Регистрация и учет фактически отработанного времени сотрудников в прикладном решении «1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана»

Учет рабочего времени и контроль его использования являются необходимой основой как для укрепления трудовой дисциплины, так и для объективного расчета заработной платы работников.

В строительстве из-за многообразия технологических процессов труд рабочих считается сложным. Поэтому для учета всех возможных нюансов при производстве строительно-монтажных работ необходим подход к учету отработанного времени, отличающийся от стандартного. В прикладном решении «1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана» была разработана специальная подсистема по учету отработанного времени и затрат на оплату труда в разрезе объектов строительства.

Ранее, в статье Настройки параметров учета и определение нормы рабочего времени в прикладном решении 1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана были рассмотрены основные настройки подсистемы и графиков работы, с помощью которых определяется норма рабочего времени.

В рамках этой статьи будут рассмотрены следующие вопросы:

Виды способов регистрации отработанного времени
Учет отработанного времени рабочих-строителей
Учет отработанного времени водителей автотранспортных средств и механизаторов спецтехники
Учет отработанного времени руководителей, АУП и вспомогательного персонала
Заполнение табеля учета рабочего времени

Виды способов регистрации отработанного времени

Регистрация фактически отработанного времени в прикладном решении ведется несколькими способами в зависимости от категории сотрудников (по характеру деятельности и вовлеченности в процесс производства СМР):

рабочие-строители;
водители автотранспортных средств и механизаторы спецтехники;
руководители, АУП и вспомогательный персонал.

Для рабочих-строителей, занятых непосредственно производством строительно-монтажных работ, регистрация отработанного времени ведется с помощью документа Сдельный наряд на выполненные работы, а также Аккордный сдельный наряд. На основании вышеуказанных документов рассчитывается так называемая сдельная оплата труда. Такая оплата труда устанавливает зависимость между уровнем выполнения норм труда и мерой его платы (вознаграждения за труд), на основании которой впоследствии определяется конкретная величина заработной платы, соответствующая количеству и качеству труда.

Для учета отработанного времени водителей автотранспортных средств и механизаторов спецтехники предназначены документы Путевой лист и Рапорт о работе строительных механизмов.

Для последней категории сотрудников регистрация отработанного времени ведется с помощью табеля учета рабочего времени (при полной или частичной регистрации), либо в соответствии с нормой рабочего времени по графику работы (если табель не ведется).

Далее рассмотрим все перечисленные способы регистрации отработанного времени сотрудников и документы, с помощью которых производится регистрация.

Учет отработанного времени рабочих-строителей

Сдельный наряд на выполненные работы

Документ Сдельный наряд на выполненные работы предназначен для планирования и учета выполнения строительно-монтажных работ, а также для расчета сдельной оплаты труда сотрудникам по результатам выполнения работ.

Документ Сдельный наряд на выполненные работы может быть создан на основании документов Аккордный сдельный наряд или Определение объемов выполнения строительно-монтажных работ (при помощи обработки Формирование сдельных нарядов), либо вводится как отдельный документ.

Для того, чтобы создать новый документ, необходимо перейти в раздел Управление затратами на выполнение СМР - группа Трудовые затраты - список документов Сдельные наряды на выполненные работы.

На закладке Выполненные работы указываются следующие реквизиты:

в поле На период - указывается плановый календарный интервал выполнения работ;
в поле Вид операции – определяется, каким будет наряд:

персональный - выписывается индивидуально для сотрудника;

бригадный - выписывается на бригаду с последующими коллективными расчетами;

в поле Бригада (подразделение) - указывается, сотрудниками какого подразделения выполняются работы;

в поле Способ расчета сдельной оплаты указывается способ расчета сумм к начислению:

фиксированной величиной за объем работ - для каждой работы указывается ставка оплаты сотрудникам за единицу работ и количество работ, сумма к оплате определяется как произведение ставки и объема выполненных работ;

процентом от стоимости работ - для каждой работы указывается стоимость, выставляемая заказчику и процент от этой стоимости, который используется для определения суммы к начислению сотрудникам;

табличная часть заполняется планируемым к выполнению перечнем работ с указанием наименования технологической операции, объекта строительства, объемов и стоимости. Заполнение табличной части производится двумя способами:

автоматически - в том случае, если у наряда имеется документ-основание, тогда заполнение производится на основании этого документа;

вручную – в том случае, если наряд создается как отдельный документ;

в поле Расчеты по аккордному наряду - указывается документ Аккордный сдельный наряд в том случае, если данным документом производится промежуточный расчет по указанному аккордному сдельному наряду. В остальных случаях реквизит не заполняется.

Закладка Исполнители заполняется для расчета сумм к оплате за выполненный объем работ в зависимости от выбранного вида операции: указывается один сотрудник, если наряд был персональным, либо список сотрудников - если наряд был бригадным .

В случае, если для наряда указан вид операции Персональный, то для расчета сумм к начислению следует нажать кнопку Рассчитать - сумму к начислению. После этого, колонки табличной части Сумма (регл.) и Сумма (упр.) будут автоматически заполнены рассчитанным начислением для указанного сотрудника.

Данные в колонках Дней и Часов рассчитываются по перечню работ, указанных на закладке Выполненные работы. Если флажок Учитывать отработанные часы установлен, тогда эти данные по отработанным дням и/или часам будут включены в общее отработанное сотрудником время. Если флажок Учитывать отработанные часы не установлен, тогда данные по отработанному времени не будут учтены.

Дата выполнения работ в табличной части может быть указана для каждого дня периода, либо в общем за весь период выполнения работ.

По умолчанию данные по отработанному времени фиксируются ежедневно. Для этого вводится отдельная строка и указывается количество отработанных часов за определенную дату периода, указанную в колонке Дата выполнения. Такое разделение по датам выполняется вручную.

Когда необходимо указать отработанное время в общем за весь период, необходимо установить флажок Вводить период работ интервалом. После этого в табличной части отобразятся колонки Дата начала и Дата окончания, в которых устанавливаются соответствующие календарные даты. Количество часов в данном случае указывается за весь период производства работ.

В случае, если для наряда указан вид операции Бригадный, то необходимо выполнить перечень последовательных действий. Сначала указывается список участников: для заполнения списка можно использовать действия Добавить и Подбор. Затем устанавливаются признаки, влияющие на пропорцию распределения общей суммы наряда между исполнителями: Распределять только приработок, Учитывать КТУ, Учитывать отработанные часы, Учитывать тариф.

Установка флажка Учитывать отработанные часы, как и в персональном наряде, включает возможность автоматического учета указанных часов в общем отработанном сотрудником времени.

Далее при помощи действия Рассчитать - сумму к начислению производится расчет сумм к начислению по каждому сотруднику из списка. Колонки табличной части Сумма (регл.) и Сумма (упр.) автоматически заполняются рассчитанным начислением для каждого из участников в соответствии с указанными настройками для расчета.

Распределение суммы между сотрудниками, при выполнении работ бригадой, производится по следующим правилам:

Для каждого сотрудника рассчитывается его доля в пропорции: Доля = КТУ * Тариф * Отработано дней. Отдельные множители могут отсутствовать в зависимости от состава признаков распределения.
Рассчитывается сумма долей по всем сотрудникам, указанным в наряде.
Сумма, подлежащая распределению, делится на сумму долей.
Для каждого сотрудника его доля в распределении умножается на частное, полученное в пункте 3.

Аккордный сдельный наряд

Документ Аккордный сдельный наряд отличается от документа Сдельный наряд на выполненные работы тем, что позволяет рассчитывать премии за сокращение сроков выполнения работ, а также выполнять промежуточные расчеты с работниками.

Документ может быть создан на основании объемного плана при помощи обработки Формирование сдельных нарядов, либо как отдельный документ.

Для того, чтобы создать новый документ, необходимо перейти в раздел Управление затратами на выполнение СМР - группа Трудовые затраты - список документов Аккордные сдельные наряды.

Заполнение основных реквизитов документа аналогично документу Сдельный наряд на выполненные работы:

в поле Вид операции – определяется, каким будет наряд: персональный (выписывается индивидуально для сотрудника) или бригадный (выписывается на бригаду с последующими коллективными расчетами);
поле Бригада - заполняется для бригадных нарядов, здесь указывается подразделение, выполняющее работы по наряду;
поле Сотрудник - заполняется для персональных нарядов, здесь указывается сотрудник, выполняющий работы по наряду;
в поле По плану - указывается плановый календарный интервал выполнения работ.

Для расчета премии за сокращение сроков выполнения работ при закрытии наряда, необходимо заполнить следующие данные:

в поле % премии - указывается значение, в соответствии с которым будет рассчитан размер итоговой премии;
в поле за каждый - указывается база, на основании которой будет производиться расчет премии. Здесь можно выбрать одно из нескольких значений: процент сокращения рабочего времени в днях, процент сокращения рабочего времени в часах, процент перевыполнения объема работ, процент сокращения календарных сроков.

Табличная часть на закладке Запланированные работы заполняется планируемым к выполнению перечнем работ с указанием наименования технологической операции, объекта строительства, объемов и стоимости. Заполнение производится двумя способами:

автоматически - в том случае, если у наряда имеется документ-основание, тогда заполнение производится на основании этого документа;
вручную – в том случае, если наряд создается как отдельный документ.

Закрытие аккордного сдельного наряда производится в следующих случаях: закрытие работ по наряду, расчет сумм к оплате, расчет премии, промежуточное закрытие работ.

Для закрытия работ по наряду необходимо на закладке Закрытие наряда установить признак и указать дату закрытия в поле Закрыт от. Также необходимо заполнить данные по фактическому периоду выполнения работ по наряду.

На закладке Закрытие наряда имеются вложенные закладки: Ост. работы, Исполнители, Премируемые.

На вложенной закладке Оставшиеся работы в табличной части указываются выполненные работы, по которым будет производиться оплата сотрудникам. В том случае, если по данному аккордному наряду уже выполнялись промежуточные расчеты сдельными нарядами, тогда этот объем не должен включаться в состав данной закладки. То есть здесь применима формула: Оставшиеся работы = Запланированные работы - Промежуточные закрытия.

Табличная часть может быть заполнена вручную либо автоматически.

Для ручного заполнения предусмотрена кнопка Добавить.

Для автоматического заполнения предусмотрены следующие действия:

заполнить по плану - заполняет табличную часть плановыми объемами, указанными на закладке Запланированные работы данного документа;
заполнить по остаткам работ - заполняет табличную часть плановыми объемами, указанными на закладке Запланированные работы за вычетом промежуточных закрытий, если они были.

Дополнительная закладка Исполнители предназначена для расчета сумм к оплате. Установка признаков и настройка расчетов и для персональных, и для бригадных нарядов производится так же, как на закладке Исполнители в документе Сдельный наряд на выполненные работы.

Дополнительная закладка Премируемые предназначена для расчета премии по результатам выполнения работ.

Для расчета премии необходимо произвести следующие действия:

Указать список сотрудников, между которыми будет распределена общая сумма премии по наряду. Заполнить его всем списком исполнителей по текущему наряду можно при помощи команды Заполнить по исполнителям.
Откорректировать КТУ для каждого сотрудника, пропорционально которому будет распределяться премия.
Нажать кнопку Рассчитать премии.

Для отражения результатов расчета премии в начислениях сотрудников необходимо, чтобы в настройке параметров учета строительной организации (раздел Строительная организация - группа Сервис - обработка Изменение настроек учета (строительная организация) на закладке Кадровый учет в реквизите Вид расчета премии по аккордным сдельным нарядам был указан вид начисления, у которого будет установлен способ расчета Фиксированной суммой.

Для ситуаций, в которых необходимо произвести расчеты с работниками по аккордному сдельному наряду в несколько этапов, предусмотрено промежуточное закрытие работ. Это может понадобиться, например, если аккордный сдельный наряд относится к нескольким расчетным периодам, и в каждом из них требуется произвести расчеты с сотрудниками за фактически выполненные работы. Для того, чтобы выполнить промежуточный расчет, необходимо ввести документ Сдельный наряд на выполнение работ на основании аккордного.

Чтобы проанализировать наличие и объемы промежуточных закрытий, в верхней командной панели документа Аккордный сдельный наряд предусмотрена кнопка Анализ промежуточных расчетов, по нажатию которой формируется отчет.

Таким образом, регистрируется отработанное время рабочих-строителей, непосредственно занятых на производстве строительно-монтажных работ.

Далее рассмотрим, с помощью каких документов в системе производится регистрация отработанного времени водителей и механизаторов.

Учет отработанного времени водителей автотранспортных средств и механизаторов спецтехники

Путевой лист

Документ Путевой лист решает целый ряд задач по учету выполненных работ (выработки) и расчета нормы расхода ГСМ, а также по учету отработанного времени водителей автотранспортных средств. Путевой лист может создаваться на основании объемного плана при помощи обработки Создать наряды на работу машин и механизмов, либо как отдельный самостоятельный документ. В системе имеется возможность для документа Путевой лист указывать одно из состояний: создан, выписан, получен, отменен, закрыт.

Перечень созданных в системе документов Путевой лист находится в разделе Учет работы техники - группа Учет работы механизмов - список документов Путевые листы.

В рамках данной статьи нами будет рассмотрено последнее из перечисленных назначений использования данного документа - регистрация отработанного времени водителями, которая производится только по путевым листам с состоянием Закрыт.

В путевом листе в качестве основного параметра указывается машина, на которой будут производиться работы.

Для регистрации отработанного водителем/водителями времени в документе предназначена закладка Рабочее время. Данные табличной части на этой закладке будут использоваться при заполнении табеля рабочего времени и при начислении заработной платы водителям.

Табличная часть может быть заполнена как автоматически, так и вручную. Для автоматического заполнения можно воспользоваться командой Заполнить. После этого табличная часть будет заполнена по данным путевого листа, указанным на закладке Основное данного документа (фамилии водителей, объект строительства, вид работ, число месяца). Для ручного заполнения табличной части предназначены кнопки Добавить и Подбор.

Также здесь можно определить способ ввода данных – сводно за весь период работы или по датам. Если признак Вводить период работ интервалом не установлен, тогда дни и часы работы вводятся сводно, за весь период работ.

Если признак установлен, тогда на каждую дату создается отдельная строка, в которой указываются часы. Также в отдельных колонках имеется возможность указывать время, отработанное сверхурочно, в выходные и праздничные дни, в ночное время, а также время простоев.

Основное рабочее время (явка) регистрируется с учетом всех сверхнормативных работ, либо без них, в зависимости от настроек параметров учета, которые были рассмотрены нами в предыдущей статье Настройки параметров учета и определение нормы рабочего времени в прикладном решении 1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана .

Рапорт о работе строительных механизмов

Документ Рапорт о работе строительного механизма предназначен для регистрации фактической выработки строительных машин и механизмов не на автомобильном ходу, а также для регистрации времени работы машинистов.

Рапорт о работе строительного механизма может создаваться на основании документа Определение объемов выполнения строительно-монтажных работ при помощи обработки Создать наряды на работу машин и механизмов, либо как отдельный документ. В системе имеется возможность для документа Рапорт о работе строительного механизма указывать одно из нескольких состояний: создан, выписан, получен, отменен, закрыт.

Перечень созданных в системе документов Рапорт о работе строительного механизма находится: раздел Учет работы техники - группа Учет работы механизмов - список документов Рапорты о работе строительных механизмов.

В рапорте в качестве основных параметров указываются:

машина;

бригада / подразделение, получившее наряд-рапорт;
месяц выполнения работ и интервал дат в пределах указанного месяца.

В рамках данной статьи нами будет рассмотрена регистрация времени работы машинистов, которая производится только по рапортам с состоянием Закрыт.

Аналогично документу Путевой лист, отработанное время машинистов регистрируются либо в целом за период, либо по отдельным дням. Данная настройка расшифровки табличной части регулируется установкой/снятием признака Вводить период работ интервалом.

На закладке Выполненные работы производится регистрация работы машины. Для этого в табличной части указывается объект строительства, машинист, строительно-монтажная работа, а также отработанное количество часов.

Продолжение табличной части закладки Выполненные работы находится на закладке Дополнительные показатели для расчета заработной платы. Здесь можно указать время, отработанное сверхурочно, в выходные и праздничные дни, в ночное время, а также время простоев.

Основное рабочее время (явка) регистрируется, как и в документе Путевой лист, с учетом всех сверхнормативных работ, либо без них, в зависимости от настроек параметров учета.

Таким образом, в системе производится регистрация отработанного времени водителей и механизаторов спецтехники.

Помимо основных работников (рабочих-строителей, водителей и машинистов) на объекте строительства постоянно находятся сотрудники, труд которых невозможно измерить объемами работ или часами работы машин и механизмов. Это - линейные руководители, АУП и вспомогательный персонал. Далее рассмотрим каким образом регистрируется отработанное ими время.

Учет отработанного времени руководителей, АУП и вспомогательного персонала

Учет отработанного времени для данной категории сотрудников ведется в соответствии с назначенной нормой рабочего времени (графиком работы) с учетом зарегистрированных отклонений от него.

Настройка графиков работы была рассмотрена в предыдущей статье Настройки параметров учета и определение нормы рабочего времени в прикладном решении 1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана.

Отсутствие на работе организаций

Отклонение от графика работы, то есть регистрация невыхода сотрудника на работу осуществляется при помощи документа Отсутствие на работе организаций. Эти данные впоследствии используются при заполнении документа Табель учета рабочего времени, а также при начислении заработной платы.

При заполнении документа Отсутствие на работе организаций в табличной части на закладке Работники организации необходимо указать следующие данные:

список отсутствовавших сотрудников;

причину отсутствия;

даты отсутствия сотрудника.

Весь перечень причин отсутствия сотрудника на рабочем месте хранится в справочнике Причины отсутствия.

Документ Отсутствие на работе организаций может регистрироваться в течение расчетного периода или по его завершению и датироваться не позднее, чем расчетный документ по начислению зарплаты.

Зарегистрированный документ Отсутствие на работе организаций отражает отклонение от графика работы – уменьшает норму рабочего времени, назначенную графиком. Эти данные используются при заполнении табеля учета рабочего времени. То есть, тот период времени, на который зарегистрировано отклонение, в табеле отражаться не будет.

Далее рассмотрим, каким образом за расчетный период в системе отражается информация об отработанном времени всех работников предприятия.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для регистрации фактически отработанного времени сотрудниками организации предназначен документ Табель учета рабочего времени.

При заполнении табеля на закладке Основное необходимо указать следующие реквизиты:

подразделение организации – заполняется в том случае, если табель вводится в пределах выбранного подразделения;
месяц – расчетный период, за который вводится табель;
период табеля – задается способ указания периода: текущий месяц (табель вводится за весь месяц) или указанный период (табель можно ввести за часть месяца (указываются конкретные даты);

детализация табеля – задается способ ввода данных:

по дням - в табеле будут присутствовать колонки на каждый день заполняемого периода, и отработанное время будет регистрироваться за каждый день отдельно;

в целом за период - в табеле будет присутствовать только колонка для ввода данных об отработанном времени суммарно за заполняемый период;

использовать распределение начислений – данный признак определяет, требуется ли учитывать/распределять отработанное время в разрезе объектов строительства, а также способов отражения в бухгалтерском учете. Далее данное распределение будет учитываться при отражении заработной платы в регламентированном учете.

На закладке Табель в табличную часть вводится список сотрудников, по которым отражается отработанное время за указанный период. Заполнение данной табличной части списком сотрудников может производиться автоматически или вручную.

Автоматическое заполнение табеля может производиться одним из двух способов:

по всем сотрудникам;
подбором сотрудников.

При автоматическом заполнении табличной части документа учитывается следующее:

Заполнение табеля для сотрудников, у которых в кадровых документах Прием на работу в организацию и/или Кадровое перемещение организации, не установлен признак Учитывать отработанное время по нарядам, производится для каждого сотрудника на основании назначенного ему графика работы.
При наличии зарегистрированного документа Отсутствие на работе организаций у сотрудника происходит уменьшение нормы рабочего времени, назначенного графиком работы.
Регистрация прочих видов времени (ночные, выходные, сверхурочные) производится в соответствии с настройкой учета рабочего времени. То есть, прочие виды времени могут регистрироваться в том числе или сверх основного рабочего времени. Данные настройки были рассмотрены в предыдущей статье Настройки параметров учета и определение нормы рабочего времени в прикладном решении 1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана.
Регистрация отработанного времени рабочих-строителей, водителей и механизаторов производится зарегистрированными для них первичными документами: Сдельный наряд на выполненные работы, Путевой лист, Рапорт о работе строительного механизма. Поэтому для этих работников, при автоматическом заполнении табеля учета рабочего времени, добавляются пустые строки.
Строка табеля по сотруднику также может не отражать данных в том случае, если для него на весь расчетный период зарегистрирован документ Отсутствие на работе организаций.

Заполнение табличной части документа вручную производится с помощью кнопки Добавить.

Вид представления данных по отработанному времени на закладке Табель может быть выбран из двух вариантов детализации табеля – По дням или В целом за период. При выборе любого из этих способов ввода данных определяется соответствующий состав колонок табличной части на закладке Табель.

Для детализации По дням в колонках табеля выводятся даты, а редактирование ячеек осуществляется в отдельном окне. При редактировании количество часов указывается в ячейке, соответствующей виду времени, которое регистрируется.

Для детализации В целом за период отображаются колонки, соответствующие следующим видам регистрируемого рабочего времени:

Я - явка, основное рабочее время;
В - работа в выходные и праздничные дни;
Н - ночные часы;
С - сверхурочные часы;
П - простой по независящим причинам;
ПС - простой по вине сотрудника;
ПРд- простой по вине работодателя;

В документе Табель учета рабочего времени предусмотрена печатная форма, которую можно сформировать из формы списка документов или непосредственно из формы документа при нажатии кнопки Табель. Вид печатной формы будет зависеть от способа детализации табеля.

Таким образом, в данной статье были рассмотрены способы регистрации отработанного времени сотрудниками в зависимости от характера их деятельности и вовлеченности в процесс производства строительно-монтажных работ.

Для понимания всей цепочки производимых действий, рекомендуется рассматривать данную статью после статьи Настройки параметров учета и определение нормы рабочего времени в прикладном решении 1С:Бухгалтерия строительной организации для Казахстана.

Следующая статья завершит цикл статей, посвященных рассмотрению возможностей подсистемы учета рабочего времени и расчета заработной платы в разрезе объектов строительства. В ней будут рассмотрены следующие вопросы:

настройка видов и долей распределения по объектам строительства;
начисление заработной платы сотрудникам организаций;
отражение затрат на оплату труда в разрезе объектов строительства.