Особенности отражения данных по входящим электронным счетам-фактурам

Процесс получения электронных счетов-фактур на примере конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» рассмотрен отдельными статьями:

• По прямому обмену электронными счетами-фактурами;

• По обмену электронными счетами-фактурами посредством XML файлов.

В данной статье рассматриваются особенности по отражению данных входящих электронных счетов-фактур в информационной базе.

Входящий документ Электронный счет-фактура не формирует движений по регистрам, не участвует при формировании налоговой отчетности, по сути, он лишь фиксирует полученные от поставщика сведения о совершенной операции. Для их отражения в учетных данных, электронный счет-фактуру необходимо отразить в учете.

Отражение данных в учете производится в полученном электронном счете-фактуре в строке Отражен в учете. При нажатии на гиперссылку Документ не отражен в учете можно либо создать новый документ Счет-фактура (полученный), либо, если документ Счет-фактура (полученный) уже содержится в информационной базе, выбрать его и «привязать» к электронному счету-фактуре.

Перед отражением данных в учете в документе Электронный счет-фактура необходимо заполнить ссылочные реквизиты: контрагент, договор с контрагентом, товар, единица измерения и другие.

Во входящем электронном счете-фактуре наименование товара  указывается поставщиком и может не соответствовать тому наименованию, по которому товар учитывается в организации. Для сопоставления наименования данных электронного счета-фактуры и наименования, содержащегося в информационной базе, заполняются соответствующие ссылочные реквизиты.

Например, поставщик указал в электронном счете-фактуре наименование реализуемой продукции «мороженое на палочке «Снеговичок». Получатель отражает данную продукцию под названием «мороженое «Снеговичок».

Таким образом, во входящем электронном счете-фактуре получателю необходимо заполнить ссылочное поле Товар и указать созданную ранее в базе номенклатуру «мороженое «Снеговичок». Такие же действия выполняются для единицы измерения, наименования контрагента, договора поставки и т.д.

Если в информационной базе отсутствует приобретаемая номенклатура, то создать новую можно по кнопке Товары – Создать номенклатуру, ОС, НМА.

При создании новой номенклатуры,  услуги, основного средства, нематериального актива, данные из электронного счета-фактуры будут перенесены в карточку объекта.

В строке Комментарий отразятся сведения, что номенклатура создана по данным документа ЭСФ.

Соответствие  между номенклатурой (по данным поставщика и указанным получателем в поле Товар) фиксируется учетной системой и отражается в регистре сведений Соответствие наименований и ссылок товаров. Соответствие хранится не только в разрезе наименования, но и в разрезе поставщиков.

В регистре сведений Соответствия наименований и ссылок единиц измерения хранятся аналогичные соответствия, но уже по единицам измерения в разрезе поставщиков.

При следующем получении данного товара от данного поставщика соответствие будет устанавливаться программой автоматически на основании сведений из регистров.

После заполнения всех ссылочных полей в документе Электронный счет-фактура, документ может быть отражен в учете: либо создан новый документ Счет-фактура (полученный), либо выбран уже имеющийся в информационной базе.

В документе Счет-фактура (полученный) автоматически отразится, что документ получен в электронном виде и будет указанна ссылка на входящий электронный счет-фактура.