Первичные документы в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана: учет состояния оригиналов и настройка контроля

Узнайте, как в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана вести учет оригиналов первичных документов: как настроить контроль, где фиксировать сведения о наличии оригинала и отслеживать отсутствие подписанных документов.

Учет и контроль оригиналов документов: почему это важно

В повседневной работе бухгалтер сталкивается с большим количеством первичных документов. При этом важно не только правильно отразить операции в учете, но и получить от контрагента подписанный оригинал. Если этот процесс не держать под контролем, легко возникают ситуации, когда документы теряются, задерживаются или остаются неподписанными. В результате - риски при проверках, сложности с подтверждением расходов и дополнительные затраты времени на поиск и восстановление документов.

Особенно это заметно при большом потоке операций: без наглядных инструментов контроля сложно быстро понять, на каком этапе находится каждый документ – напечатан ли он, передан на подпись или уже возвращен с подписью. В итоге бухгалтеру приходится держать это в голове или вести дополнительные списки, что увеличивает нагрузку и повышает вероятность ошибок.

Требования законодательства к учету первичных документов

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

При этом хозяйственные операции подлежат отражению в учете исключительно при наличии оригиналов подтверждающих первичных документов, что закреплено пунктом 16 главы 3 Приказа Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

В свою очередь, согласно пункту 2 статьи 1 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы представляют собой документальное свидетельство факта совершения хозяйственной операции или события – как на бумажном, так и на электронном носителе. Именно на их основании ведется бухгалтерский учет.

Формы первичных документов утверждены Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

В 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана реализован механизм учета оригиналов первичных документов. Он позволяет оперативно отслеживать состояние каждого документа, определять, какие оригиналы уже получены, а какие требуют контроля, и системно управлять документооборотом.

По каким документам ведется учет оригиналов

Контроль оригиналов применяется к ряду учетных документов, включая:

• Авансовый отчет.
• Поступление ТМЗ и услуг.
• Поступление доп. расходов.
• Реализация ТМЗ и услуг.
• Возвраты ТМЗ.
• Поступление НМА;
• Передача ОС и Передача НМА;
• Акт об оказании производственных услуг;
• Передача ТМЗ;
• Поступление из переработки;
• Реализация услуг по переработке.

Состояния оригиналов: как работает механизм

Учетная система использует набор состояний, отражающих этапы обработки документов, который хранится в справочнике Состояния оригиналов первичных документов (раздел Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки).

В справочник уже добавлены предопределенные элементы:

• Форма напечатана – присваивается автоматически при выводе документа на печать.
• Оригинал получен – устанавливается пользователем после получения подписанного экземпляра.

Если никаких действий с оригиналом не выполнялось, то для состояния по умолчанию устанавливается значение Неизвестно.

При необходимости пользователь может дополнить перечень состояний новыми значениями с учетом внутренних процессов компании. 

Например, можно добавить состояние Оригинал передан на подпись контрагенту, что позволяет более детально контролировать этапы передачи документов.

Учет состояний оригиналов ведется отдельно по каждой печатной форме учетного документа. Это связано с тем, что в рамках одной операции может формироваться несколько печатных форм. При этом, если не все формы возвращены с подписью, документ получает состояние Оригиналы не все.