необходимой структуры, тем самым перейдя в нее.

В открывшейся структуре необходимо выбрать должность, на которую будет произведено назначение работника. Для этого в столбце «Действие» нажмите на контекстное меню возле должности, в которой необходимо произвести назначение.

Для просмотра данных и назначений на должность выберите пункт «Смотреть». В появившемся окне отобразятся данные группы профессии/должности с возможностью назначения на должность.

Выбрав пункт меню в списке должностей или кнопку «Назначить на должность» в форме просмотра группы профессии/должности отобразится форма ввода назначения на должность.

• «ИИН работника» - обязательное поле для заполнения, вводится ИИН работника, назначаемого на должность;
• «Фамилия, имя и отчество» - обязательное поле для заполнения, указывается рабочее место должности, выводится автоматически в соответствии с ИИНом;
• «Замещаемая должность» - необязательное поле для выбора, определяется сотрудник, которого замещает назначаемый работник, выбирается флажок и ИИН вводится вручную; 
• «Тарифная ставка» - обязательное поле для заполнения, указывается Количество создаваемых должностей/рабочих мест, вводится вручную;
• «Оклад факт» - обязательное поле для заполнения, указывается фактический оклад назначаемому сотруднику, вводится вручную;
• «Надбавка/Доплата» - необязательное поле для заполнения, указывается Надбавка/доплата назначаемому работнику, вводится вручную;
• «Дата начала работы» - обязательное поле для заполнения, выбирается дата начала работы на должности назначаемого сотрудника, вводится вручную;
• «Дата окончания действия договора» - необязательное поле для заполнения, указывается дата окончания назначения работника, вводится вручную;
• «Причина временного отсутствия на рабочем месте» - необязательное поле для заполнения, вводится к назначению (например, в случае если работник на декрете), вводится вручную.

После назначения работников на их рабочие места/должности необходимо отправить назначения в ЕСУТД. Для этого в основном окне Штатного расписания необходимо нажать на кнопку «Отправить назначения в ЕСУТД», пройти процесс подписания назначений электронно-цифровой подписью, как было показано при подписании и отправке проекта штатного расписания, и отправив их в ЕСУТД.

После подписания ЭЦП назначения могут принять один из следующих статусов:

1) «Отправлено» - Назначение успешно отправлено;

2) «В обработке» - Назначение находится в обработке;

3) «Ошибка» - Назначение не было отправлено по причине ошибки, которую можно прочесть, наведя курсором на статус.

Редактирование актуального штатного расписания

1) Во вкладке «Штатное расписание» работодатель может редактировать частично структуру или группу профессий. Для редактирования структуры в меню действий выберите пункт «Редактировать».

В появившемся окне отобразятся данные структурного подразделения с возможностью редактирования.

Можно редактировать следующие поля:

• «Тип структуры» - необходимо выбрать Тип структуры, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
• «Наименование структуры на казахском языке» - необходимо указать Наименование структуры на государственном языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную;
• «Наименование структуры на русском языке» - необходимо указать Наименование структуры на русском языке, обязательное поле для заполнения, вводится вручную.
• «Регион места работы» - необходимо выбрать регион карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;
• «Район места работы» - необходимо выбрать район карьерного центра, обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

После изменения данных нажимаете на кнопку сохранить и подписываете с ЭЦП.

Для редактирования группы профессий переходите на необходимую группу профессий и в меню действий выберите пункт «Редактировать».

В появившемся окне отобразятся данные группы профессий с возможностью редактирования.

• «Должность на казахском языке» - обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на государственном языке, вводится вручную;
• «Должность на русском языке» - обязательное поле для заполнения, указывается наименование должности на русском языке, вводится вручную;
• «Должность» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника.

При заполнении поля «Должность» пользователь может выбрать один из двух способов:

• Ручной ввод (вводите название должности в текстовое поле).
• Выбор из справочника (из справочника выбираете необходимую должность).
• «Должность на основе НКЗ» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника НКЗ
• «Категория должности» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается из справочника;
• «Тарифная ставка» - обязательное поле для заполнения, значение выбирается для всей группы профессии;
• «Оклад» - обязательное поле для заполнения, значение заполняется вручную, необходимо заполнить суммарный оклад;
• «Надбавка/Доплата» - обязательное поле для заполнения, значение заполняется вручную, необходимо заполнить суммарную надбавку/доплату;

После изменения данных нажимаете на кнопку сохранить и подписываете с ЭЦП.

2) Если необходимо внести изменения в штатное расписание (например, добавить новые группы профессии или структуры), пользователь должен нажать кнопку «Редактировать».

После этого он будет перенаправлен в раздел «Проект», где можно выполнить все необходимые действия.

Редактирование назначения работников на должность штатного расписания

Для отправки редактирования назначения в ЕСУТД необходимо нажать кнопку «Смотреть», выбрать кнопку редактирования в форме назначения, изменить значения в должности и сохранить исправление.

    

После чего будут запрошены данные об ЭЦП и после подписания данные будут отправлены в ЕСУТД.

Удаление назначения работников на должность штатного расписания

Процесс отправки удаления в ЕСУТД производится аналогичным образом как «Редактирования», за исключением необходимости выбора кнопки «Удалить»: