Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами

В деятельности предприятия возникают ситуации выдачи денежных средств сотрудникам «в подотчет». 

К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение товарно-материальных ценностей, командировочные и представительские расходы, оплата за оказанные услуги, выполненные работы, оплата хозяйственных расходов, которые осуществляются работником за счет средств предприятия. 

Рассмотрим подробнее следующие понятия, входящие в систему взаиморасчетов с подотчетными лицами:

• Подотчетные средства — это денежные средства, выдаваемые сотруднику на предстоящие расходы в наличном или безналичном виде;
• Авансовый отчет — это отчет подотчетного лица о расходовании выданных денежных средств, подтверждаемый прилагаемыми документами (счетами-фактурами, актами выполненных работ и т.д.);
• Командировочные расходы — это расходы сотрудника за время нахождения в командировке, оплачиваемые предприятием. Например, суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд и т.д.
• Представительские расходы — это расходы предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на различные мероприятия предприятия (оплата услуг переводчика, оплата за проезд, расходы на размещение и питание и т.д.).

При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо руководствоваться «Правилами ведения бухгалтерского учета», утвержденными Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 и иными законодательными актами РК. 

Правилами ведения бухгалтерского учета регламентируется механизм выдачи денежных средств в подотчет и оформление соответствующих первичных документов.