Основные возможности распределения и отражения косвенных расходов по объектам строительства при закрытии производственных счетов в прикладном решении 1С:Бухгалтерии строительной организации

Одним из самых важных вопросов, которым задаются руководители строительных подрядных организаций, является возможность расчета финансового результата деятельности компании в каждом отчетном периоде по каждому объекту строительства, вне зависимости от стадии завершенности. Расчеты фактических результатов требуются для выявления отклонений и своевременной корректировки производственных процессов в деятельности компании.

Но в связи с тем, что не все затраты компании могут быть напрямую отнесены на конкретный проект (объект) строительства, появляется необходимость  правильного и обоснованного перераспределения косвенных расходов по отдельным заказам (проектам или объектам строительства). Данные расходы являются важнейшим фактором, который определяет уровень совокупных затрат строительной организации.

Классификация затрат по способу включения в производственную себестоимость строительной продукции представлена на схеме ниже.

Косвенными расходами принято считать затраты, которые невозможно напрямую отнести на какой-либо один определенный объект строительства. Другими словами, косвенные затраты – все прочие, кроме прямых. Они могут быть переменными или постоянными. К переменным косвенным затратам можно отнести следующие: содержание оборудования и средств механизации, электроэнергия, оплата труда работников вспомогательных производств. К постоянным - арендная плата, страхование, налоги, амортизация.

Основные возможности по управлению косвенными затратами, используемые в типовом решении «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8», на базе которого разработан продукт «1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана», представлены двумя основными методами определения себестоимости отдельных видов продукции. Эти методы различаются по процедуре распределения косвенных расходов. Первый - на основе определенной базы распределения, то есть все косвенные расходы предприятия учитываются на счете 8410 Накладные расходы, и в конце отчетного периода производится их распределение по видам продукции на основе единой базы (объем выпуска, плановая себестоимость, оплата труда, материальные затраты, процентом). При использовании второго метода, косвенные расходы учитываются на счете 8410 Накладные расходы отдельно по подразделениям, в конце отчетного периода распределение косвенных расходов производится по видам продукции каждого подразделения. То есть, в традиционных производствах (там, где легко регистрируется физическая выработка или объем продукции) чаще всего в качестве базы распределения принимают один час прямого труда, либо одну единицу продукции. 

В случае строительной организации, при разнообразии строительных процессов по технологической сложности, регистрация такого показателя не только нелогична, но и практически невозможна. Косвенные затраты должны распределяться между проектами (объектами) по некоторой базе, в качестве которой выбирают показатель, наилучшим образом характеризующий потребление этого вида ресурсов (затрат). Здесь следует распределять каждую статью затрат на отдельном основании (например, затраты на электроэнергию — пропорционально отработанным машино-часам, затраты на страхование – оплате труда), либо при помощи группировки статей затрат и распределения их по определенному методу. Распределение косвенных затрат дает возможность сформировать производственную себестоимость по каждому объекту или подразделению. Итоговый результат не изменится, но, в зависимости от базы распределения, результаты по каждому подразделению или объекту  будут различаться. Такое разделение является немаловажным фактором для анализа деятельности подразделений, выявления отставаний и корректировки производственных процессов.

Поэтому для автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета строительно-монтажных работ по объектам строительства в прикладном решении «1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана» включены  дополнительные возможности по управлению косвенными затратами. Они позволят избежать методологических нарушений, а также искажения структуры себестоимости выполненных работ (услуг).

Для формирования достоверной информации по косвенным расходам организации, аналитический учет на счете 8410 Накладные расходы следует вести с необходимой степенью детализации. Затраты на механизацию строительно-монтажных работ в прикладном решении учитываются на отдельном счете 8420 Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов в разрезе элементов справочника Машины и механизмы, то есть затраты можно учитывать как по собственным машинам, так и по арендованным.

По окончании периода затраты со счетов 8410 и 8420 переносятся на счета прямых производственных затрат при помощи специальных механизмов распределения и отражения.

В данной методической статье будут рассмотрены следующие вопросы:

• Настройки параметров учета строительной организации для распределения затрат по объектам строительства.
• Механизмы распределения и отражения общих затрат по объектам (в случае, когда известны объекты и доли для распределения затрат).
• Методы распределения косвенных расходов (в случае, если невозможно выделить определенный объект и доли, и затраты можно распределить согласно другой  базы распределения).
• Распределение и отражение затрат на эксплуатацию машин и механизмов по объектам строительства.
• Регламентная операция закрытия производственных счетов.

Настройки параметров учета строительной организации для распределения затрат по объектам строительства

Перед началом работы необходимо в информационной базе провести корректные настройки параметров учета строительной организации. Обработка Изменение настроек учета (строительная организация) предназначена для изменения основных параметров, определяющих функционирование учетных механизмов прикладного решения (раздел Строительная организация → Сервис). Для установки возможности распределения затрат на объекты по долям необходимо на закладке Основное установить соответствующие признаки.

Для ряда затрат, поступающих в целом, но требующих распределения на объекты строительства пропорционально каким-либо правилам, используются виды распределения по объектам строительства с установкой правил распределения по ним. Справочник Виды распределения по объектам строительства хранит перечень используемых видов распределения затрат между объектами строительства (раздел Строительная организация → Настройки учета). Если в виде распределения указан проект, тогда в его состав будут входить объекты, принадлежащие одному строительному проекту.

Состав вида распределения периодический и устанавливается документом Установки долей распределения по объектам строительства (раздел Строительная организация → Настройки учета). В документе указывается настраиваемый вид распределения, а также список объектов строительства с указанием долей распределения (для составления пропорции распределения).

При изменении состава достаточно ввести на дату изменения еще один документ, в котором указать объекты строительства, по которым изменилась доля, и указать новую долю. Или же указать объекты строительства, добавленные в состав. Если какой-то объект следует исключить из состава распределения, то его доля устанавливается равной 0.

С целью создания единой картины учета в данной статье описаны два способа  распределения и отражения косвенных расходов со счета  8410 Накладные расходы:

1. Механизмы распределения и отражения общих затрат по объектам (в случае, когда известны объекты и доли для распределения затрат).

2. Методы распределения косвенных расходов (в случае, если невозможно выделить определенный объект и доли, и затраты можно распределить согласно другой  базы распределения).

Механизмы распределения и отражения общих затрат по объектам (в случае, когда известны объекты и доли для распределения затрат)

В случае, когда общие косвенные затраты со счета 8410 Накладные расходы могут быть отнесены на один какой-либо конкретный объект строительства, либо перераспределены между объектами по долям, применяются нижеследующие механизмы.

Стандартная схема отражения заработной платы в бухгалтерском учете, при которой начисленные суммы отражаются по счетам затрат на основании кадровых данных и настроенных порядков отражения, может быть расширена при помощи описанных далее механизмов.

Регистр сведений Настройки распределения заработной платы по объектам строительства (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Трудовые затраты)

При помощи данного регистра настраивается распределение по объектам строительства заработной платы сотрудников, начисление заработной платы которых производится не на основании сдельных нарядов и нарядов на работу техники, например, вспомогательный персонал, АУП и т.д.

В поле Отражение по объектам строительства указывается на выбор:

• конкретный объект строительства

• вид распределения по объектам

Необходимо обязательно указать подразделение, для сотрудников которого производится настройка. Также можно указать должность для более детальной настройки. Если должность не указана, тогда настройка применяется ко всем сотрудникам подразделения. Если за расчетный период по сотруднику были введены сдельные наряды или наряды на работу техники, тогда данные настройки не применяются, а используются данные нарядов.

Регистр сведений Настройки отражения повременной заработной платы, распределенной по объектам строительства (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Трудовые затраты)

Данный регистр позволяет переопределить способы отражения заработной платы в регламентированном учете в распределении начислений в табеле рабочего времени. В случае, если для сотрудника зарегистрировано рабочее время по сдельным нарядам, путевым листам или рапортам о работе строительных механизмов, относящееся к определенному объекту строительства, доля распределения по данному объекту отражается способом по умолчанию для сотрудника. Но если по такому объекту настроить правило в данном регистре, доля распределения будет отражена по способу, указанному здесь.

Стандартная схема отражения расходов по амортизации в бухгалтерском учете, при которой рассчитанные суммы отражаются по счетам затрат на основании настроенных порядков отражения, может быть расширена при помощи описанных далее механизмов.

Регистр сведений Настройки распределения амортизации непроизводственных ОС (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Прочие затраты)

Этот регистр позволяет задать настройки распределения амортизации для основных средств, не являющихся производственными, то есть по которым не составляются путевые листы и рапорты о работе строительных механизмов.

Настройки можно создать как для подразделения, в котором находятся ОС, так и отдельно для основного средства. В случае, если настройка устанавливается для подразделения,   поле Основное средство не заполняется. Если же настройку необходимо установить для основного средства отдельно, то оно указывается в поле Основное средство.

В поле Отражение по объектам строительства указывается на выбор:

• конкретный объект строительства
  

• вид распределения по объектам

Регистр сведений Настройки распределения амортизации НМА (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Прочие затраты)

При помощи данного регистра создаются настройки распределения амортизации для НМА, способ расчета амортизации которых - не от выработки.

В поле Отражение по объектам строительства указывается:

• конкретный объект строительства

• вид распределения по объектам

Регистр сведений Настройки отражения амортизации, распределенной по объектам строительства (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Прочие затраты)

Данный регистр позволяет переопределить способы отражения расходов по амортизации внеоборотных активов в том случае, если при расчете амортизации для внеоборотного актива определена сумма амортизации, приходящаяся на конкретный объект строительства (либо от выработки, либо по прочим данным). В этом регистре можно указать способ отражения для объекта строительства. Амортизация всех внеобортных активов, распределенная на него, будет отображаться по данному способу.

Методы распределения косвенных расходов (в случае, если невозможно выделить определенный объект и доли, и затраты можно распределить согласно другой  базы распределения)

Случаются ситуации, когда невозможно произвести распределение и отражение косвенных затрат по механизмам, указанным выше. Тогда можно применить иной инструмент, который позволит настроить способы распределения затрат.

Информация о возможных способах распределения накладных общепроизводственных расходов содержится в справочнике Методы распределения косвенных расходов.

Данный справочник, по сути, задает все возможные схемы распределения накладных расходов, применяемых предприятием. Основная его задача состоит в перечислении счетов и аналитики производственных расходов, на которые будут отнесены накладные расходы со счета 8410. Система аналитики может быть задана полностью или частично.

В случае, если в качестве аналитики распределения указаны конкретные подразделения, номенклатурные группы, статьи затрат, то накладные расходы будут закрыты на указанную аналитику. Например, если затраты по амортизации оборудования необходимо распределить только на два подразделения, в которых использовалась данная техника, то в табличной части Аналитика распределения косвенных расходов необходимо указать именно эти два подразделения.

В случае, если затраты необходимо распределить на все подразделения и номенклатурные группы предприятия, то в схеме закрытия создается единственная строка с незаполненным значением аналитики. В общем случае, можно сказать, что пустое значение объектов аналитики в табличной части метода распределения накладных расходов означает, что соответствующие расходы будут распределены на все объекты аналитики, имеющую аналогичную базу накладных расходов.

Например, если затраты по электроэнергии необходимо распределить на все подразделения основного производства, задействованные в процессе, то можно создать отдельный метод распределения расходов, где в качестве базы распределения указать Материальные затраты. В табличной части необходимо создать строку, в которой указать счет закрытия (8110) и оставить незаполненными сведения о подразделении, номенклатурной группе и статье затрат закрытия. В результате применения такой схемы накладные расходы будут распределены на все подразделения и номенклатурные группы основного производства (счет 8110).

Для разных категорий накладных расходов могут применяться разные схемы распределения накладных затрат. Эти настройки выполняются в регистре сведений Методы распределения косвенных расходов организаций.

Еще один метод распределения накладных общепроизводственных расходов – процентом. Данная база распределения позволяет распределить все накладные расходы или какую-либо их часть между разными производственными счетами и / или аналитикой затрат пропорционально заданным процентам.

Метод можно использовать в том случае, если потребление расходов каким-либо образом нормировано, но не связано напрямую с объемом выпуска или трудовыми, материальными затратами. Например, расходы по отоплению производственных помещений зависят напрямую от размера помещения. В этом случае можно рассчитать процент потребления расходов каждым подразделением и указать их в качестве базы распределения таких расходов.

Необходимо обратить внимание на то, что при выборе базы распределения процентом необходимо в обязательном порядке указывать всю аналитику на счетах закрытия, на которые будут отнесены накладные общепроизводственные расходы.

Для создания нового метода распределения косвенных расходов необходимо последовательно выполнить следующие операции.

В регистре сведений Методы распределения косвенных расходов организаций (раздел Предприятие → Учетная политика) добавляется новый элемент при помощи кнопки Создать.

Для регистрации нового метода необходимо заполнить следующие реквизиты:

• период -  задается датой, с которой начнет действовать создаваемый метод. В том случае, если имеется необходимость в последующих периодах применять другое распределение,  то следует создавать каждый раз новый метод. Текущей будет считаться та запись, которая создана более поздней датой.
• организация -  в данном реквизите необходимо указать организацию, для которой будет применяться данный метод.
• структурное подразделение - заполняется только в том случае, если необходимо распределять затраты структурного подразделения, числящегося на отдельном балансе предприятия. В том случае, если требуется распределение затрат подразделения, входящего в состав организации, поле «Структурное подразделение» остается незаполненным.
• статья затрат - указывается статья затрат, необходимая для распределения.
• подразделение – в данном реквизите указывается подразделение организации, затраты которого будут распределены.

Счета затрат бухгалтерского и налогового учета заполняются по умолчанию значениями предопределенных счетов 8410 Накладные расходы и 8400Н Накладные расходы соответственно.  

Для заполнения реквизита Метод распределения затрат выбирается нужный метод из справочника Методы распределения косвенных расходов. В случае отсутствия необходимого метода, в справочнике добавляется новый элемент по кнопке Создать.

При создании  нового метода заполняются следующие реквизиты документа:

• наименование - задается наименование метода в произвольной, но понятной для пользователя форме.
• организация – указывается организация, в которой будет применяться данный метод.
• база распределения - выбирается из предопределенного списка, в который включены возможные базы распределения, такие как: объем выпуска, плановая себестоимость, оплата труда, материальные затраты, процентом, не распределяется.
• аналитика распределения косвенных расходов - табличная часть заполняется данными счета закрытия затрат с детализацией по подразделениям, номенклатурным группам и статьям затрат. Как уже было указано выше, имеется возможность не заполнять табличную часть с детализацией, в таком случае затраты будут распределены на все подразделения основного счета закрытия. 

После заполнения данных необходимо сохранить созданный метод, нажав Записать и закрыть.

Распределение и отражение затрат на эксплуатацию машин и механизмов по объектам строительства

Учет затрат на механизацию строительно-монтажных работ организован на счете 8420 Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов в разрезе аналитики по субконто Строительные машины и механизмы, представленном  справочником Машины. На счете 8420 Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов имеется возможность учитывать затраты как по собственным машинам, так и по арендованным.

В течение периода все затраты  на данном счете скапливаются в разрезе аналитик Подразделения, Строительные машины и механизмы и Статьи затрат. Здесь могут быть отражены полученные услуги по ремонту, аренде и прочему обслуживанию машин и механизмов.

По окончании периода все затраты со счета 8420 переносятся на счета прямых производственных затрат документом Отражение затрат на эксплуатацию машин и механизмов в производстве (раздел Управление затратами на выполнение СМР → Затраты на механизацию СМР). Данный документ оформляется один раз в месяц  последней датой отчетного периода перед выполнением операций по закрытию месяца. При проведении документа затраты на эксплуатацию машин и механизмов списываются со счета 8420 Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов в основное производство (или на другие счета учета затрат по выполнению СМР) пропорционально стоимости машино-часов и других параметров, отработанных по объектам строительства.

Для формирования документа необходимо указывать месяц, за который производится расчет. Строки табличной части могут быть заполнены вручную или автоматически. Автоматически таблица заполнится на основании закрытых за отчетный период путевых листов и/или рапортов о работе механизмов по нажатию кнопки Автозаполнение.

Регламентная операция закрытия производственных счетов

После списания суммарных затрат, накопленных  на счете 8420 Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов в основное производство, выполняется регламентная операция  по закрытию производственных счетов и переносу незавершенного производства документом Закрытие месяца, в рамках которой в основное производство списываются затраты, накопленные на счете 8410 Накладные расходы (раздел Операции → Регламентные операции). Данный документ формируется последним днем отчетного периода после создания всех необходимых документов по распределению и отражению косвенных затрат. Для закрытия производственных счетов в перечне статей регламентных операций бухгалтерского и налогового учета необходимо установить соответствующий признак. 

После проведения регламентной операции Закрытие месяца все косвенные расходы отражаются на счете учета основного производства в соответствии с указанными механизмами распределения и отражения затрат.

Таким образом, прикладное решение «1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана» предоставляет пользователям возможность использования особых механизмов для распределения и отражения косвенных расходов, которые необходимы в связи со спецификой деятельности строительной организации.

Рассмотренные выше механизмы  распределения и отражения затрат способствуют формированию правильного и обоснованного перераспределения косвенных расходов по отдельным заказам (проектам или объектам строительства). Это является немаловажным фактором для анализа деятельности строительной организации как в разрезе отдельных объектов и подразделений, так и всего предприятия в целом. В свою очередь, оперативный анализ и выявление отклонений позволяют скорректировать производственную деятельность организации для получения необходимого результата.