Инструкция для работодателей по работе с трудовыми договорами в ЕСУТД

Дата создания: 15.09.2021
Дата изменения: 16.11.2023
  • 26636
  • ID: -

    Date: 13:04:2024

  • <неавторизован>

Вход на портал

Для внесения сведений по трудовым договорам (далее – ТД) работодателю необходимо зарегистрироваться на портале трудовых ресурсов https://hr.enbek.kz/ (далее – Портал). Сведения о предприятии подтверждаются электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) работодателя.

Для входа на портал необходимо нажать на кнопку Вход/Регистрация в правом верхнем углу главной страницы.

Инструкция ЕСУТДДалее откроется окно авторизации ЭБТ:

Инструкция ЕСУТД

В окне авторизации следует ввести свой логин (e-mail) и пароль, после чего нажать на кнопку Войти.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Если вы забыли пароль от своего аккаунта, воспользуйтесь функцией восстановления пароля. Ссылка на эту функцию доступна в форме авторизации. Для этого необходимо нажать на Забыли пароль.

Инструкция ЕСУТД


После авторизации будут доступны две роли на выбор. Для входа на портал необходимо выбрать роль, под которой была произведена регистрация или под которой нужно начать работу на портале:

  • Работодатель;
  • Работник.
Инструкция ЕСУТД

Регистрация трудовых договоров

Для регистрации ТД на Портале необходимо перейти во вкладку Трудовые договоры и нажать на кнопку Зарегистрировать трудовой договор.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Для того чтобы произвести поиск среди ранее добавленных трудовых договоры нужного трудового договора, необходимо в поле Расширенный поиск ввести ИИН, имя контрагента или штатную должность. Далее откроется форма для добавления информации по трудовому договору.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется форма для добавления информации по трудовому договору.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Поля, отмеченные * обязательные для заполнения.

Данные работодателя: поля БИН предприятия и Наименование предприятия заполнены автоматически в зависимости от выбранного предприятия в профиле работодателя. Данные поля не редактируется.

Данные работника: необходимо ввести ИИН работника и нажать на кнопку Найти, после чего будет осуществлен поиск работника в Государственной базе данных «Физические лица», поля Фамилия, Имя, Отчество (при наличии) будут заполнены автоматически.

Информация о договоре:

Номер договора – обязательное поле для заполнения, вводится вручную;

Срок договора – обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Дата подписания договора – обязательное поле для заполнения, вводится дата из календаря или ручным вводом;

Дата начала работы – обязательное поле для заполнения, вводится дата из календаря или ручным вводом;

Дата окончания действия договора – условно-обязательное поле, обязательность заполнения зависит от выбранного срока договора, вводится дата из календаря или ручным вводом;

Вид работы – обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Должность по НКЗ – обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника, разработанного на основе Национального классификатора занятий. В данном поле подключен контекстный поиск и по мере ввода данных с клавиатуры появляются имеющиеся в справочнике профессии, где надо выбрать необходимую позицию;

Примечание

В поле Должность по НКЗ необходимо выбрать наиболее подходящую должность по смыслу.

Должность – обязательное поле для заполнения, заполняется согласно штатному расписанию или как указано в трудовом договоре;

Вид работы – обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Режим рабочего времени по умолчанию ставится значение Нормальное, можно выбрать соответствующее значение: Сокращенное, Неполное;

Тарифная ставка – условно-обязательное поле, заполняется только в случае выбора Неполного рабочего времени. Необходимо указать значение от 0 до 1 (например, 0.25, 0.5, 0.75, 1);

Форма занятости – обязательное поле для заполнения, выбирается из справочника;

Страна места работы выбирается из справочника, при выборе значения Казахстан необходимо указать: город, район, выбрать из справочника Населенный пункт.

Адрес места работы – необходимо указать фактический адрес выполнения работы.

Дополнительные сведения: Профессиональные навыки, Личные качества – необязательные поля. Для добавления Профессиональных навыков и Личных качеств необходимо навести курсор мыши на поле, после этого раскроется список со справочника для осуществления выбора, также в поле поиск можете начать вводить навык, система автоматически будет выдавать совпадения, в случае если вводимого навыка не будет в справочнике, система выдаст сообщение Данные не найдены.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

После заполнения всех полей, можно локально сохранить ТД через кнопку Сохранить и подписать договор. После добавления и сохранения договора его необходимо отправить на регистрацию в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Подписать ЭЦП и отправить.

Примечание

Для того чтобы ЭЦП работало корректно, необходимо установить Программу NCALayer. В случае если программа ранее была установлена, и при подписании длительное время не проходит выполнение операции, в этом случае необходимо провести обновление версии. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10.

Инструкция ЕСУТД

Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о договоре перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать ТД. Данные по договору будут автоматически в онлайн-режиме отправлены в ЕСУТД.

Инструкция ЕСУТД

Далее выйдет сообщение об успешной отправке договора. В списке ТД состояние ожидает подписи поменяется на подписан.

Инструкция ЕСУТД

Полезно

Согласно «Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров» сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами. Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и внести сведения можно в любой момент.

Внесение изменений в трудовой договор

Для того чтобы внести изменения, корректировки или обновить сведения о сотруднике в договоре, необходимо в списке договоров выбрать договор, напротив данного договора нажать действие Редактировать или же выбрать действие Смотреть и в карточке договора нажать на кнопку Редактировать.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется форма для редактирования, в которой можно будет внести изменения.

После внесенных изменений для ТД с состоянием Подписан будет доступна только кнопка Подписать ЭЦП и отправить. А для ТД с состоянием Ожидает подписи будут доступны кнопки Сохранить и Подписать ЭЦП и отправить.

Примечание

Согласно «Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров» при выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений исправляет ошибки при неправильном введении сведений. Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и внести изменения можно в любой момент.

Добавление дополнительного соглашения к трудовому договору

Для того чтобы добавить дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо выбрать ТД в списке договоров, и напротив данного договора нажать на кнопку Действия, из выпадающего меню можно выбрать сразу действие Создать доп.соглашение или через действие Смотреть, где откроется карточка договора, необходимо нажать на кнопку Создать доп.соглашение.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Подписать дополнительное соглашение можно только, если основной договор был отправлен в ЕСУТД.

Далее откроется форма, в которой необходимо выбрать условия договора, подлежащие изменению с помощью галочки и нажать на кнопку Продолжить.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

При добавлении дополнительного соглашения необходимо заполнить обязательные поля (Номер дополнительного соглашения, Дата заключения дополнительного соглашения, Дата начала действия дополнительного соглашения) и остальные поля заполняются только в том случае, если были изменены согласно дополнительному соглашению.

Например, если был перевод на другую должность, на форме дополнительного соглашения заполняются обязательные поля и поля Должность и Штатная должность;

  • если ТД был продлен по дополнительному соглашению, тогда заполняются обязательные поля и поле Срок договора и в зависимости от выбранного срока договора заполняется поле Дата окончания действия трудового договора - в данном поле необходимо указать ту дату, на которую необходимо продлить ТД;
  • если было изменено место выполнения работы, на форме дополнительного соглашения заполняются обязательные поля и поле Страна места работы, при выборе значения Казахстан необходимо указать Город или район, выбрать из справочника Населенный пункт. В поле Место выполнения работы необходимо указать фактический адрес выполнения работы;
  • если был изменен режим рабочего времени, на форме дополнительного соглашения заполняются обязательные поля и поле Режим рабочего времени.

После добавления информации можно нажать на кнопку Сохранить и в карточке договора дополнительное соглашение будет сохранено со статусом Ожидает подписи, или же сразу отправить в ЕСУТД через кнопку Сохранить и подписать ЭЦП, после чего дополнительное соглашение будет со статусом Подписан.

Инструкция ЕСУТД

После нажатии на кнопку Сохранить и подписать ЭЦП, откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о дополнительном соглашении перед отправкой в ЕСУТД.

Примечание

Для того чтобы ЭЦП работало корректно, необходимо установить Программу NCALayer. В случае если программа ранее была установлена, и при подписании длительное время не проходит выполнение операции, в этом случае необходимо провести обновление версии. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать ДС. Данные по ДС будет автоматически в онлайн-режиме отправлено в ЕСУТД.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и внести дополнительное соглашение можно в любой момент.

Внесение изменений в дополнительное соглашение

Для того чтобы внести изменения, корректировки в дополнительном соглашении в карточке ТД, где снизу расположена информация о дополнительном соглашении, необходимо выбрать действие Редактировать.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров при выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений исправляет ошибки при неправильном введении сведений. 

Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и внести изменения можно в любой момент.

Далее откроется форма, в которой необходимо выбрать условия договора, подлежащие изменению с помощью галочки и нажать на кнопку Продолжить.

Инструкция ЕСУТД

После внесенных изменений на подписанном ДС будет доступна только кнопка Сохранить и подписать ЭЦП. А при редактировании локального ДС будут доступны кнопки Сохранить и Сохранить и подписать ЭЦП.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о дополнительном соглашении перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать ДС. Дополнительное соглашение будет автоматически в онлайн-режиме отправлено в ЕСУТД.

Удаление дополнительного соглашения

Для того чтобы удалить Дополнительное соглашение необходимо выбрать трудовой договор, напротив данного трудового договора выбрать действие Смотреть далее откроется Трудовой договор.

Инструкция ЕСУТД

Далее необходимо в разделе Дополнительные соглашения выбрать нужное Дополнительное соглашение если их несколько, и нажать в действиях на кнопку Удалить.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

После того как будет нажата кнопка Удалить откроется соответствующее окно, для подтверждения удаления нажимаете на кнопку Да, подписать ЭЦП и удалить.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOSTKNCA, которым нужно подтвердить удаление.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать.

Инструкция ЕСУТД

После подписания выйдет сообщение Операция успешно выполнена.

Инструкция ЕСУТД

Добавление социального отпуска

При обращении женщины со сроком беременности, достаточным для постановки на учет по беременности в медицинские организации, которые участвуют в пилотном проекте (определяются решением Министерства здравоохранения Республики Казахстан) медицинскими работниками обеспечивается внесение сведений о постановке на учет в информационной системе «Регистр беременных и женщин фертильного возраста» (далее – ИС РБиЖФВ). В случае получения согласия на сбор и обработку персональных данных ИС РБиЖФВ направляет сведения о временной нетрудоспособности по беременности и родам в единую систему учета трудовых договоров (далее – ЕСУТД) для уведомления работодателя и работника на портале трудовых ресурсов hr.enbek.kz (далее – Портал HR Enbek) о необходимости регистрации сведений о выходе в социальный отпуск в связи с беременностью и родами.

Примечание

Сведения о временной нетрудоспособности по беременности и родам с 1 января 2024 года в ЕСТУД направляет информационная система «Амбулаторно-поликлиническая помощь» Министерства здравоохранения Республики Казахстан.

После получения сведений о временной нетрудоспособности по беременности и родам у работника в разделе уведомления отобразится сообщение Лист о временной нетрудоспособности:

Инструкция ЕСУТД

Необходимо перейти по активной ссылке уведомления, система отобразит текст уведомления следующего содержания: «Уважаемый пользователь, по Вам поступили сведения о временной нетрудоспособности с Министерства здравоохранения РК. Для получения государственной услуги Назначение социальной выплаты на случаи потери дохода в связи с беременностью и родами необходимо регистрация в базе мобильных граждан, наличие действующего трудового договора на портале hr.enbek.kz, наличие социальных отчислений от работодателя. Вам необходимо обратиться к работодателю для регистрации социального отпуска на портале hr.enbek.kz»:

Инструкция ЕСУТД

В случае если у работодателя отсутствует зарегистрированный трудовой договор с данным работником и по нему были произведены социальные отчисления, то в разделе уведомления отобразится сообщение Отсутствие трудового договора:

Инструкция ЕСУТД

Необходимо перейти по активной ссылке уведомления, система отобразит текст уведомления следующего содержания «Уважаемый работодатель, по работнику ФИО (ИИН) поступили сведения о временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами из Министерства здравоохранения РК. В случае наличия трудовых отношений с работником и для получения им государственной услуги Назначение социальной выплаты на случай потери дохода в связи с беременностью и родами Вам необходимо на портале hr.enbek.kz зарегистрировать трудовой договор с работником, зарегистрировать социальный отпуск работника. Необходимые условия для работника для получения услуги в проактивном формате наличие социальных отчислений от работодателя и наличие регистрации работника в базе мобильных граждан»:

Инструкция ЕСУТД

В случае если у работодателя зарегистрирован трудовой договор с данным работником и по нему есть социальные отчисления либо зарегистрирован трудовой договор, но отсутствуют социальные отчисления, то в разделе уведомления отобразится сообщение Регистрация социального отпуска следующего содержания «Уважаемый работодатель, по работнику ФИО (ИИН, № договора от даты заключения) поступили сведения о временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами из Министерства здравоохранения РК. В случае наличия трудовых отношений с работником и для получения им государственной услуги Назначение социальной выплаты на случай потери дохода в связи с беременностью и родами Вам необходимо на портале hr.enbek.kz: зарегистрировать трудовой договор с работником, зарегистрировать социальный отпуск работника. Необходимые условия для работника для получения услуги в проактивном формате наличие социальных отчислений от работодателя и наличие регистрации работника в базе мобильных граждан»:

Инструкция ЕСУТД

На форме уведомления доступны кнопки Закрыть и Открыть договор, если нажать на кнопку Закрыть, то система закроет окно и отобразит страницу общего списка уведомлений, если нажать на кнопку Открыть договор, то система откроет форму договора для добавления социального отпуска.


Работодателю доступно добавление социального отпуска к трудовому договору, в разделе Трудовые договоры, где в списке договоров необходимо выбрать действие Добавить соц.отпуск или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Добавить соц.отпуск.

Примечание

Информация о социальном отпуске в связи с беременностью и рождением ребенка, усыновления/удочерения новорожденного ребенка (детей) используется для назначения государственной услуги по проактивному назначению социальной выплаты в связи с беременностью и рождением ребенка, усыновления/удочерения новорожденного ребенка (детей). В связи с этим необходимо тщательно проверить данные перед отправкой в ЕСУТД. 

Рекомендуется зарегистрировать социальный отпуск в течение 15 календарных дней с даты начала социального отпуска.

Далее откроется форма, в которой необходимо выбрать Без предзаполнения или Сведения о нетрудоспособности проставив чекбокс необходимого поля. Если выбрать Без предзаполнения, то все поля будут доступны для заполнения вручную.

Инструкция ЕСУТД

Если выбрать Сведения о нетрудоспособности, то поля Тип социального отпуска, Не работал(а) с, Не работал(а) по, Дата первого рабочего дня будут заполнены автоматический и внести изменение будут недоступно.


Примечание

Выбор Без предзаполнения или Сведения о нетрудоспособности отображаются при условии, если данные о временной нетрудоспособности по беременности и родам зарегистрированы в ИС РБиЖФВ и посредством сервиса переданы в ЕСУТД.

Если сведения о временной нетрудоспособности по беременности и родам не зарегистрированы в ИС РБиЖФВ и посредством сервиса не были переданы в ЕСУТД, то внесение сведений по социальному отпуску доступны в следующем виде:

Инструкция ЕСУТД

Необходимо из справочника выбрать Тип социального отпуска:

Инструкция ЕСУТД

При выборе тип отпуска В связи с беременностью и рождением ребенка, усыновления/удочерения новорожденного ребенка (детей) необходимо заполнить следующие поля:

Не работал с – обязательное поле, указывается дата первого дня выхода в социальный отпуск из календаря;

Не работал по – обязательное поле, указывается дата последнего дня социального отпуска из календаря;

Номер табеля – обязательное поле, необходимо указать номер табеля работника. Табель – это документ, утвержденный внутренними правилами работодателя, где отмечаются рабочие, выходные и дни нахождения в ежегодном отпуске, на больничном, в отпуске без содержания, в командировке и т.д. Обычно номер табеля присваивается каждому работнику и указывается при назначении заработной платы работнику.

Дата первого рабочего дня – обязательное поле, указывается дата выхода на работу после социального отпуска;

Выходные дни за период нетрудоспособности – необязательное поле, данные заполняются на основании больничного листа;

Наименование отдела на русском языке – необязательное поле, сведения (наименование) на русском языке по отделу / управлению / департаменту / предприятию (на усмотрение работодателя), откуда сотрудник вышел в социальный отпуск. Согласно данным, которые заполняются на оборотной стороне больничного листа;

Наименование отдела на казахском языке – необязательное поле, сведения (наименование) на казахском языке по отделу / управлению / департаменту / предприятию (на усмотрение работодателя), откуда сотрудник вышел в социальный отпуск. Согласно данным, которые заполняются на оборотной стороне больничного листа.

При выборе тип отпуска Без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет необходимо заполнить поля: не работал с, не работал по.

Инструкция ЕСУТД

После добавления информации можно нажать на кнопку Сохранить и в карточке договора социальный отпуск будет сохранен со статусом Ожидает подписи или же сразу отправить в ЕСУТД через кнопку Сохранить и подписать ЭЦП, после чего социальный отпуск будет со статусом Подписан.

После нажатия на кнопку Сохранить и подписать ЭЦП откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о социальном отпуске перед отправкой в ЕСУТД:

Примечание

Для того чтобы ЭЦП работало корректно, необходимо установить Программу NCALayer. В случае если программа ранее была установлена, и при подписании длительное время не проходит выполнение операции, в этом случае необходимо провести обновление версии. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10:

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТДПосле выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать СО. Социальный отпуск будет автоматически в онлайн режиме отправлен в ЕСУТД:

Инструкция ЕСУТД

Внесение изменений в социальный отпуск

Для того чтобы внести изменения, корректировки в социальный отпуск, в карточке ТД, где ниже расположена информация о социальном отпуске, выбрать действие Редактировать. Далее откроется форма для редактирования, в которой можно будет внести изменения:

Инструкция ЕСУТД

После внесенных изменений у подписанного социального отпуска будет доступна только кнопка Сохранить и подписать ЭЦП. А при редактировании локального социального отпуска будут доступны кнопки Сохранить и Сохранить и подписать ЭЦП:

Инструкция ЕСУТД

При нажатий на кнопку Сохранить и подписать ЭЦП откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о социальном отпуске перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию:

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать социальный отпуск. Социальный отпуск будет автоматически в онлайн режиме отправлен в ЕСУТД:

Инструкция ЕСУТД

Удаление социального отпуска

Для того что бы удалить Социальный отпуск необходимо в разделе Трудовые договоры выбрать нужный трудовой договор и нажать в столбце действия на кнопку Смотреть:

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется трудовой договор, где необходимо в разделе Социальные отпуска в столбце Действия нажать на кнопку Смотреть или же можно произвести удаление социального отпуска, не заходя в карточку, посредством нажатия на кнопку Удалить:

Инструкция ЕСУТД

После того, как откроется окно Социального отпуска к трудовому договору, необходимо нажать на кнопку Удалить:

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно, в котором необходимо нажать на кнопку Да, подписать ЭЦП и удалить:

Инструкция ЕСУТД

Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить удаление:

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать. Социальный отпуск будет удален:

Инструкция ЕСУТД

После подписание система отобразит сообщение Операция успешно выполнена:

Инструкция ЕСУТД

После регистрации работодателем сведений о выходе в социальный отпуск по беременности и родам ЕСУТД направляет сведения о временной нетрудоспособности и социальному отпуску по беременности и родам в АИС Электронное назначение пенсионных выплат и пособий на оказание государственной услуги Назначение социальной выплаты на случаи потери дохода в связи с беременностью и родами в проактивной форме и у работника в разделе уведомления отобразится сообщение Регистрация государственной услуги необходимо перейти по активной ссылке уведомления, система отобразит текст уведомления следующего содержания: «Уважаемый пользователь, по Вам направлена государственная услуга «Назначение социальной выплаты на случаи потери дохода в связи с беременностью и родами». Если в течении ХХ дней не поступит sms-уведомление, это означает, что проактивная услуга была прекращена и Вам необходимо обратиться в ЦОН по месту регистрации для подачи заявления на назначение социальной выплаты на случаи потери дохода в связи с беременностью и родами».

Изменение (актуализация) ИИН при смене гражданства

Для изменения (актуализации) ИИН работника (обычно ИИН меняется в случае смены гражданства), необходимо выбрать ТД сотрудника в списке договоров, напротив данного договора нажать на кнопку Действие и из выпадающего меню выбрать действие Смотреть. В карточке ТД нажать на кнопку Актуализировать ИИН.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно, где необходимо ввести ИИН и нажать на кнопку Найти. После нажатия на данную кнопку, ФИО работника заполняется автоматически. Можно отменить действие или Подписать ЭЦП и отправить.

Инструкция ЕСУТД

После успешной отправки в карточке ТД будут отображаться новые данные по сотруднику.

Автоматическая пролонгация трудового договора

В случае истечения срока действия трудового договора, если ни одна из сторон в течение последнего рабочего дня (смены) письменно не уведомила о прекращении трудовых отношений, он считается продленным на тот же срок, на который был ранее заключен, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2 статьи 51 Трудового Кодекса РК. Чтобы отразить данный пункт в системе, Работодателям на портале доступен функционал Пролонгировать.

Функционал пролонгации договора становится доступным, когда у трудового договора, зарегистрированного на определенный срок, истечет срок окончания договора. При истечении срока договора, статус договора сменится на Просроченый.

При определении на портале истекшего срока анализируются ТД, все дополнительные соглашения к нему и пролонгации, выполненные на портале ранее.

Инструкция ЕСУТД

Для того чтобы прологировать ТД, необходимо в списке договоров выбрать действие Пролонгировать или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Пролонгировать.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

После нажатия на кнопку Пролонгировать откроется страница, где необходимо заполнить следующие поля:

Срок договора – заполняется из справочника.

В зависимости от указанного срока в трудовом договоре или в дополнительном соглашении, в справочнике будет отображаться определенный срок и для выбора будет отображаться срок – на неопределенный срок.

При выборе определенного срока, необходимо указать Дату окончания действия договора из календаря.

Инструкция ЕСУТД

Для определения даты окончания действия при пролонгации договора следует учесть, что пролонгация выполняется на тот же период, что указан в договоре (или доп. соглашении) [Дата окончания действия - Дата начала действия].

Инструкция ЕСУТД

Если ТД пролонгируется на неопределенный срок, в таком случае необходимо указать соответствующее значение в сроке договора. При выборе неопределенного срока, поле Дата окончания действия договора становится неактивным.

После внесения всех сведений по пролонгации необходимо нажать на кнопку Подписать ЭЦП и отправить.

Примечание

Для того чтобы ЭЦП работало корректно, необходимо установить Программу NCALayer. В случае если программа ранее была установлена, и при подписании длительное время не проходит выполнение операции, в этом случае необходимо провести обновление версии. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10.Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.

Инструкция ЕСУТД

Сведения по пролонгации трудового договора будет автоматически в онлайн-режиме отправлены в ЕСУТД.

Дополнительный пример

Период действия ТД с 02.02.2021 года по 01.02.2022 года. Следовательно при пролонгации ТД с условием – На неопределенный срок не менее одного года, указывается дата окончания – 01.02.2023.

При выборе условия – На неопределенный срок, дата окончания ТД не указывается.

Перенос трудовых договоров в связи с реорганизацией

Для того чтобы перенести ТД в связи с реорганизацией, на портале должно быть зарегистрировано предприятие-правопреемник. Реорганизуемое предприятие и предприятие-правопреемник могут находиться в одном личном кабинете. Реорганизация выполняется во вкладке ТД, для этого нужно нажать на кнопку Смена БИН в связи с реорганизацией.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется страница, где необходимо указать:

БИН правопредшественника - предприятие, откуда необходимо перенести ТД и нажать на кнопку Проверить. При этом проверяется в базе данных юридических лиц (ЮЛ) статус реорганизуемого предприятия и соответствие БИН предприятия-правопреемника, указанному в базе ЮЛ;

Наименование – заполняется автоматоматически.

Инструкция ЕСУТД

После заполнения полей откроется страница со списком всех действующих ТД реорганизуемого предприятия. Необходимо выбрать из списка договоры, переходящие к предприятию-правопреемнику. Можно выбрать все ТД, либо можете выбрать, поставив галочку напротив трудового договора, который необходимо перенести.

После выбора ТД необходимо нажать на кнопку Подписать и отправить все ТД или Подписать и отправить выделенные. При этом проверяется в базе данных юридических лиц (ЮЛ) статус реорганизуемого предприятия и соответствие БИН предприятия-правопреемника, указанному в базе ЮЛ.

Примечание

Для того чтобы ЭЦП работало корректно, необходимо установить Программу NCALayer. В случае если программа ранее была установлена, и при подписании длительное время не проходит выполнение операции, в этом случае необходимо провести обновление версии. Необходимо пройти по ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/ и выбрать необходимый пакет для скачивания. Минимальные требования к компьютеру пользователя: Браузер: Internet Explorer 10+, Firefox 4+, Opera 10+, Google Chrome 4+, Safari 5+; Операционная система: Windows 7/8/10, Linux, OS X 10.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия-правопреемника, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.

Инструкция ЕСУТД

Перевод сотрудников между филиалами

Для осуществления перевода сотрудников между филиалами необходимо перейти в раздел Трудовые договора – Запросы на перевод работников. В запросах на перевод работников есть вкладки Исходящие и Входящие. Во входящих запросах отображаются запросы, которые поступили от другого филиала, а в исходящих запросы, отправленные текущим филиалом.

Инструкция ЕСУТД

Процесс перевода сотрудников одинаков для обоих ситуаций, когда:

  • филиалы организации могут находиться в одном личном кабинете на портале;
  • филиалы имеют свои отдельные личные кабинеты на портале.

Порядок действий перевода

1 этап. Филиалу, в который будет переведен сотрудник, то есть при осуществлении приема в организацию из другого филиала, необходимо запросить ИИН работника у другого филиала. Для этого необходимо нажать на кнопку Запросить перевод из другого филиала.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется форма, где необходимо заполнить поля для приема сотрудника:

Дата запроса – не редактируемое поле, отображается текущая дата.

БИН филиала, откуда переводится работник – необходимо указать БИН вручную.

Наименование филиала – наименование предприятия подставляется автоматически из формы контактов работодателя, если в Личном кабинете зарегистрировано несколько предприятий (например, головное предприятие, филиалы), то необходимо будет выбрать из списка предприятие, для которого будет осуществлен прием сотрудника. Внимательно выберите нужный филиал для приема сотрудника.

В разделе Данные работника (ов) в поле ИИН работника необходимо ввести ИИН работника, а также при необходимости можете добавить еще ИИНы.

Фамилия, имя и отчество, Номер договора – подставляется автоматически из формы контактов работодателя.

После заполнения полей необходимо нажать на кнопку Отправить запрос.

При успешной отправке запроса подтверждения выйдет сообщение «Запрос отправлен. Вы можете отслеживать статус запроса в разделе Запросы на перевод сотрудников» и есть возможность сразу перейти к списку запросов, нажав на кнопку Перейти к списку запросов.

Инструкция ЕСУТД

2 этап. У филиала, который переводит от себя сотрудника, во вкладке входящие появится запрос который должен подтвердить или отказать в переводе. Для этого необходимо нажать на запрос.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется дополнительное окно, где отображается инфомация по переводу. В разделе, где указаны сведения о сотрудниках, можно Передать или Отказать в переводе отметив несколько трудовых договоров одновременно или только один трудовой договор. Для этого необходимо выбрать действие нажав на кнопку Выберите.

Инструкция ЕСУТД

После выбора действие Передать ТД выходит сообщение об успешном выполнении действия.

Инструкция ЕСУТД

В открывшемся окошке необходимо нажать кнопку Ок и в списке переводов статус поменяется на Ожидает ДС.

Инструкция ЕСУТД

А в списке ТД статус данного ТД поменяется на Перевод и филиал, который передает ТД, не может редактировать, удалить, расторгнуть при статусе Перевод. Будет доступно только действие Смотреть.

Инструкция ЕСУТД

После выбора действие Отказать в переводе выходит сообщения об успешной выполнении и в списке преводов статус поменяется на Отказ.

Инструкция ЕСУТД

А в списке ТД статус остается Действующим.

Инструкция ЕСУТД

3 Этап. Филиал, который принимает сотрудника, для каждого подтвержденного сотрудника оформляет дополнительное соглашение. Для этого необходимо нажать на кнопку Выберите, напротив данного запроса. У принимающего филиала тоже есть два варианта: Создать доп.соглашение или Отказать в переводе.

Инструкция ЕСУТД

При нажатии на копку Создать доп.соглашение откроется форма для заполнения дополнительного соглашения. Для перевода по ДС необходимо выбрать обязательное условие – Смена БИН/ИИН работодателя при переводе внутри филиальной сети или в случае реорганизации, также можно выбрать дополнительные условия по созданию ДС.

В случае успешного завершения процесса перевода, ТД сотрудника и все дополнительные соглашения к договору будут автоматически перенесены на БИН нового филиала. И, если филиалы имеют разные личные кабинеты на портале, то договор и дополнительные соглашения к нему будут перенесены в личный кабинет принимающего филиала.

Если при отправке дополнительного соглашения в ЕСУТД выйдет сообщение об ошибке, то следует исправить данные в дополнительном соглашении и повторить его отправку.

Регистрация факта расторжения трудового договора

Для регистрации факта расторжения трудового договора с работником необходимо в списке договоров напротив данного договора выбрать действие Расторгнуть или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Расторгнуть.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

После нажатия на кнопку Расторгнуть выходит сообщение с предупреждением. В открывшемся окошке можно отменить действие или нажать на кнопку Понятно, все равно расторгнуть.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется форма, в которой необходимо внести информацию о расторжении трудового договора.

Дата расторжения договора – обязательное поле для заполнения, заполняется дата из календаря или ручным вводом.

Причина расторжения договора - необязательное поле для заполнения выбирается из справочника, в данном поле подключен контекстный поиск и по мере ввода данных с клавиатуры появляются имеющиеся в справочнике значения. Есть возможность добавить несколько причин расторжения нажав на кнопку +Добавить.

Расторжение ТД в связи с внедрением новых технологий (цифровизации), приводящих к повышению производительности – необязательное поле, может быть указано в случае, если выбрана причина расторжения сокращение численности штата работников.

Инструкция ЕСУТД

После добавления информации необходимо нажать на кнопку Подписать ЭЦП и расторгнуть.

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о факте расторжения трудового договора перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Необходимо ввести пароль и подписать расторжение. Данные по факту о расторжении трудового договора будут автоматически в онлайн-режиме отправлены в ЕСУТД.

Инструкция ЕСУТД

После успешной отправки выйдет сообщение и статус трудового договора в списке изменится на Расторгнутый.

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и трудовой договор можно расторгнуть в любой момент.

Внесение изменений в сведения о расторжении трудового договора

Для того чтобы внести изменения, корректировки в сведения о расторжении, в списке расторгнутых ТД необходимо выбрать ТД, напротив данного трудового договора, выбрать действие Редактировать расторжение или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Редактировать расторжение.

Инструкция ЕСУТД


Инструкция ЕСУТД

Далее откроется форма расторжения договора, где можно изменить дату расторжения договора и причину расторжения. После внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Подписать ЭЦП и расторгнуть (далее подписание ЭЦП как при расторжении).

Инструкция ЕСУТД

Примечание

Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров после внесения работодателем в ЕСУТД информации о прекращении трудового договора изменение и дополнение сведений в ЕСУТД осуществляется уполномоченным государственным органом по труду на основании обращения работодателя или работника в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.

Однако в случае, если некорректно была указаны «дата расторжения» или «причина расторжения» работодатель может самостоятельно отредактировать расторжение.

Восстановление расторгнутого трудового договора

Данный функционал используется в том случае, если расторгнутый ТД был восстановлен согласно приказу, и решение было принято согласительной комиссией или судом.

Для того чтобы восстановить ТД, в списке расторгнутых ТД необходимо выбрать ТД, напротив данного трудового договора, выбрать действие Восстановить или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Восстановить.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно с сообщением, где есть возможность отменить или восстановить через кнопку Восстановить договор.

Инструкция ЕСУТД

После откроется страница, где необходимо ввести сведения о восстановлении договора:

Дата восстановления – выбирается из календаря (не может быть позже текущей даты);

Номер приказа о восстановлении – вводится вручную;

Тип органа, вынесшего решение о восстановлении – выбирается из справочника одно из значений: согласительная комиссия, суд.

Инструкция ЕСУТД

После внесения всех данных необходимо нажать на кнопку Подписать ЭЦП и восстановить. Далее необходимо подписать ЭЦП предприятия. Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОК.

Инструкция ЕСУТД

Данные по восстановлению трудового договора будут автоматически в онлайн-режиме отправлены в ЕСУТД. При успешной отправке выйдет сообщение: Договор успешно восстановлен. В списке трудовых договоров статус поменяется с Расторгнутого на Действующий

Примечание

Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых договоров в случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении. 

Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и трудовой договор можно расторгнуть в любой момент.

Удаление трудового договора

Для того чтобы удалить договор необходимо выбрать ТД, напротив данного трудового договора, выбрать действие Удалить или же через действие Смотреть открыть карточку договора и нажать на кнопку Удалить.

Инструкция ЕСУТД

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно, где необходимо нажать на кнопку Нет, отмена или Да, подписать ЭЦП и удалить.

Инструкция ЕСУТД

Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию об удалении трудового договора перед отправкой в ЕСУТД.

Инструкция ЕСУТД

После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОK. Данные об удалении трудового договора будут автоматически в онлайн-режиме отправлены в ЕСУТД.

Инструкция ЕСУТД

При успешном удалении выйдет сообщение Договор успешно удален.

Примечание

Расторгнутый трудовой договор удалять нельзя! 

Трудовой договор можно удалять в случае, если ошибочно был зарегистрирован или ошибочно расторгнут. Согласно Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единую систему учета трудовых при выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя. 

Однако на текущий момент система не ограничивает пользователя по сроку, и трудовой договор можно удалить в любой момент.


Источник: Портал трудовых ресурсов Республики Казахстан

  • (26636)

База знаний

Комментировать материалы сайта могут зарегистрированные пользователи.
Вход с помощью STSL

6 комментариев


  • ГУЛЬЗАТ КЕНЖЕТАЕВА
    02.03.2022
    [0]
    |
    [0]
    Если я не вносила данные за 2021 год по социальному отпуску это норушения ?
    Ольга Мурзинцева
    02.03.2022
    [0]
    |
    [0]
    Добрый день. Требование по отражению в ЕСУТД социальных отпусков вступило в силу с 19 декабря 2021 года. До этого данные вносить не требовалось. 

  • ГУЛЬЗАТ КЕНЖЕТАЕВА
    02.03.2022
    [0]
    |
    [0]
    Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада 2021  вносить в есуд?
    Ольга Мурзинцева
    02.03.2022
    [0]
    |
    [0]
    Добрый день. При изменении размера оплаты труда или иных условий труда, работодатель должен внести изменение в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. При этом регистрировать изменения в ЕСУТД не требуется. 
  • ТОО IT-Set
    16.11.2023
    [0]
    |
    [0]
    Здравствуйте.
    Вопросы, возможно требующие передачи ответственным за ресурс если на них сейчас нет ответов:
    А как с ключами реализована работа - сейчас получается работать только с ключем организации, т.е. руководителя?
     
    Или можно приглашать и давать полномочия на использование персональных ключей (сотрудника кадровой службы или бухгалтера)?
    Есть (или планируется) такой же функционал по разделению обязанностей как  ИС ЭСФ?

    Если нет такого, то как же запрет (*) на передачу ключа третьему лицу (фактически кадровику)?  
    * этот запрет прописан во всевозможных правилах, в т.ч. и при выпуске ключей.
  • Динара Жидебаева
    16.02.2024
    [0]
    |
    [0]
    Добрый день! В Енбек,кз с работником трудовой договор расторгнут. Но работник вернулся через 3 месяца на прежнее место работы. Прием на работу данного работника регистрировать заново?