PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана»

Общие сведения

Настройка обмена с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов

Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» позволяет выписывать и получать электронные счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов.

Для начала работы с электронными счетами-фактурами в конфигурации требуется выполнить настройку обмена ЭСФ, которая расположена в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронные счета-фактуры.

В настройках обмена электронными счетами-фактурами устанавливается флаг Обмен с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов. На этом настройка обмена ЭСФ завершена.

Этапы работы с XML файлом при выписке и получении ЭСФ

Выписка ЭСФ посредством экспорта и импорта XML файлов в конфигурации выполняется следующим образом:

1. На основании документа Счет-фактура (выданный) создается документ ЭСФ;
2. Документ ЭСФ выгружается в XML файл;
3. Выгруженный XML файл импортируется в ИС ЭСФ;
4. ЭСФ, импортированный в ИС ЭСФ из XML файла отправляется получателю через ИС ЭСФ;
5. Отправленный ЭСФ выгружается из ИС ЭСФ в XML файл;
6. XML файл загружается в конфигурацию. Для ЭСФ, имеющегося в информационной базе, фиксируются результаты его обработки (присваивается регистрационный номер, статус отправки и другие данные).

Получение входящего электронного счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов осуществляется следующим образом:

1. Входящий ЭСФ выгружается из ИС ЭСФ в XML файл;
2. XML файл загружается в конфигурацию, в результате чего создается документ ЭСФ;
3. На основе созданного документа ЭСФ в конфигурации создается документ Счет-фактура (полученный).

Схематично процесс обмена ЭСФ между конфигурацией и ИС ЭСФ выглядит следующим образом. 

Выписка ЭСФ

Рассмотрим процесс выписки ЭСФ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана». Процесс выписки изложен в последовательности, которая приведена выше.

Создание документа ЭСФ

В соответствии со статьей 412 НК РК поставщик вправе выписывать счета-фактуры как в электронном виде, так и на бумажном носителе. 

При этом часть документов может выписываться в электронном виде, а часть на бумажном носителе. Поэтому способ выписки конкретного документа в конфигурации указывается в форме счета-фактуры.

При выписке счета-фактуры в электронном виде, устанавливается признак В электронном виде и создается документ Электронный счет-фактура (гиперссылка Создать ЭСФ).

Электронный счет-фактура заполняется автоматически данными из документа Счет-фактура. При этом пользователь может скорректировать или дозаполнить данные ЭСФ (кнопка Еще - Редактировать документ). 

Документ ЭСФ имеет форму, аналогичную электронному документу ИС ЭСФ и содержит все необходимые разделы, утвержденные Правилами выписки счета-фактуры в электронной форме.

При создании ЭСФ находится в состоянии Документ готов к отправке получателю через ИС ЭСФ.

Выгрузка ЭСФ в XML файл

Выгрузка ЭСФ в XML файл производится по кнопке Выгрузить в файл, которая расположена в документе Электронный счет-фактура. При выгрузке в выбранной папке сохраняется файл в формате XML. 

Система позволяет также выполнять выгрузку пакета ЭСФ. Выгрузить сразу несколько исходящих ЭСФ в один XML файл можно в форме списка Электронные счета-фактуры (выданные). Форма списка доступна в разделе Покупка и продажа – Продажа – Электронные счета-фактуры (выданные). 

Для этого необходимо выделить ЭСФ (комбинация клавиш Ctrl+A – для выделения всех ЭСФ в списке, либо Ctrl и нажимая на требуемые ЭСФ левой кнопкой мыши), предназначенные для отправки и нажать на кнопку Выгрузить.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

После выгрузки, XML файл импортируется в ИС ЭСФ для отправки ЭСФ получателю.

Для этого необходимо зайти в информационную систему по приему и обработке ЭСФ - ИС ЭСФ. 

Импорт ЭСФ производится по кнопке Импортировать, которая расположена в разделе Журнал Счетов-фактур. При нажатии на данную кнопку открывается окно для импорта. По кнопке Выбрать файл открывается окно для выбора ранее выгруженного из конфигурации XML файла. После выбора файла необходимо нажать на кнопку Загрузить.

 

При отсутствии ошибок в заполнении, загруженный ЭСФ отображается в левой части окна, в разделе В работе - Импортированные. 

Отправка ЭСФ в ИС ЭСФ

Отправка ЭСФ получателю осуществляется по кнопке Отправить, которая доступна как в журнале импортированных счетов – фактур, также и в самом ЭСФ.

После отправки ЭСФ присваивается регистрационный номер и он перемещается из раздела В работе в раздел Отправленные. 

Такой электронный счет-фактура является зарегистрированным в ИС ЭСФ и может быть выгружен в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для обновления ЭСФ, содержащегося в конфигурации, а также для регистрации результатов обработки ЭСФ.

Выгрузка ЭСФ из ИС ЭСФ

Выгрузка ЭСФ из ИС ЭСФ выполняется по кнопке Экспортировать, расположенной в журнале Счетов-фактур. 

Для экспорта ЭСФ в журнале счетов-фактур отмечаются ЭСФ, которые необходимо импортировать в конфигурацию. После выбора ЭСФ, нажимаем на кнопку Экспортировать. Системой создается документ в формате XML, который можно импортировать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана».

Загрузка ЭСФ из XML файла в конфигурации

Загрузка ЭСФ из XML файла в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» выполняется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов. 

В форме осуществляется загрузка как исходящих, так и входящих ЭСФ. Для этого в верхней части формы расположена кнопка Загрузить из файлов. При нажатии на данную кнопку открывается окно для выбора файла, выгруженного из ИС ЭСФ.

При загрузке выполняется поиск ранее выписанного электронного счета-фактуры, который соответствует загружаемому из ИС ЭСФ. 

Если ЭСФ с соответствующими данными найден в конфигурации – он отобразится в табличной части формы, в графе Электронный счет-фактура. Для его обновления данными из загружаемого ЭСФ необходимо воспользоваться кнопкой Создать/обновить электронные счета-фактуры. При нажатие на нее данные ЭСФ, который содержится в конфигурации обновятся на данные из загружаемого ЭСФ. 

Состояние ЭСФ изменится на Документ успешно принят сервером ИС ЭСФ, в документе отобразится регистрационный номер, присвоенный ИС ЭСФ.

Если ЭСФ с соответствующими данными в конфигурации не найден, по кнопке Создать/обновить электронные счета-фактуры можно создать новый ЭСФ. Основанием для его заполнения послужат данные ЭСФ, импортированного из ИС ЭСФ.

Особенности выписки исправленного ЭСФ

Выписка исправленного ЭСФ в конфигурации аналогична выписке основного ЭСФ за исключением некоторых моментов.

При выписке исправленного ЭСФ, в документе Счет-фактура (выданный) в графе Вид счета-фактуры указывается вид исправленный. В поле Основной счет-фактура указывается ранее выписанный основной счет-фактура, к которому выписывается исправленный.

Далее исправленный ЭСФ выгружается в XML файл и импортируется в ИС ЭСФ. В ИС ЭСФ производится его отправка получателю. 

Основной ЭСФ (после отправки выписанного к нему исправленного) меняет статус на Аннулирован и перемещается в раздел журнала счетов-фактур Аннулированные.

После этого исправленный и основной ЭСФ экспортируются из ИС ЭСФ в XML файл для дальнейшей загрузки в конфигурацию.

Загрузка в конфигурацию исправленного и основного ЭСФ осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов.

При загрузке исправленного ЭСФ, данные ЭСФ, созданного в конфигурации обновляются, состояние меняется на Документ успешно принят сервером. 

В основном ЭСФ (аннулированном) устанавливается статус Документ аннулирован по причине: Создание исправленного электронного счета-фактуры.

Документ Счет-фактура (выданный), которому соответствует ЭСФ, также аннулируется.

Особенности выписки дополнительного ЭСФ

Выписка дополнительного ЭСФ в конфигурации схожа с выпиской основного ЭСФ. При заполнении документа Счет-фактура (выданный) в строке Вид счета-фактуры указывается вид дополнительный. В поле Основной счет-фактура указывается ранее выписанный счет-фактура, к которому выписывается дополнительный ЭСФ. 

Далее действия для дополнительного ЭСФ идентичны действиям с обычным ЭСФ.

Получение ЭСФ

Рассмотрим процесс получения ЭСФ и его загрузку в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана».

В ИС ЭСФ полученный ЭСФ отображается в разделе Полученные журнала счетов-фактур. Для того чтобы выгрузить ЭСФ в XML файл, его необходимо пометить и нажать на кнопку Экспортировать. ЭСФ сохранится в XML файле, который можно импортировать в конфигурацию.

Импорт файла в конфигурацию осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов (также как и исходящих ЭСФ).

По кнопке Создать/обновить электронные счета-фактуры в конфигурации создается входящий ЭСФ.

Созданный в конфигурации ЭСФ необходимо отразить в учете при помощи документа Счет-фактура (полученный). Сделать это можно в самой форме ЭСФ по ссылке Документ не отражен в учете, либо по кнопке Отражение в учете.

 

Отражение данных в учете выполняется следующим образом:

1. Либо создается новый документ Счет-фактура (полученный) на основании ЭСФ.
2. Либо выбирается существующий (ранее созданный) документ Счет-фактура (полученный).

При этом данные существующего счета-фактуры обновляются в соответствии с данными ЭСФ.

После выполнения всех описанных действий в конфигурации создаются документы Электронный счет-фактура (полученный) и документ Счет-фактура (полученный).