Почему выписанные ЭСФ, СНТ, АВР могут не появиться в списке отправленных документов?

При отправке электронных документов на портале ИС ЭСФ, мы всегда получаем информационное сообщение «… создан и добавлен в очередь обработки». Разберем в этой статье, что оно означает и почему только что выписанный ЭСФ может не появиться в журнале отправленных документов.

Что такое очередь обработки в ИС ЭСФ

В обычных условиях наличие очереди обработки на сервере информационной системы ЭСФ не заметно. Кажется, что как только документ отправлен, он сразу возникает или  в журнале отправленных документов (если документ оформлен верно), или в журнале документов, которые находятся в работе (если в документе были ошибки). Но в периоды, когда сервер системы перегружен или проводятся технические работы, можно заметить, что все не так просто. 

На самом деле в процессе отправки документа в ИС ЭСФ он всегда проходит несколько этапов, не все из которых заметны пользователю.

• Очередь обработки. Сначала отправленный документ помещается в очередь обработки сервера и получает статус «В очереди». Это значит, что документ принят системой и поставлен в очередь на обработку, но его проверка ещё не началась.

• Проверка данных. На следующем этапе документ получает статус «В обработке». В это время система выполняет форматно-логический контроль, проверяет регистрационные данные участников операции, остатки товаров (если документ списывает активы с Виртуального склада) и другие параметры, влияющие на корректность документа.

• Прием или отказ в приеме. После завершения всех проверок система либо принимает документ (присваивает ему регистрационный номер и отправляет получателю), либо отклоняет его с указанием ошибок.

Таким образом, документ всегда помещается в очередь обработки, просто обычно ее обработка происходит настолько быстро, что прохождение этих этапов остается незаметным для пользователя.

Но иногда, когда скорость обработки документов в ИС ЭСФ по каким-либо причинам падает, у налогоплательщиков могут возникать документы, находящиеся в очереди, в том числе длительное время.

Как проверить, что документ находится в очереди сервера ИС ЭСФ

Если при отправке ЭСФ, СНТ или ЭАВР в ИС ЭСФ, после того как вы нажали на кнопку Отправить и подписали документ ЭЦП, документ не появился ни в списке отправленных, ни в списке ошибочных документов, то в первую очередь нужно проверить его наличие в списке документов, находящихся в очереди на обработку.

Для этого:

1. Откройте нужный журнал на портале ИС ЭСФ (ЭСФ, СНТ или ЭАВР).
2. Установите фильтр по дате выписки и нажмите на кнопку Поиск. 
3. Сначала проверьте вкладку «Отправленные». Если среди отправленных нужного документа нет, то переходите на вкладку «В работе».
4. Найдите документ и проверьте его статус (в случае необходимости используйте возможность дополнительного отбора по учетному номеру или другим известным вам параметрам по кнопке Расширенный поиск):
• «В очереди» → ожидает обработку;
• «В обработке» → проходит этап проверки в системе.

Другие статусы документов в этом журнале рассмотрим ниже.

Что делать, если документ слишком долго находится в очереди ИС ЭСФ

В большинстве случаев нужно просто дождаться обработки — система разберет очередь сама. Если в этот день или накануне на сервере ИС ЭСФ проводились длительные технические работы, то обработка очереди после восстановления работы сервера обычно занимает несколько часов.  В этом случае нужно ожидать завершения обработки. В случае успешного приема, такие документы обычно регистрируются датой отправки (датой, когда документ поступил в очередь).

При этом необходимо учитывать: гарантий что документ в результате будет принят - нет. Если документ содержит ошибки, в его приеме будет отказано.  

Если документ не обрабатывается слишком долго, особенно при приближении срока выписки ЭСФ, рекомендуется:

• Проверить наличие оповещений о технических работах в системе ИС ЭСФ. Во время проведения длительных технических работ, по которым КГД подтвердил их проведение, налогоплательщикам разрешается выполнять выписку документов на бумажном носителе. Рекомендуется применять  эту возможность, чтобы не нарушить сроки выписки ЭСФ.
• Регистрация в ИС ЭСФ счетов-фактур, выписанных на бумажном носителе
  
• Если технические работы не проводятся, но документ не обрабатывается длительное время, то необходимо обратиться в службу поддержки ИС ЭСФ и уточнить причину задержки в обработке документа.
• Как обратиться в техническую поддержку ИС ЭСФ
  

 Другие причины, по которым документ может отсутствовать в списке отправленных

В журнале В работе  находятся не только документы, задержавшиеся в очереди обработки, но и ошибочные документы, а также документы, для которых необходимо выполнить какие-либо дополнительные действия. 

Можно выделить три категории документов в этом журнале:

• обработанные сервером документы, которые не могут быть зарегистрированы и отправлены получателю в связи с наличием ошибок; 

• документы, по которым еще не завершена обработка сервером;   

• документы, для завершения обработки которых пользователю требуется выполнить дополнительные действия.

Дальнейшие действия пользователя по выписке электронного документа зависят от статуса электронного документа.

Статусы документа в журнале «В работе»	Что значит	Что делать
Черновик	Документ сохранен, но не подписан ЭЦП и не отправлен получателю	Проверить, подписать ЭЦП и отправить
Импортирован	Загружен в систему, но не подписан ЭЦП и не отправлен получателю	Проверить, подписать ЭЦП и отправить
В очереди	Документ подписан ЭЦП, находится в очереди сервера и ожидает начала обработки	Ожидать завершения процессов обработки сервером
В обработке	Документ проверяется системой	Ожидать завершения процессов обработки сервером
Ошибочный	Обнаружены ошибки в заполнении	Документ не выписан. Нужно ознакомиться с деталями ошибки, исправить и отправить документ заново
В ожидании биометрической идентификации (только для ЭСФ)	Требуется подтверждение личности отправителя	Необходимо пройти биометрическую идентификацию на портале ИС ЭСФ
Биометрическая идентификация не пройдена в срок	Подтверждение не выполнено	Документ не выписан. Необходимо отправить ЭСФ повторно и пройти биометрическую идентификацию в установленные сроки.

Необходимо регулярно проверять журнал документов, находящихся «В работе», чтобы своевременно предпринимать корректирующие действия и не допускать нарушения сроков выписки электронных документов.