Учет ГСМ в транспортных средствах: слив, списание и замер остатков в «1С Рейтинг: Бухгалтерия автотранспортного предприятия для Казахстана»

Корректный учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) — один из ключевых элементов транспортной логистики. В 1С Рейтинг: Бухгалтерия автотранспортного предприятия для Казахстана предусмотрен удобный набор инструментов для отражения всех операций с топливом: от замера остатков до слива и списания. Эти функции позволяют обеспечить прозрачность учета, исключить потери и автоматизировать контроль топлива по каждому транспортному средству.

Слив ГСМ с транспортного средства

Когда возникает необходимость вернуть топливо из баков автомобиля на склад, используется документ Слив ГСМ с транспортного средства на склад (раздел Учет ГСМ — Учет выдачи и расхода ГСМ).
Документ фиксирует объем топлива, возвращённого на склад, и при необходимости позволяет проанализировать операции в разрезе водителей — если поле Водитель заполнено.
Табличную часть документа можно заполнить автоматически по остаткам топлива в баках на дату документа по команде Заполнить по остаткам ГСМ в баках. Это упрощает работу и исключает ручной ввод данных.



Если установлен признак Корректировка выдачи, программа не только скорректирует остаток по документу, но и уменьшит количество ранее выданного топлива — то есть фактически откорректирует движение ГСМ по данному транспортному средству.

Списание ГСМ без путевых листов

Иногда требуется списать топливо без оформления путевых листов — например, при использовании ГСМ для внутренних нужд предприятия. Для этого предназначен документ Списание ГСМ (раздел Учет ГСМ — Учет выдачи и расхода ГСМ).
Документ также применяется, если в настройках раздела Учет ГСМ не установлен признак Отражать списание ГСМ путевыми листами.



Документ может быть заполнен вручную или автоматическим подбором машин и остатков топлива на нужную дату. Для анализа в отчетности операций слива ГСМ в разрезе водителей в документе следует указывать водителя транспортного средства, на которого регистрируется слив топлива (заполнение реквизита не автоматизировано).



Таким образом, документ Списание ГСМ позволяет прозрачно учитывать все случаи расхода топлива, не отраженные через путевые листы.

Замер остатков топлива в баках

Для контроля фактических остатков топлива используется документ Акт замера ГСМ в баках (раздел Учет ГСМ — Учет выдачи и расхода ГСМ).
Он фиксирует результаты инвентаризации топлива в баках конкретных транспортных средств, при необходимости — с указанием водителя.



В акте отображаются два ключевых показателя:

• По учету — остаток по данным системы;
• По факту — фактически измеренное количество топлива.

Разница между ними автоматически рассчитывается в поле Отклонение.



Если выявлен излишек, система предлагает выбрать, как его отразить:

• Корректировкой расхода — уменьшить или увеличить ранее рассчитанный расход в путевых листах;
• Оприходованием излишка — только увеличить остаток топлива в баке.

Акт замера ГСМ помогает поддерживать достоверность данных учета и своевременно корректировать расхождения между фактическими и учетными остатками топлива.
Использование документов слива, списания и замера ГСМ обеспечивает полный цикл учета топлива — от поступления и расхода до возврата и инвентаризации.
Система автоматизирует расчеты, контролирует остатки по каждому транспортному средству и помогает избежать ошибок при ручном учете.