Руководство пользователя по работе с модулем «Виртуальный склад»: назначение системы и регистрация пользователей в системе

Назначение и условия применения

Назначение системы

Информационная система по приему и обработке электронных счетов-фактур предназначена для автоматизации процесса взаимодействия между поставщиками и покупателями товаров, работ и услуг в части отправки и получения электронных счетов-фактур. 

В рамках реализации ИС ЭСФ автоматизируются все необходимые операции, связанные с документооборотом счетов-фактур - от создания исходящего счета-фактуры (нового, дополнительного, исправленного) до его отправки Получателю, в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Минимальные требования для работы в системе ИС ЭСФ

Для доступа в систему ИС ЭСФ пользователь может использовать:

• Web-приложение ИС ЭСФ ( портал ИС ЭСФ).
  
• Функции учетной системы, интегрированной с ИС ЭСФ.
  

Для настройки автоматического обмена необходимо:

• Получить ЭЦП в ЦОНе на руководителя организации как на юр.лицо и на руководителя организации как физ.лицо. Если бухгалтер имеет право подписи счетов-фактур, тогда и на бухгалтера как на физ.лицо.
  
• Зарегистрироваться в системе ИС ЭСФ.
  

Регистрация участника ИС ЭСФ производится посредством заключения соглашения о пользовании системой в веб-приложении ИС ЭСФ. Соглашение заверяется электронной цифровой подписью руководителя предприятия (сертификат Национального Удостоверяющего центра).

Для аутентификации в системе и заверения электронных документов в ИС ЭСФ используются ключи Национального удостоверяющего центра (НУЦ РК).

В ИС ЭСФ используется единый формат передачи данных – xml-формат. 

Для корректной работы с ИС ЭСФ можно использовать следующие Интернет-браузеры:

• Internet Explorer версии 8 и выше;
  
• Opera версии 9 и выше;
  
• MozillaFirefox версии 4 и выше;
  
• Safari версии 5 и выше;
  
• GoogleChrome.
  

Минимальные системные требования для работы в ИС ЭСФ

Windows	Mac OS X
Windows 10 (8u51 или более поздняя) Windows 8.x (настольная версия) Windows 7 с пакетом обновления 1 (SP1) Windows Vista SP2 Windows Server 2008 R2 с пакетом обновления 1 (SP1) (64-разрядная версия) Windows Server 2012 и 2012 R2 (64-разрядная версия) Пространство на диске: 124 МБ для JRE; 2 МБ для обновления Java Процессор: минимальное требование - Pentium 2 266 МГц Браузеры: Firefox v 41.0	Mac на базе процессора Intel под управлением Mac OS X 10.8.3+, 10.9+ 64-битный браузер

Требования к оперативной памяти (ОЗУ), Мб:

	WinXP	VISTA/WIN7/WIN8	2003srv/2008srv/2012srv
ОЗУ (минимальные)	2Gb	2Gb	2Gb
ОЗУ (рекомендуемые)	2Gb	4Gb	6Gb

Доступ в интернет с рекомендуемой скоростью - 256 Kb.

Необходимые условия для работы в ИС ЭСФ

1. Иметь электронную цифровую подпись.
2. Зарегистрироваться на портале.

Вход на портал ИС ЭСФ

В строке адреса Internet ввести https://esf-vs.gov.kz:8443/esf-web/login. Загрузится главная страница Портала.

В случае если Вы заходите на портал первый раз, то необходимо установить NCALayer.

Установка NCALayer

Программное обеспечениеNCALayer предназначено для организации взаимодействия web-браузера со средством криптографической защиты информации.

Модуль NCALayer представляет собой приложение, разработанное НУЦ РК, посредством которого осуществляются функции аутентификации и подписи в информационных системах.

Для удобства пользователей, приложение NCALayer во время установки проверяет наличие и работоспособность программного обеспечения Java и NCALayer, после чего производит установку программ на персональном компьютере пользователя.

Данное приложение позволяет сократить время для подготовки персонального компьютера пользователя, а также обеспечивает надежную работу с ЭЦП.

Для установки NCALayer:

• скачайте установочный файл  на сайте НУЦ РК http://pki.gov.kz/index.php/ru/ncalayer;
• выполните установку программного обеспечения согласно руководства пользователя NCALayer размещенного на сайте http://pki.gov.kz/index.php/ru/ncalayer.

После установки и запуска программного обеспечения необходимо в панели управления нажать правой кнопкой мыши на иконку NCALayer и выбрать «Управление модулями».

В открывшемся списке модулей, требуется выбрать модуль ЭСФ и нажать на кнопку Установить модуль, в результате модуль будет скачен и установлен на компьютер пользователя.

После установки модуля NCALayer, если Вы зарегистрированы в системе, можете осуществить вход на Портал, согласно данного руководства.

В случае если Вы не являетесь пользователем системы ИС ЭСФ, Вам необходимо пройти регистрацию, согласно п.2 данного руководства.

Регистрация пользователей

Для того чтобы воспользоваться функциями Системы ИС ЭСФ необходимо пройти процедуру регистрации.

Для того чтобы воспользоваться функциями Системы ИС ЭСФ необходимо пройти процедуру регистрации.

Процедура регистрации в зависимости от субъекта выполняется следующими способами:

1. Регистрация физического лица (далее - ФЛ);
2. Регистрация индивидуального предпринимателя (далее - ИП);
3. Регистрация юридического лица (далее - ЮЛ);
4. Регистрация лиц, занимающихся частной практикой (далее – ЛЗЧП):

• Адвоката;
• Нотариуса;
• Медиатора;
• Частного судебного исполнителя. 

Также можно одновременно пройти все виды регистрации.

Регистрация ФЛ

• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме Регистрация пользователя необходимо выбрать категорию регистрации Физическое лицо и нажать кнопку Начать регистрацию (Рисунок 7).
  

• В шаге 1 - «Выбор сертификата» нажмите кнопку Выбрать сертификат, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Далее следует выбрать файл с сертификатом RSA, ввести пин-код и нажать на  кнопку Готово;
  

Если Вы выбрали сертификат AUTH, то ИС ЭСФ выдаст ошибку Необходимо выбрать сертификат для подписи:

• В шаге 2 - «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. 

При этом осуществляет проверку наличия действующей регистрации в качестве Физическое лицо. В случае наличия ИС ЭСФ выдает сообщение: Данный ИИН уже зарегистрирован.

Завершите заполнение формы регистрационными данными физического лица, в том числе введите пароль, который будет использоваться для входа в ИС ЭСФ и нажмите кнопку Далее, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 3;

• В шаге 3 – «Соглашение» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. 

После ознакомления с соглашением, нажмите кнопку Подписать, после чего отобразится окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA. После чего ввести пин-код и нажать кнопку Готово, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;

• В шаге 4 «Завершение» отобразится окно Завершение регистрации, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве Физического лица.
  

ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.

• Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH. Введите пин-код и нажмите кнопку Готово;
  

В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;

• Нажмите кнопку Войти. Авторизация успешно выполнена;
  

ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве Физическое лицо.

Регистрация ИП

• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме Регистрация пользователя необходимо выбрать категорию регистрации Индивидуальный предприниматель и нажать кнопку Начать регистрацию;
  

• В шаге 1 - «Выбор сертификата» нажмите кнопку Выбрать сертификат, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку Готово;
  
• В шаге 2 - «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку Далее, после чего осуществится переход в шаг 3;
  
• В шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. 

Нажмите кнопку Подписать, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку Готово, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;

• В шаге 4 «Завершение» отобразится окно Завершение регистрации, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве Индивидуального предпринимателя.
  

ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.

• Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH. Введите пин-код и нажмите кнопку Готово;
  

В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;

• Нажмите кнопку Войти. Авторизация успешно выполнена;
  

ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ИП.

Регистрация ЛЗЧП

Адвокат, нотариус, медиатор, частный судебный исполнитель в НУЦ получает сертификат физического лица, поэтому регистрация участника ИС ЭСФ в качестве ЛЗЧП, должна выполняется с использованием сертификата ЭЦП физического лица.

Лицо, занимающееся частной практикой – адвокат, нотариус, не может быть одновременно индивидуальным предпринимателем. Но может им быть последовательно. Также адвокат может совмещать свою деятельность с деятельностью медиатора.

• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя» необходимо выбрать категорию регистрации «Адвокат»/«Нотариус»/«Медиатор»/ «Частный судебный исполнитель»  и нажать кнопку «Начать регистрацию»;

• В шаге 1 - «Выбор сертификата» нажмите кнопку «Выбрать сертификат», ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»;
• В шаге 2 - «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее», после чего осуществится переход в шаг 3;
• В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку «Подписать», ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
• В шаге 4 «Завершение» отобразится окно «Завершение регистрации», оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Индивидуального предпринимателя».
• ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
• Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH. Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»;
• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
• Нажмите кнопку «Войти». Авторизация успешно выполнена;
• ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ЛЗЧП.
• В личном кабинете пользователя будет доступен профиль зарегистрированного ЛЗЧП.

В случае, если пользователь уже зарегистрирован в ИС ЭСФ в качестве ФЛ, после постановке на регистрационный учет в качестве адвоката, нотариуса, медиатора или частного судебного исполнителя, в профиле ФЛ в разделе «Регистрационный учет» будет доступна возможность пройти регистрацию в качестве ЛЗЧП.

 

• В разделе «ЛЗЧП» будет доступна регистрация в качестве лица, занимающегося частной практикой.

• При нажатии на кнопку «Пройти регистрацию» будет доступен шаг 1 - «Выбор сертификата». Нажмите кнопку «Выбрать сертификат», ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»;
• В шаге 2 - «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее», после чего осуществится переход в шаг 3;
• В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» на экране отображается соглашение о пользовании ЛЗЧП ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку «Подписать», ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
• В шаге 4 «Завершение» отобразится окно «Завершение регистрации», оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве ЛЗЧП.
• ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
• После входа в систему, пользователю будут доступны профайл зарегистрированного ЛЗЧП.

Регистрация ЮЛ 

• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме Регистрация пользователя необходимо выбрать категорию регистрации Юридическое лицо и нажать кнопку Начать регистрацию;
  

• В шаге 1 - «Выбор сертификата» нажмите кнопку Выбрать сертификат, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат GOST, ввести пин-код и нажать кнопку Готово;
  
• В шаге 2 - «Регистрационные данные» ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Форма заполняется регистрационными данными Юридического лица (БИН) и физического лица – Руководителя ЮЛ.
  

• Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку Далее, после чего осуществится переход в шаг 3;
  
• В шаге 3 – «Ознакомление с соглашением» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку Подписать, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат GOST, ввести пин-код и нажать кнопку Готово, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
  
• В шаге 4 «Завершение» отобразится окно Завершение регистрации, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве Юридического лица.
  

ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.

• Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH. Введите пин-код и нажмите кнопку Готово;
  

В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица – руководителя ЮЛ. Введите пароль, установленный при регистрации;

• Нажмите кнопку Войти. Авторизация успешно выполнена;
  

ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ЮЛ.

Приглашение сотрудников ЮЛ/ИП для работы в ИС ЭСФ.

1. После подтверждения регистрации в качестве руководителя ЮЛ/ИП система предлагает пригласить сотрудника в предприятие. Или руководитель ЮЛ/ИП перешел во вкладку Пользователи;
   
2. Во вкладке Пользователи в форме Отправить запрос введите ИИН сотрудника и нажмите кнопку Проверить;
   
3. ИС проверяет сведения о регистрации в качестве физического лица в ИС ЭСФ и отправляет приглашение на e-mail;
   
4. Сотрудник проходит по ссылке, отправленной на e-mail, авторизуется в ИС ЭСФ;
   
5. Во вкладке Мои предприятия сотруднику отображается таблица с БИН предприятием и статусом Отправлен запрос;
   
6. Сотрудник выделяет строку с БИН, ИС делает активной кнопку Принять;
   
7. ИС ЭСФ отображает окно для выбора сертификата. Сотрудник выбирает свой сертификат RSA, вводит пин-код и нажимает кнопку Готово;
   
8. ИС ЭСФ отображает сообщение об успешном добавлении сотрудника в предприятие.
   

Управление сотрудниками ЮЛ

1. Авторизуйтесь в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ;
   
2. Во вкладке Пользователи в табличной части отображены сотрудники, принявшие приглашение в предприятие. 
   
3. Выполните выбор сотрудника.
   
4. В левой боковой панели управления, в разделе Управление сотрудниками установите флажок Активный и нажмите кнопку Сохранить.
   
5. ИС ЭСФ отобразит окно для выбора сертификата. Выполните выбор сертификата GOST, введите пин-код и нажмите кнопку Готово;
   
6. ИС ЭСФ сохраняет изменения. Сотрудник имеет статус Активный.
   

Наделение сотрудника полномочиями 

• Авторизуйтесь в ИС ЭСФ в качестве руководителя ЮЛ/ИП;
  
• Во вкладке Пользователи в табличной части отображены сотрудники, принявшие приглашение в предприятие. 
  
• Выполните выбор сотрудника.
  

• В левой боковой панели управления, в разделе Полномочия сотрудников установите флажки у полномочий по выписке ЭСФ и срок действия данных полномочий, после чего нажмите кнопку Сохранить.
  
• ИС отображает на экране доверенность (Рисунок 14):
  

• Нажмите кнопку Подписать.
  
• ИС ЭСФ отобразит окно для выбора сертификата. Выполните выбор сертификата GOST, введите пин-код и нажмите кнопку Готово.
  
• Нажмите кнопку Отправить.
  
• ИС ЭСФ сохраняет изменения и выводит на экран сообщение (Рисунок 15):
  

Регистрация в качестве оператора или поверенного

• Если у налогоплательщика имеется контракт СРП или договор поручения, то в интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме Регистрация пользователя имеется возможность выбора дополнительного вид регистрации Оператор или Поверенный в дополнение к основному виду регистрации и нажать кнопку Начать регистрацию.
  

• На шаге регистрации Контракт ИС ЭСФ предложит зарегистрировать данные о контракте о разделе продукции или договоре поручения.
  

Авторизация пользователей

ИС ЭСФ поддерживает использование файловой ЭЦП, а также ЭЦП на защищенных носителях, таких как:

• удостоверение личности гражданина РК;
• Казтокен;
• eToken 72К;
• eToken 5110;
• Akey;
• JaCarta.

При авторизации пользователя система позволит выбрать сертификат с персонального компьютера и вышеперечисленных типов хранилища ключей ЭЦП, при условии, что защищенные носители подключены к персональному компьютеру пользователя и на них записана ЭЦП.

Ключи ЭЦП на защищенных носителях выдаются сроком на 3 года. Файловые ключи ЭЦП, хранящиеся на персональном компьютере пользователя, сроком на 1 год.

Для того чтобы выпустить ключи ЭЦП на защищенных носителях  можно самостоятельно подать заявку на сайте  pki.gov.kz, либо обратиться в Центр обслуживания населения (НАО «Государственная корпорация « Правительство для граждан»).

Записать ЭЦП на чип удостоверения личности могут только физические лица. Для юридических лиц данная услуга не, оказывается.

Для использования удостоверения с ЭЦП на персональном компьютере пользователя нужно приобрести специальное устройство – картридер для смарт-карт (smart card reader). Картридер – это устройство для чтения/записи, которое предназначено для обмена информацией со смарт-картами.

• В окне входа в ИС ЭСФ нажмите кнопку Войти в систему (Рисунок 17). 
  

• Выполните выбор сертификата AUTH (Рисунок 18), нажмите кнопку Готово.
  

• Введите пин-код и нажмите кнопку Готово (Рисунок 19);
  

• В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации (Рисунок 20);
  

• Нажмите кнопку Войти. Авторизация успешно выполнена.
  

Источник: КГД МФ РК