PRO порядок оформления документов при получении ЭСФ от поставщиков

В связи с возрастающим количеством перехода поставщиков на выписку счетов-фактур в электронном виде, у получателей могут возникать ситуации, когда электронный счет-фактура получен раньше, чем поступили товары, либо когда товары, работы, услуги уже поступили, а ЭСФ был оформлен позднее.

Как формируются цепочки документов в данных случаях для корректного отражения данных в информационной базе?

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» отражение операций по поступлению товаров, работ, услуг производится документом Поступление ТМЗ и услуг.

Выписанный поставщиком электронный счет-фактура отражается документами Электронный счет-фактура (полученный) и Счет-фактура (полученный).

Поступление товаров, выполнение работ, оказание услуг до получения ЭСФ

Ситуация, когда сначала поступают товары, выполняются работы, оказываются услуги, а затем от поставщика поступает ЭСФ, наиболее распространена на практике.

В соответствии со статьей 263 НК РК в общем случае ЭСФ может быть выписан в течение 15 календарных дней после даты совершения оборота.

Если месторасположение поставщика и покупателя позволяет оперативно доставить товары, то они могут быть получены до выписки ЭСФ.

Поступление товаров, работ, услуг оформляется документом Поступление ТМЗ и услуг. Документ оформляется датой поступления. Заполнение документа производится «стандартным образом». Так как ЭСФ от поставщика на момент оформления документа не получен, в документе будут отсутствовать сведения о счете-фактуре.

При получении от поставщика электронного счета-фактуры по данной операции, на основании документа Электронный счет-фактура создается документ Счет-фактура (полученный).

Документ Счет-фактура (полученный) заполняется автоматически на основании сведений, указанных в ЭСФ. Для корректного отражения сведений о поставщике, товаре (работе, услуги), единице измерения, в ЭСФ необходимо заполнить ссылочные реквизиты.

В сформированном документе Счет-фактура (полученный) в качестве документа-основания необходимо указать ранее созданный документ Поступление ТМЗ и услуг.

Таким образом, будет сформирована цепочка документов: Поступление ТМЗ и услуг – Счет-фактура (полученный) – Электронный счет-фактура.

Если дата поступления ТРУ и дата выписки ЭСФ относятся к различным налоговым периодам и данные по НДС планируется отразить в периоде, когда получен ЭСФ, то в таком случае необходимо оформить документ Регистрация прочих операций по приобретенным товарам (работам, услугам) и данный документ указать в качестве документа-основания к документу Счет-фактура (полученный).

Поступление ЭСФ до поступления товаров, выполнения работ, оказания услуг

На практике также может возникнуть ситуация, когда ЭСФ уже получен, но товары, работы, услуги еще не были получены или оказаны. Например, поставщик уже отправил товары покупателю, но из-за расположения товары будут получен только через некоторое время. При этом поставщик оперативно выписал в адрес получателя электронный счет-фактуру.

В полученном ЭСФ, содержащимся в информационной базе, заполняются ссылочные поля для отражения данных в документе Счет-фактура (полученный). На основании документа Электронный счет-фактура создается документ Счет-фактура (полученный).  Документ будет содержать сведения, указанные в документе Электронный счет-фактура.

В документе Счет-фактура (полученный) до поступления ТРУ, будут отсутствовать данные о документе-основании.

При поступлении товаров, оформляется документ Поступление ТМЗ и услуг. Документ поступления может быть создан на основании документа Счет-фактура (полученный). При этом данные в документе поступления будут заполнены автоматически. Документ Счет-фактура (полученный) будет указан в качестве счета-фактуры для созданного документа поступления.

В результате, в информационной базе будет создана связанная цепочка документов, состоящая из:  документов Электронный счет-фактура - Счет-фактура (полученный) – Поступление ТМЗ и услуг.