Исправление электронного счета-фактуры

В каких случаях выписывается исправленный ЭСФ

Исправленный электронный счет-фактура выписывается в случае необходимости внесения изменений в ранее выписанный электронный счет-фактуру. При этом ранее выписанный (основной) счет-фактура  аннулируется, то есть становится недействительным.

Чаще всего необходимость выписки исправленного счета-фактуры связана с выявлением ошибок в ранее отправленном документе.

Следует отличать случаи исправления ошибки от ситуаций корректировки оборота. Корректировка оборота по реализации не связана с ошибками - она производится в случаях, указанных в статье 239 НК РК (возвраты, скидки, изменение цены и пр.).  При корректировке размера облагаемого оборота в соответствии со статьей 239 НК РК выписывается дополнительный ЭСФ. В случае исправления ошибки - исправленный ЭСФ.

Как правильно заполнить исправленный счет-фактуру

Порядок выписки исправленного электронного счета-фактуры установлен пунктами 14, 14-1 статьи 263 Налогового кодекса Республики Казахстан.

Исправленный счет-фактура должен содержать следующую информацию:

• пометку о том, что счет-фактура является исправленным;

• порядковый номер и дату выписки исправленного счета-фактуры;

• порядковый номер и дату выписки аннулируемого счета-фактуры (сведения об исходном, исправляемом документе).

Дата выписки исправленного электронного счета-фактуры не должна превышать срока исковой давности, установленного налоговым законодательством - 5 лет. Отсчет срока исковой давности производится от даты выписки ЭСФ исходного ЭСФ, к которому выписывается исправленный. 

Признаком выписки исправленного ЭСФ является отметка строки 4. Исправленный  в форме электронного счета-фактуры. При установке отметки строки 4.1, 4.2 и 4.3, в которых указываются данные исходного (исправляемого) счета-фактуры, подлежат обязательному заполнению:

• в строке 4.1 Дата выписки - дата аннулируемого (исправляемого) электронного счета-фактуры;

• в строке 4.2 Номер учетной системы указывается номер учетной системы аннулируемого электронного счета-фактуры. При этом, если электронный счет-фактура, который подлежит аннулированию, был выписан после регистрации поставщика товаров, работ, услуг в ИС ЭСФ, то при выписке исправленного ЭСФ необходимо заполнить строки 4.1, 4.2 и 4.3;

• в строке 4.3 Регистрационный номер указывается регистрационный номер аннулируемого электронного счета-фактуры. В случае если счет-фактура, который будет аннулирован, был выписан до 1 апреля 2015 года, то при выписке исправленного ЭСФ указывать регистрационный номер ИС ЭСФ не требуется.

Дата и номер исправленного ЭСФ

Датой исправленного ЭСФ всегда будет являться дата его регистрации в системе ИС ЭСФ. Выписать исправленный ЭСФ «задним числом» - нельзя.

Налоговое законодательство и правила документооборота электронных счетов-фактур не предъявляют специальных требований к номеру исправленного счета-фактуры. Поэтому налогоплательщик может использовать как следующий порядковый номер в соответствии с правилами нумерацией своей учетной системы, так и сохранить прежний номер (если это допускается в вашей учетной системе). Система ИС ЭСФ не позволяет зарегистрировать в один день два разных документа с одинаковым номером, но зарегистрировать такие документы в разные дни - возможно.

Общие правила заполнения полей

Все поля исправленного ЭСФ заполняются заново, так как они должны были быть заполнены, если бы ошибки не было. Если в исходном документе поле было заполнено правильно, значит в исправленном заполняем его также,если была допущена ошибка - заполняем скорректированным значением. 

Дата совершения оборота по реализации в исправленном ЭСФ

Дата совершения оборота по реализации, которая указывается в строке 3 раздела А. Общие сведения электронного счета-фактуры, определяется в соответствии со статьей 237 НК РК и не зависит от даты исправления ЭСФ. Чаще всего это дата отгрузки товаров или дата выполнения работ (принятие работ заказчиком). Это поле обязательно для заполнения.

Если в исходном счете-фактуре дата оборота была указана верно, то в исправленном ЭСФ она заполняется так же как в исходном (тем же значением). Если же нужно исправить ранее указанную дату оборота, то в исправленном счете-фактуре ее нужно заполнить верным значением.

Для этого поля Правилами документооборота ЭСФ установлено небольшое ограничение: дата оборота не может относится к более позднему периоду, чем дата выписки исправленного ЭСФ. То есть нельзя выписать ЭСФ 16 мая 2017 года, и указать в нем дату оборота, например, 20 мая 2017.

Особенности, связанные с исправлением в ЭСФ

При выписке исправленного ЭСФ аннулируется ранее выписанный ЭСФ и все дополнительные ЭСФ, которые были выписаны к основному ЭСФ, который аннулируется. Такие дополнительные счета-фактуры затем следует восстановить, выписав их заново, но уже к исправленному ЭСФ.

Получатель товаров, работ, услуг в случае выписки в его адрес исправленного электронного счета-фактуры вправе в течение 10 дней со дня выписки отклонить данный счет-фактуру. Электронный счет-фактура, отклонение, которого не было выполнено получателем товаров, работ, услуг в течение установленного срока, считаются подтвержденными.

Следует учитывать, что если основной счет-фактура был отражен в отчетности, то после выписки исправленного электронного счета-фактуры необходимо скорректировать ранее предоставленную отчётность. В частности скорректировать данные о номере и дате счета-фактуры в реестрах 300.07 и 300.08 Декларации по НДС.

Как выписать исправленный счет-фактуру в ИС ЭСФ

Для выписки исправленного электронного счета-фактуры в ИС ЭСФ можно воспользоваться функцией Выписать исправленный счет-фактуру. Исправленный счет-фактура может быть создан только на основании исходного ЭСФ, оформленного в ИС ЭСФ. Если основной счет-фактура был выписан на бумажном носителе, то исправленный счет-фактура может быть выписан также только на бумажном носителе.

При выписке исправленного ЭСФ, а также всех дополнительных к нему электронных счетов-фактур, исходный ЭСФ становится аннулированным. В свою очередь, аннулированный является недействительным и не отражается в отчетности.

В ИС ЭСФ аннулированные счета-фактуры можно просмотреть в разделе Аннулированные, исправленные счета-фактуры – в разделе Исправленные.

Исправленный счет-фактура выписывается датой исправления. Например, основной электронный счет-фактура был выписан 11.01.2015 года, ошибка обнаружена 17.01.2016 года, тогда исправленный счет-фактура выписывается 17.01.2016 года, что соответствует требованиям выписки исправленного ЭСФ.

При создании исправленного ЭСФ система автоматически заполнит его сведениями исходного документа. Остается только исправить строки, в которых была выявлена ошибка.

Как выписать исправленный ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» выписать исправленный счет-фактуру можно в документах реализации товаров, работ, услуг с помощью функции Выписать исправленный счет-фактуру.

Для формирования электронного счета-фактуры необходимо установить способ выставления В электронном виде в документе Счет-фактура (выданный), на основании которого вводится ЭСФ и создать документ по гиперссылке Создать ЭСФ.

Список исправленных ЭСФ после принятия сервером можно посмотреть в журнале Электронных счетов-фактур (выданных) с настройкой отбора по виду исправленный.

Список аннулированных счетов-фактур можно посмотреть в журнале электронных счетов-фактур с отбором по состоянию аннулирован.

В рамках типовой конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» при формировании исправленного электронного счета-фактуры поле дата оборота заполняется датой совершения оборота аннулируемого ЭСФ.

Строка 4 Исправленный подлежит отметке при выписке исправленного ЭСФ. При формировании исправленного ЭСФ в конфигурации автоматически заполняется поле Вид счета-фактуры значением Исправленный.

До отправки документа необходимо проверить заполнение полей Номер, Дата, Рег.номер в разделе Связанный ЭСФ. Так как именно этот документ будет аннулирован при регистрации исправленного ЭСФ в ИС ЭСФ.

Бесплатный видео-урок по выписке исправленного ЭСФ (практикум курса «Электронные счета-фактуры от А до Я»)