Как заполнить электронный счет-фактуру (ЭСФ) в 2026 году

Процесс заполнения электронных счетов-фактур (ЭСФ) регламентирован официальными Правилами выписки счетов-фактур в электронной форме в ИС ЭСФ.

Заполнение ЭСФ 

Основные положения по заполнению ЭСФ и форма документа утверждены Правилами. 

Согласно правилам Электронный счет-фактура состоит из нескольких разделов, заполняя которые налогоплательщик отражает все необходимые сведения о реализуемом товаре, работе, услуге, о сторонах сделки и другие. 

Некоторые разделы являются обязательными для заполнения, например, раздел для отражения реквизитов поставщика, реквизитов получателя, раздел с указанием общих сведений по документу и другие.

Часть разделов не обязательна для заполнения в общих случаях. Например, раздел Реквизиты Государственного учреждения заполняется исключительно в случае, если реализация товаров, работ, услуг осуществляется в адрес государственного учреждения. Если реализация произведена в адрес физического или юридического лица – не ГУ, то раздел не заполняется.

Раздел А «Общий раздел»

В этом разделе содержатся основные регистрационные данные документа. Правила заполнения документа зависят от вида ЭСФ, указанного в этом разделе.

Регистрационный номер и Дата выписки заполняются системой автоматически.  

Пользователь самостоятельно заполняет строки:

• «Номер учетной системы».
• «Дата совершения оборота».

Дата выписки на бумажном носителе – заполняется пользователем, указывается дата выписки ЭСФ на бумажном носителе с указанием причины:

• Технические работы/ЧС или ЧП:
• если бумажный счет-фактура выписывался по причине технических ошибок, то зарегистрировать электронную версию документа нужно в течение 15 календарных дней с даты устранения технических ошибок ( пп. 2) п. 1 ст. 209 НК РК);
• если бумажный счет-фактура выписывался в период чрезвычайной ситуации (ЧС) или действия чрезвычайного положения (ЧП), то зарегистрировать электронную версию документа нужно в течение 30 календарных дней с даты завершения ЧС или действия ЧП ( пп. 4 ) п. 1 ст. 209 НК РК);
• Блокировка налогоплательщика уполномоченным органом:
• если бумажный счет-фактура выписывался в период приостановления выписки счетов-фактур в ИС ЭСФ, то зарегистрировать ЭСФ нужно в течение 15 календарных дней с даты отмены приостановления выписки ЭСФ ( пп. 3) п. 1 ст. 209 НК РК);
• Отсутствовало требование по выписке ЭСФ:
• в случае выписки Исправленного, Дополнительного ЭСФ к счету-фактуре, ранее выписанному на бумажном носителе, если на дату выписки счета-фактуры на бумажном носителе отсутствовало требование по выписке такого счета-фактуры в электронной форме;
• в случае отзыва в ИС ЭСФ счета-фактуры, ранее выписанного на бумажном носителе, если на дату выписки счета-фактуры на бумажном носителе отсутствовало требование по выписке такого счета-фактуры в электронной форме.

Дата совершения оборота - пользователем указывается дата совершения оборота по реализации товаров, работ, услуг (в соответствии со ст. 460 и ст. 516 НК РК ):

• Дата совершения оборота по реализации в исправленном ЭСФ определяется по дате оборота основного ЭСФ.
• В исправленном счете-фактуре возможно скорректировать дату оборота в соответствии с датой выписки исправленного ЭСФ в пределах срока исковой давности.
• Дата совершения оборота при реализации по дополнительному ЭСФ определяется в соответствии со статьей 464 НК РК.

Отметка Исправленный устанавливается при выписке исправленного ЭСФ. В одном документе устанавливать отметки Исправленный и Дополнительный нельзя.

При отметке Исправленный или Дополнительный нужно указывать Дату выписки, Номер учетной системы и Регистрационный номер основного ЭСФ. Кроме того, при заполнении таких документов существуют ограничения по редактированию и правила по соответствию значений в строках, графах.

При выписке исправленного ЭСФ:

1. строки без изменений, заполняются сведениями из аннулированного ЭСФ;
2. текстовые и суммовые графы могут изменяться на правильные значения;
3. можно исправить наименования и адрес местонахождения получателя и поставщика;
4. можно исправить номер свидетельства по НДС;
5. нельзя изменять поставщика и (или) получателя.

Выписка Дополнительного ЭСФ производится поставщиком в случаях:

• корректировки размера оборота в соответствии со статьей 464 НК РК;
• несоблюдения требований статьи 213 НК РК.