ИС ЭСФ - портал для выписки и получения электронных счетов-фактур

01.01.2018
  • 120999

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz. Это государственная система (оператор - Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Полезно!

В статье «Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) в 2018 году» можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде. 

В статье «PRO сроки выписки счетов-фактур» - в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ.

В статье «PRO заполнение электронных счетов-фактур в 2018 году» описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
  • Веб-приложение ИС ЭСФ;
  • Десктоп-приложение;
  • А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам тестовый стенд для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

  • ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
  • и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д. 

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя!

    
Виды ключей, выдаваемых НУЦ РК

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ, либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Документы, которые нужно представить в ЦОН для оформления ключа юр. лица

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

  • Internet Explorer (рекомендуется);
  • Mozilla Firefox (рекомендуется);
  • Opera.

Важно!

КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Включить доступность Java в браузере

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер. В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.

Важно!

После настройки веб-приложения можно приступать к регистрации предприятия. Подробнее об этом в статье «PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы».

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Важно!

Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:

  • Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя персональную обязанность по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: « .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)».
  • Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа преследуется по закону)
  • Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой административную ответственность и штраф. При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.

Для каждого сотрудника можно:
  • Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему.
  • Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).
Управление сотрудниками в ИС ЭСФ

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Право

Описание

Комментарий

Просматривать счет-фактуру

Право на открытие формы документа счет-фактура

 

Создавать новый счет-фактуру

Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ

Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)

Создавать исправленный счет-фактуру

Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»

Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности.

Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру

Создавать дополнительный счет-фактуру

Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»

Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности 

Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.

Отзывать счет-фактуру

Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием

Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам

Создавать черновик

Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю

Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).


Десктоп-приложение ИС ЭСФ

Налогоплательщики, зарегистрированные в ИС ЭСФ, могут выписывать и получать счета-фактуры не только на веб-портале esf.gov.kz, но и с помощью десктоп приложения.

Для установки этого приложения нужно скачать дистрибутив с главной страницы сайта и установить его на компьютере пользователя. Десктоп-версия требует обязательного подключения к ИС ЭСФ в момент входа в приложение и отправки/получения ЭСФ. Но подготовку черновиков: их создание, заполнение, можно выполнять даже в случае нестабильного подключения к системе.

Использование десктоп-версии может быть более удобным, если скорость работы с ЭСФ на портале недостаточна комфортна.

В целом, приложение позволяет выполнить все стандартные действия с ЭСФ: выписку, отправку, получение, отклонение, исправление и отзыв счета-фактуры.

Формирование отчетов по выписанным и полученным ЭСФ доступно только в веб-приложении ИС ЭСФ.

Важно!

В десктоп-приложении налогоплательщик, выписывающий ЭСФ, должен самостоятельно контролировать правильность заполнения реквизитов получателя (БИН, наименование и адрес). В этом варианте работы при указании БИН получателя автоматического определение реквизитов по данным базы КГД не производится.

Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Если ИС ЭСФ не работает?

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

Законодательством предусмотрено, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:

« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

При этом после устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:

06.09.2018 21:00 - 23:04 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.08.2018 21:00 - 23:04 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
14.08.2018 21:00 - 23:04 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
15.06.2018 - 16.06.2018 19:00 - 01:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
14.06.2018 - 15.06.2018 21:00 - 03:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
31.05.2018 - 01.06.2018 21:00 - 03:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
17.05.2018 - 18.05.2018 21:00 - 02:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.04.2018 - 27.04.2018 19:00 - 00:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
13.04.2018 19:00 - 22:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
11.04.2018 - 12.04.2018 21:00 - 02:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
06.04.2018 - 07.04.2018 21:00 - 01:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
31.03.2018 17:00 - 23:50 Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад")
12.03.2018 - 13.03.2018 21:00 - 03:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
02.03.2018 - 03.03.2018 21:00 - 03:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
01.03.2018 - 02.03.2018 21:00 - 00:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.01.2018 - 27.01.2018 21:00 - 01:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
25.01.2018 - 26.01.2018 21:00 - 03:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
27.12.2017 21:00 - 23:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.12.2017 21:00 - 23:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
08.12.2017 21:00 - 21:30 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
07.12.2017 21:00 - 23:00 Обновление информационной системы ИС ЭСФ
04.12.2017 15:30 - 19:15 Профилактические работы
24.11.2017  21:00 - 24:00 Профилактческие работы
22.11.2017  21:00 - 23:30 Нерегламентные работы
16.11.2017  21:00 - 23:00 Обновление системы
01.10.2017 - 07.11.2017  00:00 - 23:59 Технические проблемы в ИС ЭСФ
02.11.2017 - 03.11.2017  21:00 - 03:00 Обновление системы
23.10.2017 - 24.10.2017  21:00 - 03:00 Обновление системы
16.10.2017 - 17.10.2017  21:00 - 03:00 Технические работы
13.10.2017 - 14.10.2017  21:00 - 03:00 Технические работы
12.10.2017 - 13.10.2017  21:00 - 03:00 Технические работы
11.10.2017  21:00 - 22:00 Технические работы
11.10.2017  13:00 - 14:30 Технические работы
10.10.2017 - 11.10.2017  21:00 - 03:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
06.10.2017 - 07.10.2017  21:00 - 03:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
05.10.2017 - 06.10.2017 г.  21:00 - 03:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
04.10.2017 - 05.10.2017 г.  21:00 - 03:00  Работы по переходу на новую форму ЭСФ
03.10.2017 - 04.10.2017 г.  21:00 - 03:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
02.10.2017 - 03.10.2017 г.  21:00 - 03:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
01.10.2017 - 02.10.2017 г.  09:00 - 14:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
30.09.2017 г.  10:00 - 24:00 Работы по переходу на новую форму ЭСФ
19.09.2017  20:00 - 21:00 Технические работы
15.06.2017 - 16.06.2017 г.  22:00 - 18:30 Технические работы
01.06.2017 г.  18:20 - 19:30 Технические проблемы
26.05.2017 г.  22:00 - 23:00 Установка обновления
23.05.2017 г.  21:00 - 23:30 Установка обновления
19.05.2017 г.  22:00 - 23:05 Установка обновления
09.05.2017 г.  22:00 - 23:05 Установка обновления
04.05.2017 г.  22:00 - 23:05 Установка обновления
09.04.2017 г.  19:00 - 22:00 Технические работы
05.04.2017 - 06.04.2017 г.  22:00 - 01:30 Технические работы

03.04.2017 г.

16:45 - 17:22 Возможные сбои по причине проводимых работ на стороне НУЦ РК
13.03.2017 г.

18:30 – 19:30

Технические работы

07.03.2017 - 08.03.2017 г.
22:00 – 05:30

Технические работы
07.03.2017 г. 13:00 – 15:30

Технические работы

28.02.2017 г.

20:30 – 22:10

Технические работы

24.02.2017 – 25.02.2017 г.

09:00 – 13:45

Технические работы

21.02.2017 г.

22:00 – 23:30

Технические работы

20.02.2017 г.

22:00 – 23:30

Установка обновления

16.02.2017 – 17.02.2017 г.

18:00 – 23:00

Технические работы

10.02.2017 г.

22:00 – 23:00

Установка обновления

31.01.2017 г.

16:00 – 18:00

Технические проблемы

Куда обращаться с вопросами по ИС ЭСФ

По всем вопросам, связанным с работой ИС ЭСФ, необходимо обращаться в службу поддержки информационной системы по адресу ESFSD@mgd.kz. Не забывайте обязательно указывать БИН предприятия, прикладывать скриншоты, иллюстрирующие проблему, и максимально подробно описывать ситуацию и вопрос при обращении в службу поддержки. 

Оперативную консультацию по работе с электронными счетами-фактурами можно получить в едином контакт-центре государственных органов по телефону 1414 (контакт-центр государственных органов).

На портале КГД функционирует официальный форум «Информационной системы «Электронные счета-фактуры». В нем можно задавать вопросы, просматривать и комментировать публикации относительно работы ИС ЭСФ.

Служба поддержки ИС ЭСФ представлена также в социальной сети Facebook. В официальном  сообществе «Информационная система «Электронные счета-фактуры» размещается информация о проводимых работах на сервере ЭСФ и актуальные новости службы поддержки. Есть возможность публикации комментариев, вопросов, предложений относительно работы системы.

  • (120999)
Нравится
8

База знаний

Комментировать материалы сайта могут зарегистрированные пользователи

4 комментариев


  • 64x64
    Евгения Бубнова
    06.08.2018
    + рейтинг(0) количество(0)-

    Добрый день! Мы просрочили выписку счф на день в связи со сбоем сайте 11 и 18 мая, НК нам выписали административное нарушение. Сбои не имеют значения в таких случаях? Какой статьёй НК можно руководствоваться при выписке счф позже установленного срока при сбое в работе сайта?

    64x64
    Марина Девяткина
    06.08.2018
    + рейтинг(0) количество(0)-

    Статья 412 пункт 4 подпункт 2 НК: налогоплательщики вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе в случае возникновения в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом. После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит регистрации в информационной системе электронных счетов-фактур в течение 15 дней с даты устранения технических ошибок.

    64x64
    Евгения Бубнова
    07.08.2018
    + рейтинг(0) количество(0)-

    Показала им статью сразу же и скрины....все равно протокол...

    64x64
    Марина Девяткина
    07.08.2018
    + рейтинг(0) количество(0)-

    При подтвержденных технических ошибках в ИС ЭСФ, налогоплательщик вправе выписать бумажный счет-фактуру, который затем должен зарегистрировать в ИС ЭСФ (не выписать ЭСФ позже срока, а зарегистрировать бумажный). Подробнее в статье: Когда и как должен быть выписан электронный счет-фактура, если не доступна ИС ЭСФ? https://pro1c.kz/hotline/tipovye-resheniya/kogda-i-kak-dolzhen-byt-vypisan-elektronnyy-schet-faktura-esli-ne-dostupna-is-esf/