В деятельности предприятия возникают ситуации выдачи денежных средств сотрудникам «в подотчет».
К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение товарно-материальных ценностей, командировочные и представительские расходы, оплата за оказанные услуги, выполненные работы, оплата хозяйственных расходов, которые осуществляются работником за счет средств предприятия.
Рассмотрим подробнее следующие понятия, входящие в систему взаиморасчетов с подотчетными лицами:
При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо руководствоваться «Правилами ведения бухгалтерского учета», утвержденными Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 и иными законодательными актами РК.
Правилами ведения бухгалтерского учета регламентируется механизм выдачи денежных средств в подотчет и оформление соответствующих первичных документов.
Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника в соответствии с учетной политикой предприятия и в зависимости от назначения аванса, устанавливаются сроки предоставления отчетности и возврата денежных средств.
Выдача денежных средств лицу, не предоставившему отчет за предыдущий полученный аванс, не производится.
После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода. Предоставленный отчет проверяется главным бухгалтером (иным ответственным лицом) и утверждается руководителем предприятия.
Форма авансового отчета утверждена приказом Министра финансов РК
«Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562.
Неиспользованные суммы аванса возвращаются подотчетным лицом в кассу предприятия или могут быть удержаны из доходов сотрудника в случае несвоевременного возврата им остатка денежных средств. Если произошел перерасход денежных средств, то сотруднику выплачивается сумма перерасхода, на основании составленного сотрудником и утвержденного руководителем авансового отчета.
В случае, если предприятие является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее НДС), при составлении авансового отчета необходимо указывать сумму НДС и сумму расходов без НДС. Данное заполнение позволит в дальнейшем произвести корректное отнесение суммы НДС в зачет.
При выдаче денежных средств в подотчет, в бухгалтерском учете формируется краткосрочная кредиторская задолженность работников. Данная задолженность погашается отчетными документами, подтверждающими расход выданных средств.
Выдача денежных средств на командировочные и представительские расходы относится на расходы предприятия. В соответствии с Налоговым Кодексом РК расходы налогоплательщика (юридического лица), связанные с хозяйственной деятельностью, относятся на вычеты при определении налогооблагаемого дохода. При этом размер расходов, относимых на вычеты, регулируется законодательными актами РК.
Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащих налогообложению. Представительские расходы относятся на вычет в случае утверждения руководителем предприятия приказа/распоряжения о проведении представительского мероприятия, сметы расходов, отчетах ответственных лиц с приложением всех подтверждающих документов.
Для проверки достоверности ведения бухгалтерского учета может быть произведена аудиторская проверка по внутренним расчетным операциям и их соответствия нормативно-правовым актам в части налогообложения и учетной политики.
При проведении проверки проверяются следующие документы:
Также взаиморасчеты с подотчетными лицами отражаются в отчете о движении денежных средств, главной книге предприятия и других документах бухгалтерского и налогового учета в соответствии с учетной политикой предприятия.
Результаты аудиторской проверки помогают предотвратить в дальнейшем повторение подобных ошибок и повысить эффективность ведения учета на предприятии.
Нет комментариев