Правила проверки ведения учета в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана

При работе с учетной системой встречаются ситуации, связанные с внесением некорректных данных, допущением ошибок, обусловленных разными причинами.

В статье рассмотрели, как в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана, ред. 3.0 можно минимизировать подобные ситуации с помощью встроенной системы проверки учета.

Настройка правил проверки учета

Проверка позволяет выявить ошибки, оценить правильность оформления операций и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Для выполнения проверки ведения учета и выявления ошибок используется сервис Правила проверки учета, который открывается через раздел Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – гиперссылка Правила проверки учета.

 

Программа позволяет автоматически контролировать корректность учета данных базы по определенным правилам. 

По умолчанию в программе включены все предусмотренные проверки. При этом часть проверок проводится в «фоновом» режиме автоматически по заданному расписанию. 

 
При необходимости отключения какой-либо проверки необходимо открыть настройки конкретной проверки и снять признак Использование.

 

Кроме того, в настройках каждого вида проверки можно задать свое расписание ее проведения. Таким образом, для каждого вида проверки можно установить порядок выполнения: по общему или индивидуальному расписанию.

 

Для того, чтобы отключить выполнение проверки в автоматическом режиме, необходимо снять признак Выполняется в фоне по расписанию.

 

В случае, когда автоматический запуск проверки не используется или возникает необходимость выполнить проверку без учета расписания можно запустить проверку «вручную».

При этом выполнить проверку можно как для всех правил, так и какого-то конкретно правила. Для этого нужно открыть настройки проверки или позиционироваться на нужной строке в списке правил проверки и запустить ее с помощью команды Выполнить проверку.

 

Параметры выполнения Правил проверки учета

Для каждого вида проверки предусмотрены свои условия выполнения.

На закладке Параметры проверки указываются причины, которые приводят к ошибке и рекомендации по ее исправлению.

Также для каждого вида проверки устанавливается важность проблемы с детализацией по типам важности:

• Информация / Важная информация – просмотреть и принять к сведению.
• Предупреждение – рекомендация по исправлению данных.
• Ошибка – может привести к серьезным последствиям и подлежит исправлению.
• Полезный совет – рекомендация по совершенствованию программы.

 

По умолчанию при запуске проверки система выполняет проверку за весь период учета по всем организациям, от имени которых ведется учет в системе. Чтобы ускорить процесс проверки можно установить ограничение по периоду, который требуется проверять. Для этого в настройках проверки на закладке Дополнительно необходимо указать дату начала. 

Также можно настроить Лимит проблем, что позволяет определить ограничение на количество проблем, выявляемых конкретной проверкой.

Выполнение проверки и исправление ошибок 

В случае обнаружения некорректного ведения учета система отображает такие объекты с помощью условных обозначений в виде пиктограмм. Они могут быть разными в зависимости от проблемы: желтый или красный треугольник, круг и т.д.

Для оповещения пользователя о проблемных объектах в окне списка объектов конфигурации (список документов или форма списка справочника) предусмотрена дополнительная колонка с соответствующим значком.

Если при проверке обнаружена ошибка, связанная с заполнением данных, то такой объект помечается значком в виде восклицательного знака – индикатор ошибки. 

 

После исправления проблемной ситуации объекты учета переходят в статус Ожидает проверки, о чем сообщает информационное сообщение и соответствующий значок в форме списка. 

 

После исправления ошибки обнаруженных ошибок можно заново «вручную» запустить проверку учета. Если проверка в «ручном» режиме не будет запущена, то через некоторое время объект будет проверен по заданному расписанию и при исправлении ситуации значок и информационное сообщение Ожидает проверки исчезнет. 

Анализ обнаруженных ошибок и работа с рекомендациями

Результаты проведенных проверок отражаются в отчете Контроль ведения учета, который формируется из окна сервиса по кнопке Отчеты - Результаты проверки учета.

 

Для формирования отчета по конкретной проверке необходимо позиционироваться на нужном виде проверки и сформировать отчет. Если необходимо вывести в отчет результаты одновременно по нескольким видам проверки их необходимо выделить в списке с помощью клавиши Ctrl и затем нажать на кнопку Отчеты - Результаты проверки учета.

 

По результатам проведенных проверок в отчете Контроль ведения учета отображается описание выявленных проблем и способов их устранения. При этом перейти к исправлению ошибки можно непосредственно из отчета.

После исправления обнаруженных ошибок рекомендуется заново запустить проверку учета и убедиться, что все ошибки исправлены.

Таким образом, использование сервиса Правила проверки учета, позволяет избежать ошибок ввода данных при ведении учета.