Электронные трудовые договоры. Регистрация трудовых договоров в ЕСУТД

В течение последних нескольких лет звучит информация о планируемом переходе на электронные трудовые договоры. 

Заключение трудовых договоров в электронном виде позволит уполномоченным органам получать информацию о физических лицах из системы, без необходимости предоставления большого количества документов, подтверждающих их трудовую деятельность. Для работодателей – это возможность получения достоверной информации о трудовой деятельности при приеме соискателя на работу, сокращение издержек при трудоустройстве.

Законом РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» от 4 мая 2020 года № 321-VІ в Трудовой кодекс РК внесены поправки, обязывающие работодателя заключать трудовые договоры в электронном виде, либо регистрировать трудовые договоры, заключенные на бумажном носителе, в ЕСУТД.

Изменение вступило в силу с 16 мая 2020 года. Фактически, с этого периода у работодателей возникла обязанность по работе с электронными трудовыми договорами или регистрации бумажных трудовых договоров в ЕСУТД. 

В соответствии с нормами, внесенными в Трудовой кодекс РК, в статье 33 определено, что трудовой договор может заключаться между работником и работодателем в форме электронного документа, заверенного ЭЦП, либо в письменной форме.

При этом в статье 23 установлена обязанность работодателя вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора (вносимых в него изменений и дополнений) в единую систему учета трудовых договоров. Работа с трудовыми договорами ведется посредством сайта www.enbek.kz  «Электронная биржа труда».

Таким образом, сейчас заключить трудовой договор с работником можно:

1. В электронном виде на сайте «Электронная биржа труда» с заверением трудового договора ЭЦП работодателя и работника;
2. На бумажном носителе. Далее информация регистрируется работодателем на сайте «Электронная биржа труда» без необходимости ее подтверждения ЭЦП работника.

Приказом МТиСЗН «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров» от 03 сентября 2020 № 353 утверждены правила учета и отражения сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые действуют с 18 сентября 2020 года. 

Именно данные правила отвечают на большинство вопросов, касательно порядка и сроков регистрации трудовых договоров в ЕСУТД. 

Кто может передавать данные по трудовым договорам в ЕСУТД?

Пунктом 5 Правил установлен перечень уполномоченных лиц, которые вправе передавать данные в ЕСУТД. Передавать данные вправе работодатель, либо руководитель кадровой службы, на которого возложена такая обязанность.

Обязанность по передаче данных в ЕСУТД возлагается на руководителя кадровой службы при наличии соответствующего акта работодателя.

Какая информация подлежит отражению по трудовым договорам в ЕСУТД?

В соответствии с пунктами 3 и 6 Правил, вносимая информация разделяется на «основную» и «дополнительную».

К «основной» информации относятся следующие данные:

• реквизиты сторон:

1. ИИН работодателя – физического лица или БИН работодателя – юридического лица;
2. ИИН работника;

• указание специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
• место выполнения работы;
• срок трудового договора;
• дата начала работы;
• дата заключения и порядковый номер.

Эта информация подлежит внесению по всем трудовым договорам. «Дополнительная» информация вносится при необходимости и может содержать следующие сведения:

• режим рабочего времени и отдыха;
• основания расторжения трудового договора;
• военная обязанность.

Все вносимые сведения по трудовому договору заверяются ЭЦП работодателя или уполномоченного лица работодателя.

В какие сроки отражаются сведения по трудовым договорам в ЕСУТД?

В таблице приведены ситуации, при которых требуется внесение сведений по трудовым договорам в ЕСУТД и установленные Правилами сроки на их выполнение. 

Обратите внимание, при определении сроков используются как рабочие, так и календарные дни.

Вносимые сведения по ТД	Сроки	Комментарий
Заключение нового ТД	5 рабочих дней	Сроки распространяются на ТД, заключенные после вступления в силу Правил.
Внесение сведений о ранее заключенных и действующих ТД	1 год (если численность работников до 2 000 человек) 2 года (если численность работников свыше 2 000 человек).	Сроки распространяются на ТД, действующие на помент вступления в силу Правил (на 17.09.2020).
Внесение изменений и дополнений в ТД	15 календарных дней	Распространяется на любые действующие ТД, в случае внесения в них изменений и дополнений.
Исправление выявленных ошибок в ТД	30 календарных дней	Исправления вносятся в случае выявления ошибок в составе основных или дополнительных данных по ТД.
Восстановление работника и ТД по нему	10 рабочих дней
Увольнение работника и расторжение ТД	3 рабочих дня	Сроки распространяются на трудовые договора, сведения о которых внесены в ЕСУТД.
Удаление сведений по некорректному ТД	30 календарных дней

Как работник и работодатель может работать с данными в ЕСУТД?

Работник может ознакомиться с обязательными сведениями, внесенными работодателями по ТД и внесенными изменениями по нему, посредством веб-портала «Электронное правительство».Сведения отражаются на портале в течение 1 рабочего дня, после их внесения работодателем в ЕСУТД.

Работодатель может получить информацию о трудовой деятельности соискателей на работу. Получение информации возможно по предварительному согласию лица.

Каким образом информация по трудовым договорам отражается в ЕСУТД?

В Правилах установлен порядок передачи сведений в ЕСУТД.

Если учетная система работодателя интегрирована с ЕСУТД, данные могут передаваться «напрямую». Если интеграция отсутствует – то посредством государственной информационной системы «Электронная биржа труда».

Для предоставления сведений через систему « Электронная биржа труда», необходима регистрация работодателя в личном кабинете системы с подтверждением ЭЦП.