Как проверить отчет о движении денежных средств в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана?

Отчет о движении денежных средств можно проверить по данным бухгалтерского учета и расшифровать показатели до отдельных операций. Для этого необходимо сопоставить остатки денежных средств на начало и конец периода, проверить поступления и выбытия, а также правильность указания статей движения денежных средств. В 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана для проверки данных можно использовать стандартный отчет Анализ субконто (бух.), настроив его по виду субконто Статья движения денежных средств.

В статье рассмотрим, как выполнить такую проверку в 1С и найти возможные расхождения.

Для чего проверять отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает, как изменились денежные средства организации за отчетный период и за счет каких операций произошло это изменение.

При проверке важно оценить не только то, что итоговая сумма денежных средств совпадает с бухгалтерским учетом, но и структуру движения:

• все ли поступления и выбытия денежных средств отражены в отчете;
• правильно ли определены виды движения денежных средств;
• корректно ли указаны статьи движения денежных средств;
• правильно ли операции распределены по видам деятельности;
• соответствует ли информация в отчете фактическим документам учета.

Как сформировать Отчет о движении денежных средств в 1С

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) отражает поступление и выбытие денежных средств организации за отчетный период. В зависимости от применяемой формы финансовой отчетности он может формироваться в утвержденной или произвольной форме.

В 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана, ред. 3.0 реализованы варианты финансового отчета, предусмотренные для субъектов крупного, а также малого и среднего предпринимательства.

Для формирования утвержденной формы используется Отчет о движении денег (прямой метод), который находится в разделе Отчеты - Регламентированные отчеты.

При создании отчета указываются организация и период. В зависимости от задачи отчет можно сформировать за месяц, квартал, год или произвольный период.

Как заполнить Отчет о движении денежных средств в 1С

В верхней части формы отчета настраивается единица вывода данных: в теңге, тысячах теңге, миллионах теңге.

После настроек отчет можно заполнить автоматически данными, содержащимися в учетной системе по кнопке Заполнить.

В отчете строки, выделенные желтым цветом, могут быть скорректированы вручную. Для данных строк доступна возможность расшифровки по кнопке Расшифровка.

Строки, не имеющие цветовой заливки, рассчитываются автоматически на основе данных других строк (итоговые строки) и не подлежат ручной корректировке и расшифровке.

Виды деятельности в отчете о движении денежных средств

Данные ОДДС формируются в разрезе трех видов деятельности:

• операционной;
• инвестиционной;
• финансовой.

Поэтому при проверке важно контролировать не только общую сумму движения денег, но и правильность распределения операций между этими видами деятельности.

Заполнение раздела Операционная деятельность

Операционная деятельность связана с основной деятельностью организации и текущими хозяйственными операциями.

К ней могут относиться:

• поступления от покупателей за товары, работы и услуги;
• выплаты поставщикам и подрядчикам;
• выплата заработной платы;
• уплата налогов;
• уплата процентов по полученным займам и кредитам;
• другие поступления и выплаты, связанные с текущей деятельностью.

Заполнение раздела Инвестиционная деятельность

Инвестиционная деятельность связана с приобретением и выбытием долгосрочных активов и другими инвестиционными операциями.

Например:

• поступление денежных средств от продажи основных средств и НМА;
• приобретение основных средств и НМА;
• предоставление займов другим организациям;
• получение денежных средств по предоставленным займам;
• операции с отдельными финансовыми инструментами.

Заполнение раздела Финансовая деятельность

Финансовая деятельность связана с изменением состава капитала и заемных средств организации.

К таким операциям относятся, например:

• получение займов и кредитов;
• погашение займов и кредитов;
• поступление средств от выпуска долевых или долговых инструментов;
• выплаты собственникам.

Таким образом, при проверке ОДДС необходимо определить не только поступление или выбытие, но и вид деятельности, к которому относится операция.

Настройка статей движения денежных средств для заполнения отчета

В рамках конфигурации формирование финансового отчета по видам деятельности выполняется на основании движений по счетам учета денежных средств, с учетом аналитики Статья движения денежных средств (статья ДДС).

Справочник Статьи движения денежных средств доступен в разделе Банк и касса - Справочники и настройки.

Для каждой статьи указываются параметры, которые используются при отражении денежных операций:

• Наименование;
• Разрез деятельности;
• Вид движения;
• Движение денежных средств.

Именно настройки статьи ДДС определяют, к какому виду деятельности и по какой строке отчета будет отражено соответствующее движение денежных средств.

Указанный в статье ДДС вид деятельности (операционная, инвестиционная или финансовая) определяет раздел отчета, в котором будут отражены данные по операциям движения средств.

Также в карточке элемента справочника указывается вид движения: поступление или выбытие. При заполнении каждого документа, содержащего данные о ДДС, необходимо указывать вид движения, который аналогичен виду операции документа.

Необходимо учитывать, что вид движения денежного документа (например, платежного поручения или кассового ордера) и вид статьи ДДС в документе должны совпадать.

Почему важно правильно указать статью ДДС

При проведении документа движения денежных средств программа использует указанную в нем статью ДДС. Правильное указание статьи движения денежных средств при заполнении документов позволяет формировать отчет о движении денежных средств без ошибок.

Таким образом, если статья ДДС выбрана неправильно, общая сумма денежных средств в учете может остаться корректной, но в ОДДС операция попадет в другую строку или раздел.

Проверка данных Отчета о движении денежных средств в 1С

Для проверки заполнения ОДДС можно использовать отчет Анализ субконто (бух.), который находится в разделе Отчеты - Бухгалтерский учет - Анализ субконто (бух.).

При открытии отчета Анализ субконто (бух.) указываются организация и период, аналогичные периоду регламентированного Отчета о движении денежных средств (прямой метод). Также выполняются необходимые настройки параметров отчета по кнопке Показать настройки.

Для быстрой проверки финансового отчета необходимо выполнить следующие настройки отчета Анализ субконто (бух.):

• на закладке Виды субконто по кнопке Добавить устанавливается вид субконто Статья движения денежных средств;

• на закладке Группировка по кнопке Добавить устанавливаются значения, аналогичные данным отчета о движении денежных средств: разрез деятельности, вид движения, движение денежных средств. Настройку По субсчетам нужно отключить.

После выполнения необходимых настроек, по кнопке Сформировать формируется непосредственно сам отчет Анализ субконто (бух.). В отчете Анализ субконто (бух.) при указанных настройках данные формируются в том же виде, что и в финансовом отчете.

В отчете Анализ субконто (бух.) при выборе строки с данными о суммах оборота, возможен переход двойным щелчком к отчету Карточка счета, где детально отражены сведения о документах, которые сформировали движения по указанной статье ДДС.

Таким образом, отчет Анализ субконто (бух.) позволяет сопоставить данные, сформированные по статьям движения денежных средств, с показателями финансового отчета и при необходимости определить документы, которыми сформированы соответствующие обороты.

На что следует обратить внимание при проверке Отчета о движении денежных средств

Особое внимание следует уделить операциям, при которых денежные средства перемещаются, но экономического притока или оттока денежных средств для организации в целом не возникает.

В отчете Анализ субконто (бух.) отражаются внутренние движения денежных средств, которые в регламентированном отчете Отчет о движении денежных средств (прямой метод) не учитываются. К таким видам движений средств относятся, например, перевод средств со счета на счет предприятия или зачисление кассовой выручки на лицевой счет предприятия.

При проверке финансового Отчета о движении денежных средств с помощью сведений, указанных в отчете Анализ субконто (бух.), необходимо исключить суммы по внутренним движениям.

Например, следует исключать обороты по статье Перевод денежных средств с одного расчетного счета организации на другой.

Аналогично следует анализировать операции по инкассации, переводы между кассами и другие операции, связанные с внутренним перемещением денежных средств.

Если такие операции отражены неправильно, они могут повлиять на показатели движения денежных средств.

Что делать, если сумма в Отчете о движении денежных средств не совпадает с данными бухгалтерского учета

Если данные Отчета о движении денежных средств отличаются от бухгалтерских данных, рекомендуется последовательно выполнить проверку:

1. Найти проблемную строку ОДДС.

Определить, какая сумма вызывает расхождение.

2. Определить статью ДДС.

С помощью отчета Анализ субконто проверить, какие статьи сформировали показатель.

3. Расшифровать статью до документов.

Использовать отчет Карточка счета.

4. Проверить документы оплаты.

Открыть документы, сформировавшие сумму.

5. Проверить вид движения и статью ДДС.

Убедиться, что операция классифицирована правильно.

6. Исправить исходную операцию.

Скорректировать документ, в котором обнаружена ошибка.

7. Перезаполнить отчет.

После корректировки документа повторно сформировать ОДДС.

Распространенные ошибки при проверке Отчета о движении денежных средств

Ошибка	Как проявляется	Что проверить и как исправить
В первичном документе указана неверная статья ДДС.	Сумма попадает не в ту строку отчета.	Проверить и при необходимости изменить статью движения денежных средств в документе.
Неверный вид движения в статье ДДС.	Сумма попадает не в тот раздел. Например, сумма поступления попадает в раздел выбытия ДС.	Проверить соответствие вида движения фактической операции. Для операций поступления ДС используются статьи с видом движения Поступление, для операций расхода ДС – с видом Выбытие.
Не заполнена аналитика по статье ДДС в документе.	Сумма не отражается в конкретной строке, а попадает в строку Прочие поступления или Прочие выплаты.	Найти документы с пустой аналитикой и заполнить статью ДДС.
Не исключено внутреннее перемещение ДС.	При сравнении с отчетом Анализ субконто возникает расхождение.	Исключить из сопоставления внутренние движения денежных средств.
Указан разный период.	В ОДДС и бухгалтерских отчетах формируются разные суммы.	Установить одинаковый период и повторно сформировать отчеты.

Проверка отчета о движении денежных средств в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана, ред. 3.0 позволяет не только сопоставить итоговые показатели ОДДС с данными бухгалтерского учета, но и определить, какие документы сформировали конкретную сумму. Для этого необходимо проверить статьи и виды движения денежных средств, сформировать Анализ субконто (бух.) и при необходимости расшифровать обороты до первичных документов. При сопоставлении данных важно исключать внутренние движения денежных средств, которые отражаются в бухгалтерском анализе, но не учитываются в ОДДС как внешние поступления и выбытия.

Основной принцип проверки: от показателя отчета - к статье ДДС, от статьи - к первичному документу. Такой подход помогает быстро определить причину расхождения и исправить ее в исходном учете, а не корректировать вручную сам отчет.