Как оформляются компенсационные выплаты по расходам за разъездной характер работы в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана

Не все служебные поездки работников признаются командировками. Разберем, в каких случаях работодатель может компенсировать расходы сотрудника, как оформить в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана выплату компенсации за разъездной характер работы и какие особенности необходимо учитывать.

Что относится к разъездному характеру работы

Компенсация выплачивается за каждый день, который протекает вне постоянного места жительства.

Условия предоставления и размеры таких выплат устанавливаются соглашением сторон, коллективным договором, трудовым договором и (или) актом работодателя.

В соответствии с пунктом 2 статьи 130 ТК РК право на получение компенсации имеют работники, постоянная работа которых носит разъездной характер, в том числе сотрудники транспортной отрасли, гражданской авиации, объектов связи, автомобильных дорог, специалисты по обслуживанию инженерной инфраструктуры и другие категории работников.

Пунктом 3 статьи 130 ТК РК предусмотрено, что если работник находится в разъездах только часть рабочих дней месяца, сумма компенсации рассчитывается пропорционально фактическому количеству дней поездок к месту работы и обратно.

Налогообложение компенсационных выплат по расходам за разъездной характер

Согласно подпункту 1) статьи 366 НК РК сумма выплачиваемой компенсации в пределах установленных норм не признается доходом работника при выполнении работы в пути, разъездном характере работы или служебных поездках в пределах обслуживаемых участков. 

Размер компенсационной выплаты определяется внутренними документами работодателя.

Соответственно, такие выплаты:

• не облагаются налогами, взносами и отчислениями;
• не подлежат отражению в составе доходов при заполнении Декларации по ИПН и СН (ф.200.00).

Сумма компенсации за разъездной характер работы, выплаченная сверх норм, установленных работодателем, рассматривается в качестве дохода работника:

• облагается налогами, взносами и отчислениями в общеустановленном порядке;
• подлежит отражению в составе доходов при заполнении Декларации по ИПН и СН (ф.200.00).

В целях учета КПН в соответствии с пунктом 2 статьи 270 НК РК расходы работодателя, не являющиеся доходами физического лица, указанные в подпункте 1 статьи 366 НК РК, относятся на вычеты.

Оформление компенсации за разъездной характер в пределах норм в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана специальные инструменты для отражения компенсационных выплат за разъездной характер работы не предусмотрены. Вместе с тем такие выплаты могут быть оформлены одним из способов, рассмотренных далее.

Оформление компенсации с использованием счета 3386

Для отражения компенсации расходов за разъездной характер работы в пределах установленных норм может использоваться схема с применением счета 3386 Задолженность перед подотчетными лицами. В данном случае в учете первоначально отражается начисление обязательства организации перед работником, которое впоследствии погашается при выплате компенсации.

Для начисления суммы компенсации и отнесения на затраты используется документ Операция (раздел Операции – Операции). В документе «вручную» заполняется проводка, в которой по дебету указывается счет затрат, по кредиту - счет 3386 Задолженность перед подотчетными лицами, а также заполняется аналитика данных счетов.

В качестве аналитики к счету расходов выбирается соответствующая статья затрат. От выбора зависит, по какой статье расходов компенсация отражается в учете. Например, можно использовать статью затрат Компенсация за разъездной характер работы в пределах норм.

Если подходящая статья затрат отсутствует, ее необходимо создать. При создании статьи затрат:

• указывается категория затрат – Прочие;
• включается признак Принимается к налоговому учету;
• в поле Вид расходов в налоговом учете выбирается значение Прочие расходы, относимые на вычет, поскольку расходы за разъездной характер работы признаются расходами работодателя и согласно пункту 2 статьи 270 НК РК не являются доходами физического лица.

Кроме того, для корректного отражения расходов в налоговой отчетности необходимо выполнить привязку статьи затрат к соответствующей строке Декларации по КПН в регистре сведений Коды строк декларации по Налогу на прибыль. При формировании Декларации по КПН (ф.100.00) суммы компенсационных выплат за разъездной характер работы в пределах норм учитываются в составе прочих расходов налогоплательщика.

На основании проводки бухгалтерского учета с помощью кнопки Заполнить автоматически формируется проводка по налоговому учету.

Далее на закладке Налоговый учет для счета 3391Н Задолженность подотчетных лиц дополнительно указывается значение аналитики Вид задолженности подотчетного лица – Прочие.

После проведения операции в оборотно-сальдовой ведомости по счету 3386 Задолженность перед подотчетными лицами, а также по счету налогового учета 3391Н Задолженность подотчетных лиц формируется кредитовое сальдо, отражающее задолженность организации перед работником на сумму начисленной выплаты.

Выплата компенсации оформляется Расходным кассовым ордером с видом операции Прочий расход денежных средств или Платежным поручением (исходящим) с видом операции Прочее списание безналичных денежных средств.

В платежном документе указывается Счет (БУ) 3386 Задолженность перед подотчетными лицами, в поле Работники организации выбирается сотрудник. При этом Счет (НУ) 3391Н Задолженность подотчетных лиц заполняется автоматически, аналитика налогового учета Работники организации заполняется в соответствии с данными бухгалтерского учета. Дополнительно для счета налогового учета указывается Вид задолженности подотчетного лица - Прочие.

При проведении Платежного поручения (исходящего) с видом операции Прочее списание безналичных денежных средств формируются проводки по перечислению денежных средств работнику и погашению задолженности организации перед ним по бухгалтерскому и налоговому учету.

После выплаты компенсации в оборотно-сальдовой ведомости по счету 3386 отражается погашение обязательства организации перед работником. По счету 3391Н - закрытие соответствующей суммы в налоговом учете. В результате конечное сальдо по обоим счетам отсутствует. При этом сумма компенсационной выплаты по расходам за разъездной характер работы отражается в составе расходов организации как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Оформление компенсации с использованием счета 1251

В качестве альтернативного способа оформления компенсационной выплаты за разъездной характер работы в пределах норм может использоваться схема с применением счета 1251 Краткосрочная задолженность подотчетных лиц. В этом случае выдача денежных средств отражается как выдача подотчетной суммы с последующим оформлением авансового отчета.

Рассмотрим порядок отражения такой операции в программе.

Выплата компенсации оформляется Расходным кассовым ордером с видом операции Выдача денежных средств подотчетнику или Платежным поручением (исходящим) с видом операции Перечисление денежных средств подотчетнику.

В табличной части платежного документа выбирается подотчетное лицо, указывается вид задолженности Прочие, счет учета (БУ) – 1251 Краткосрочная задолженность подотчетных лиц.

При проведении Платежного поручения (исходящего) с видом операции Перечисление денежных средств подотчетнику формируются проводки по перечислению денежных средств работнику и отражению задолженности работника перед организацией.

В оборотно – сальдовой ведомости по счету 1251 Краткосрочная задолженность подотчетных лиц, а также по счету налогового учета 3391Н Задолженность подотчетных лиц формируется дебетовое сальдо по работнику, которому перечислена компенсация. Такое сальдо отражает задолженность лица перед организацией, поскольку на данном этапе денежные средства только выданы работнику и еще не списаны на расходы организации.

Для закрытия задолженности работника перед организацией, а также отнесения суммы компенсационной выплаты на затраты оформляется документ Авансовый отчет, который находится в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

При создании Авансового отчета следует по гиперссылке Цены и валюта отключить признак Учитывать НДС, поскольку компенсационные выплаты за разъездной характер работы не являются оборотом по приобретению товаров и услуг.

В «шапке» документа указывается Подотчетное лицо – работник, которому произведена выплата компенсации, а также Счет расчетов 1251 Краткосрочная задолженность подотчетных лиц.

На закладке Авансы добавляется документ выплаты денежных средств работнику.

После заполнения сведений об авансах на закладке Прочее указываются сведения для отражения компенсационной выплаты за разъездной характер работы в составе расходов организации.

В строке Наименование документа (расхода) выбирается документ, определяющий порядок и размер компенсационной выплаты, например, приказ работодателя, а также указывается номер и дата документа в соответствующих строках.

В строке Вид задолженности выбирается значение Прочие, поскольку компенсационные выплаты за разъездной характер работы не относятся к расчетам с поставщиками или командировочным расходам.

В строке Содержание «вручную» указывается описание операции, например, Компенсация за разъездной характер работы в соответствии с трудовым договором.

Особое внимание следует обратить на реквизит Счет затрат (БУ) и аналитику к нему. В данном поле указывается счет, на который относится сумма компенсационной выплаты при проведении Авансового отчета.

В качестве аналитики можно использовать статью затрат Компенсация за разъездной характер работы в пределах норм.

После проведения Авансового отчета формируются проводки по отнесению суммы компенсационной выплаты на затраты организации и закрытию задолженности работника, получившего такую выплату.

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 1251 Краткосрочная задолженность подотчетных лиц, а также по счету налогового учета 3391Н Задолженность подотчетных лиц отражается кредитовый оборот на сумму ранее перечисленных работнику денежных средств. В результате сальдо становится равным нулю, что говорит о полном закрытии расчетов с работником по компенсационной выплате за разъездной характер работы.

При оформлении выплат указанными способами суммы компенсации не отражаются в регистрах по учету заработной платы и, соответственно, не включаются в Декларацию по ИПН и СН (ф.200.00). Это связано с тем, что компенсационные выплаты за разъездной характер работы в пределах норм, установленных работодателем, не признаются доходом работника и не относятся к расходам работодателя по оплате труда.

При этом суммы компенсационных выплат в пределах норм могут быть отнесены на вычеты по КПН в составе прочих расходов при соблюдении требований законодательства и наличии документов, подтверждающих разъездной характер работы.

Отражение компенсации за разъездной характер сверх норм, установленных работодателем

Если сумма компенсации за разъездной характер работы выплачивается сверх норм, установленных внутренними документами работодателя, сумма превышения признается доходом работника, облагается налогами, взносами и отчислениями в общеустановленном порядке, а также отражается в регистрах по учету заработной платы и Декларации по ИПН и СН (ф.200.00). В этом случае сумма превышения оформляется как начисление дохода работнику в размере суммы превышения с использованием зарплатных документов.

Для отражения компенсационной выплаты за разъездной характер работы сверх норм в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана создается отдельный вид начисления с соответствующими настройками налогообложения в разделе Зарплата – Справочники и настройки – Начисления организаций.

На закладке Учет устанавливается значение Облагается целиком для всех налогов, взносов, отчислений и указывается Код строки Декларации по ИПН и СН.

После создания и настройки вида начисления компенсация за разъездной характер работы сверх установленных норм начисляется в 1С документом Начисление зарплаты сотрудникам организации.

При этом выполняются расчет удержаний, налогов, взносов и отчислений, а также отражение начисленной суммы в бухгалтерском учете.

Подробнее о порядке оформления документов по начислению заработной платы, расчету удержаний, налогов, взносов и отчислений, а также отражению заработной платы в учете можно ознакомиться в статьях:

• PRO порядок начисления зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
• PRO расчет налогов и взносов с зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
• Отражение заработной платы в регламентированном учете в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
• Как настроить способы отражения заработной платы в регламентированном учете в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
• Учет зарплаты на предприятии
• Расчет заработной платы в 2026 году.

Для целей КПН выплата компенсации сверх норм учитывается в составе расходов работодателя по доходам физических лиц и отражается в соответствующей строке при заполнении Декларации по КПН (ф.100.00).