Надо ли подписывать и ставить печать на распечатанный трудовой договор, который заключен в электронном виде в ЕСУДТ?

Вопрос:

В соответствии с пунктом 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 6 октября 2020 года № 271 (далее – Перечень) документы (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью (далее-ЭЦП), составляющие кадровое обеспечение, некоторые согласно Перечня должны храниться в электронном виде, а при отсутствии системы электронного документооборота оформляться на бумажном носителе и некоторые на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. 

• По выше изложенным положениям Закона и Правил, возникает ряд вопросов, на которые необходимы разъяснения: 
• Необходима ли печать юридического лица и живая подпись работника на бумажном носителе кадрового документа (например, как трудовой договор, приказ по личному составу и др.), подписанного работником своим ЭЦП и распечатанного из системы электронного документооборота?
• Будет ли распечатанный электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП, иметь юридическую силу?
• Можете направить перечень документов по кадровому учету, которые разрешены к подписи с ЭЦП и перечень документов, которые остаются с требованием к подписанию с живой подписью работника. 
• Существуют ли какие-либо дополнительные риски в части кадрового учета, если организация в своей работе будет использовать только электронные документы, сформированные через внутренние системы электронного документооборота компании?

Ответ:

Шапкенов С.Ж. 24.12.2021, 07:07

В соответствии со статьей 33 Трудового кодекса РК (далее – Кодекс) трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя. Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП). 

В свою очередь, отмечаем что согласно пункту 1 статьи 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее-Закон) электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. 

Таким образом, на распечатанных электронных трудовых договорах, актах работодателя подписанные с помощью ЭЦП, нет необходимости проставления печати организации и живой подписи работника, так как они имеют юридическую силу. 

Что касается, перечня документов по кадровому учету сообщаем, что Кодексом не регламентировано ведение делопроизводства. Согласно подпункту 2) статьи 6 Закона электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующего принципа использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных. 

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

Источник: Блог-платформа государственных органов РК