Как корректно восстановить остатки ГСМ в баках при расхождениях учета в 1С-Рейтинг: Бухгалтерия автотранспортного предприятия для Казахстана

В процессе эксплуатации подсистемы учета ГСМ в конфигурации 1С-Рейтинг: Бухгалтерия автотранспортного предприятия могут возникать расхождения между учетными остатками топлива в баках транспортных средств и фактическими данными. Такие расхождения, как правило, обусловлены ошибками при вводе путевых листов, несвоевременным оформлением первичных документов, корректировками задним числом, а также использованием внешних систем мониторинга (например, Omnicom).

Далее приведен регламентированный порядок восстановления остатков ГСМ в баках транспортных средств, позволяющий устранить выявленные расхождения без нарушения логики оперативного и бухгалтерского учета.

Когда возникает необходимость восстановления остатков ГСМ 

Восстановление остатков требуется в следующих ситуациях:

• учетный остаток топлива в баке отличается от фактического замера;
• система не позволяет списать ГСМ из-за отрицательного остатка;
• выявлены расхождения при сверке данных путевых листов и заправочных ведомостей;
• данные Omnicom не совпадают с учетными остатками;
• допущены ошибки при вводе первичных документов (путевые листы, заправка, слив).

Базовый принцип корректировки остатков ГСМ

Корректировка остатков топлива в баках транспортных средств выполняется исключительно через документ Акт замера ГСМ в баках.

Документ предназначен для:

• инвентаризации топлива в баках;
• приведения учетных данных к фактическим;
• корректного отражения расхождений в учете.

Документ Акт замера ГСМ в баках

Документ находится в разделе Учет ГСМ – Учет выдачи и расхода ГСМ – Акт замера ГСМ в баках.

Документ фиксирует фактический объем топлива в баках транспортных средств на выбранную дату и автоматически рассчитывает расхождения с учетными остатками.

В шапке документа Акт замера ГСМ в баках указываются следующие реквизиты:

• Организация – юридическое лицо, по которому ведется учет топлива.
• Парк машин – автопарк, к которому относится транспортное средство на момент замера.
• Автомобильная колонна – уточняет структурную принадлежность машины внутри парка (если используется учет по колоннам).
• Машина – транспортное средство, по баку которого выполняется замер фактического остатка ГСМ.
• Водитель – водитель, закрепленный за транспортным средством на дату замера.
• Операция отражения излишков ГСМ – определяет способ отражения выявленных расхождений:
• Корректировка расхода – количество расхода ГСМ, рассчитанного путевыми листами, будет отсторнировано на величину излишка. Уменьшение остатков в баке, отраженное путевыми листами, также будет отсторнировано на эту величину;
• Оприходование излишка на остатках в баке – остаток топлива в баке будет увеличен на размер излишка.

 В табличной части документа Акт замера ГСМ в баках указываются следующие данные:

• ГСМ – марка горюче-смазочного материала, по которой выполняется замер, и фактическое количество топлива в баке транспортного средства по результатам замера.
• По факту – фактическое количество топлива в баке транспортного средства, зафиксированное по результатам замера.
• По учету – учетный остаток ГСМ в баке транспортного средства на дату документа, который заполняется системой автоматически при выборе марки ГСМ по данным учета.
• Отклонение – разница между фактическим и учетным количеством топлива, рассчитываемая автоматически как разность значений реквизитов По факту и По учету, и отражающая излишек или недостачу ГСМ.

На закладке Инвентаризационная комиссия  документа указывается состав комиссии, проводящей замер топлива, а именно:

• Члены комиссии – сотрудники организации, участвующие в проведении фактического замера остатков ГСМ в баках транспортных средств.
• Председатель комиссии – ответственный сотрудник, назначаемый из состава комиссии (отмечается соответствующим флагом).

• заполнена вручную;
• заполнена автоматически с помощью команды Заполнить по остаткам.

При проведении документа Акт замера ГСМ в баках система анализирует расхождения между фактическими и учетными остатками топлива и автоматически формирует корректирующие движения в оперативном учете.

Как отражаются расхождения при проведении

При проведении документа формируются движения по следующим регистрам: 

• Остатки ГСМ в баках – корректировка учетного остатка топлива до фактического значения на дату замера;
• Расход ГСМ – отражение недостачи топлива как фактического расхода (при отрицательном отклонении);
• Учет затрат – отражение стоимости выявленной недостачи в управленческом учете (при включенном учете затрат).