ИС ЭСФ - портал для выписки и получения электронных счетов-фактур

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz. Это государственная система (оператор - Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

• Веб-приложение ИС ЭСФ;
• Десктоп-приложение;
• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам тестовый стенд для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

• ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
• и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

    

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ, либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

• Регистрация предприятия, ИП и физических лиц;
• Назначение уполномоченных сотрудников;
• Настройка прав пользователей;
• Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

• Internet Explorer (рекомендуется);
• Mozilla Firefox (рекомендуется);
• Opera.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

• Инструкция по настройке Java;
• Памятка для Internet Explorer;
• Инструкция для Mozilla Firefox.

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер. В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Для каждого сотрудника можно:

• Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему.
• Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Право	Описание	Комментарий
Просматривать счет-фактуру	Право на открытие формы документа счет-фактура
Создавать новый счет-фактуру	Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ	Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)
Создавать исправленный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»	Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности. Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру
Создавать дополнительный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»	Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности  Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.
Отзывать счет-фактуру	Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием	Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам
Создавать черновик	Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю	Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).

Десктоп-приложение ИС ЭСФ

Налогоплательщики, зарегистрированные в ИС ЭСФ, могут выписывать и получать счета-фактуры не только на веб-портале esf.gov.kz, но и с помощью десктоп приложения.

Для установки этого приложения нужно скачать дистрибутив с главной страницы сайта и установить его на компьютере пользователя. Десктоп-версия требует обязательного подключения к ИС ЭСФ в момент входа в приложение и отправки/получения ЭСФ. Но подготовку черновиков: их создание, заполнение, можно выполнять даже в случае нестабильного подключения к системе.

Использование десктоп-версии может быть более удобным, если скорость работы с ЭСФ на портале недостаточна комфортна.

В целом, приложение позволяет выполнить все стандартные действия с ЭСФ: выписку, отправку, получение, отклонение, исправление и отзыв счета-фактуры.

Формирование отчетов по выписанным и полученным ЭСФ доступно только в веб-приложении ИС ЭСФ.

Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Если ИС ЭСФ не работает?

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

Законодательством предусмотрено, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:

« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

При этом после устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:

15.06.2018 - 16.06.2018	19:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
14.06.2018 - 15.06.2018	21:00 - 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
31.05.2018 - 01.06.2018	21:00 - 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
17.05.2018 - 18.05.2018	21:00 - 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.04.2018 - 27.04.2018	19:00 - 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
13.04.2018	19:00 - 22:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
11.04.2018 - 12.04.2018	21:00 - 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
06.04.2018 - 07.04.2018	21:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
31.03.2018	17:00 - 23:50	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
12.03.2018 - 13.03.2018	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
02.03.2018 - 03.03.2018	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
01.03.2018 - 02.03.2018	21:00 - 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.01.2018 - 27.01.2018	21:00 - 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
25.01.2018 - 26.01.2018	21:00 - 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
27.12.2017	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.12.2017	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
08.12.2017	21:00 - 21:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
07.12.2017	21:00 - 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
04.12.2017	15:30 - 19:15	Профилактические работы
24.11.2017	21:00 - 24:00	Профилактческие работы
22.11.2017	21:00 - 23:30	Нерегламентные работы
16.11.2017	21:00 - 23:00	Обновление системы
01.10.2017 - 07.11.2017	00:00 - 23:59	Технические проблемы в ИС ЭСФ
02.11.2017 - 03.11.2017	21:00 - 03:00	Обновление системы
23.10.2017 - 24.10.2017	21:00 - 03:00	Обновление системы
16.10.2017 - 17.10.2017	21:00 - 03:00	Технические работы
13.10.2017 - 14.10.2017	21:00 - 03:00	Технические работы
12.10.2017 - 13.10.2017	21:00 - 03:00	Технические работы
11.10.2017	21:00 - 22:00	Технические работы
11.10.2017	13:00 - 14:30	Технические работы
10.10.2017 - 11.10.2017	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
06.10.2017 - 07.10.2017	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
05.10.2017 - 06.10.2017 г.	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
04.10.2017 - 05.10.2017 г.	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
03.10.2017 - 04.10.2017 г.	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
02.10.2017 - 03.10.2017 г.	21:00 - 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
01.10.2017 - 02.10.2017 г.	09:00 - 14:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
30.09.2017 г.	10:00 - 24:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
19.09.2017	20:00 - 21:00	Технические работы
15.06.2017 - 16.06.2017 г.	22:00 - 18:30	Технические работы
01.06.2017 г.	18:20 - 19:30	Технические проблемы
26.05.2017 г.	22:00 - 23:00	Установка обновления
23.05.2017 г.	21:00 - 23:30	Установка обновления
19.05.2017 г.	22:00 - 23:05	Установка обновления
09.05.2017 г.	22:00 - 23:05	Установка обновления
04.05.2017 г.	22:00 - 23:05	Установка обновления
09.04.2017 г.	19:00 - 22:00	Технические работы
05.04.2017 - 06.04.2017 г.	22:00 - 01:30	Технические работы
03.04.2017 г.	16:45 - 17:22	Возможные сбои по причине проводимых работ на стороне НУЦ РК
13.03.2017 г.	18:30 – 19:30	Технические работы
07.03.2017 - 08.03.2017 г.	22:00 – 05:30	Технические работы
07.03.2017 г.	13:00 – 15:30	Технические работы
28.02.2017 г.	20:30 – 22:10	Технические работы
24.02.2017 – 25.02.2017 г.	09:00 – 13:45	Технические работы
21.02.2017 г.	22:00 – 23:30	Технические работы
20.02.2017 г.	22:00 – 23:30	Установка обновления
16.02.2017 – 17.02.2017 г.	18:00 – 23:00	Технические работы
10.02.2017 г.	22:00 – 23:00	Установка обновления
31.01.2017 г.	16:00 – 18:00	Технические проблемы

По всем вопросам, связанным с работой ИС ЭСФ, необходимо обращаться в службу поддержки информационной системы по адресу ESFSD@mgd.kz. Не забывайте обязательно указывать БИН предприятия, прикладывать скриншоты, иллюстрирующие проблему, и максимально подробно описывать ситуацию и вопрос при обращении в службу поддержки. 

Консультацию по работе с электронными счетами-фактурами можно получить в едином контакт-центре государственных органов по телефонному номеру 1414 (контакт-центр государственных органов).