Как отразить покупку иностранной валюты через подотчетное лицо?

Если приобретение иностранной валюты выполняется не через безналичные операции, а через кассу, то для покупки валюты привлекается подотчетное лицо. Таким образом, сотруднику выдается сумма в тенге, а закрывает авансовый отчет сотрудник путем предоставления в кассу иностранной валюты. 

В конфигурации такие операции выполняются в несколько этапов.

Выдача денежных средств в подотчет в тенге

Для этого оформляется документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача денежных средств подотчетнику (раздел Банка и касса - Касса). При оформлении операции вид задолженности подотчетного лица указывается в значении Прочие.  
 

Отчет сотрудника о расходе денежных средств

Закрытие подотчетных сумм выполняется с помощью документа Авансовый отчет, который можно открыть через раздел Банк и касса.

• В табличной части Авансы указывается платежный документ, по которому были выданы денежные средства в подотчет. 
  

По ссылке Валюта, тип цен, НДС в обязательном порядке необходимо снять признак Учитывать НДС, т.к. операция покупки не связана с учетом НДС.
 

• Далее на закладке Прочее указывается вид задолженности Прочие и сумма расхода в тенговом эквиваленте, т.е. сумма потраченная на приобретение иностранной валюты. В качестве счета затрат указывается счет 1022 Конвертация валюты. Также указывается контрагент - через кого выполнялась операция по покупке валюты и статья движения денежных средств.
  

 

Поступление иностранной валюты в кассу

Для отражения операции по поступлению иностранной валюты в кассу используется документ Приходный кассовый ордер с видом операции Прочий приход денежных средств (раздел Банк и касса – Касса).
 
В документе указывается касса, в которую оформляется поступление иностранной валюты. При этом для такой кассы валюта учета должна соответствовать приобретенной валюте.

Сумма документа указывается в валютном эквиваленте и равна сумме приобретенной подотчетником валюты.

В качестве счета учета указывается счет 1022 Конвертация валюты и та же аналитика, которая использовалась при списании сумм с подотчетного лица при оформлении документа Авансовый отчет.
При проведении документа сформируются проводки по закрытию счета 1022 Конвертация валюты и поступлению валютных денежных средств в кассу.
 

Отражение дохода или убытка 

Так как при оформлении валютных операций курс конвертации, как правило, отличается от рыночного курса валюты, то формируется убыток или доход от покупки валюты. В рамках конфигурации при покупке валюты через подотчетное лицо расчет расходов при обмене валют не автоматизирован. В связи с этим необходимо самостоятельно рассчитать убыток от покупки валюты, и отразить проводки с помощью документа Операция (раздел Операции).
 
По кредиту отражается счет 1022 Конвертация валюты в корреспонденции со счетом 7470 Прочие расходы и указывается убыток от покупки валюты в тенговом эквиваленте.

Таким образом со счета кассы в тенге будет списана сумма на подотчетника, с подотчетного лица на счет учета конвертации валюты и со счета конвертации на счет учета денежных средств в кассе в иностранной валюте и на расходы при обменен валют.

В случае, если подотчетное лицо потратило не все денежные средства, выданные ему в тенге, возврат оформляется по стандартной схеме с помощью документа Приходный кассовый ордер с видом операции Возврат денежных средств подотчетником.