Может ли работодатель оформлять все кадровые документы в электронном виде с использованием ЭЦП?

Вопрос:

Мы внедряем в компании систему электронного документооборота. Прошу Вас дать ответ на вопрос: можно ли хранить в электронном виде и подписывать ЭЦП со стороны работника и работодателя следующие документы: 

• Приказы по личному составу: о приеме, увольнении, премировании, отпуске, командировках;

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Ответ:

Дуйсенова Т.Б. 11.11.2022, 09:39

В соответствии со статьей 11 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс) работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором. 

Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. Акты работодателя - приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем (подпункт 41 пункта 1 статьи 1 Кодекса). 

Согласно подпункта 6) пункта 2 статьи 23 Кодекса работодатель обязан знакомить работника с коллективным договором, правилами трудового распорядка, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) работника, и в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими актами работодателя лично или путем направления их посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий. 

Пунктом 1 статьи 33 Кодекса предусмотрено, что заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. В свою очередь, отмечаем, что согласно подпункту 12) статьи 1 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. 

Электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующего принципа использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных (статья 6 Закона). В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. 

Таким образом, работодатель вправе использовать автоматизированную систему кадрового делопроизводства, а созданные в соответствии с вышеуказанными требованиями электронные документы уже являются таковыми (документами: приказами, договорами и т.п.) без распечатывания их в бумажном формате.

Вместе с тем, при необходимости, например при сдаче трудовых договоров в архив, они подлежат распечатке.

Источник: Блог-платформа государственных органов РК